יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע

האם תהליך ניתוח ותכנון מערכות הינו אומנות או מדע?

OCR (הסבר)
מ פד | % . וי שי ובע . 1 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע '?חק מַאיה!? 'ו|תן קורפ] הוצאת הוד-עמי בשיתוף המכון לפריון העבודה והייצור 0 5 41!דא555 אוש סאג 515ץ !באה ₪5 דפצ5 בוטח ווח 208%] |6ן[זס ההחז8הסצ 69 כל הזכויות שמורות להוצאת הוד-עמ? ת.ד. 560 רמת-גן אין להעתיק ולפרסם חלקים מספר זה ללא רשות בכחב מאת ההוצאה אלא לשם צילטוט קטעים קצרים בציון שם המקור הודפס בישראל אב תש"מ, אוגוסט 1980 עלצוב העטיפה: משה מיתר המכון לפרלון העבודה והליצור דפוס סגל, תל-אביב ספר זה מוקדש לרעיותינו הק?את האם תהליך ניתוח ותכנון מערכות חינו אומנות או מדע? התשובה המקובלת היא שזוהי אומנות שבה אלמנט הנסיון של המתכנן תופש מקום נכבד. בתהליך זה אין חוקים מוגדרים ומסגרות נוקשות, אך יש המלצות לכווני פעולה. לכן אין שני מנתחי מערכות מפיקים אותו פתרון. גם לא ניתן לחשוות את הפתרונות בטבלת קריטריונים כמותיים בלבד ויש להת- חשב גם במדדים איכותיים. המורכבות וההיקף של פיתוח המערכת נוצרים על ידי מספר רב של גור- מים המקיימים ביניהם יחסי גומלין והם מכתיבים את הצורך לבנות תהליך מוגדר ובר-שליטה. כך נבנית המערכת השלימה מתתימערכות הניתנות לשליטה ופיתוח אשר משתלבות יחד למערכת הרמונית שתשיג את מטרותיה ביעילות מירבית. יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע מטפל במיגזר מתוך מחזור החיים של הקמת המערכת - בשלבי הניתוח והתכנון. הספר נועד לגשר בין שני סוגי ספרות בנושא זה: ספרים המכוונים להציג את הצד התיאורטי והעיוני של התחליך, וספרים העוסקים בצדדים טכניים מפורטים או בנושאים מיוחדים. השתדלנו להציג שילוב של גישות אלו ולהביא לפני הקורא והלומד תמונה שלימה ברמת פירוט שלא תשבש את המהלך השוטף של הדברים. במיוחד הדגשנו נושאים שלא נלמדים במסגרת ההכשרה הטכנית המקובלת, כמו שיקולים לארגון קבצים, שיקולים בעריכת ראיונות ותצפיות ועוד. הספר ערוך לפי תוכניות הלמודים המומלצות והמופעלות בקורסים נבחרים לניתוח ותכנון מערכות, או בקורסים אחרים אשר בהם נושאים אלה מוגשים ללומדים כחלק מהכשרתם המקצועית. הקורא המבקש להמשיך וללמוד בתחום העיוני או הטכני את הנושאים שהוא מעונין וזקוק להם בעבודתו, יוכל לבחור בספרים מומלצים מתוך הבלב- ליוגרפיה בעברית ובאנגלית. פרקי הספר בנויים כנדבכים זה מעל זה כדי להנחות את הקורא והלומד בכל שלבי התהליך. בתחילה מוצגים מושגי היסוד בתחום ניתוח המערכות ומוסברים שלבי הניתוח והתכנון בתהליך הכולל של מיחשוב מערכת בארגון. אחר כך ניתן פרוט שלבי העבודה של מנתח המערכות והמשימות שעליו להשלים בתהליך הקמת המערכת. שיטות איסוף נתונים ותיעודם מוצגות בהרחבה מכיון שהנתונים הם הבסיט לכל תהליך הפיתוח. לרשות מנתח המערכות עזרים שונים המסייעים לו בתיעוד התכנון לשם שליטה ומעקב על תהליך הפיתוח ואחזקת המערכת, והם מפורטים בפרק הרביעי. בפרק הבא מוצגים כמה מנושאי התכנון של המערכת החדשה ומוד- גשים הנושאים שעניינם תקשורת עם הסביבה ואבטחת נתונים ומידע. הפרק הששי מוקדש להצגת אירוע בתיעוד מערכת "החברה לשרותל רפואה". האירוע מוצג להדגמת התיעוד הנוצר בכל שלבי העבודה של מנתח המערכות. את הספר ‏ חותמים מספר נספחים: רשימת תקנים ישראליים, מילון מונחים וביבליוגרפיה. אנו מקווים שהספר לסודות בנלתוח ותכנון מערכות מידע ימלא את החסר בספרות בתחום זה בשפה העברית ובכך נרים את תרומתנו לקידום השימוש במחשבים ככלי עזר גיהולי בישראל. תליאבלב המחברים אב תשיים אוגוסט 1980 תוכן הא!|י['ס עמוד תוכן הענלנלם 026% ב ד פרק ראשון: מבוא לניתוח ותכנון מערכות 0 7 - 1 1 גגישת המערכות ויישומה בארגון . -:ייייייי0י.. 15000552 2 הארגוךוהמידע) + :אאויק*+ייוט 9 או 16. - 48. 3 מרכיבי ניתוח ותכנון מערכות .-:.4.....5,. 27 4 * מנתח המערכות . 430 8 7 50 פרק שני: שלבים בניתוח ותכנון מערכות == 8 1 תכנון המשימה ו ל 2 לימוד המצב הקיים . . 8 הו 5:ו₪. ‏ -42" 43 חקר הישימות.,...11..1. 2 0 ו 4 = תיכון המערכת 0 0 5 מפרטים לְמערכת החדשה . -:....... 7 | פרק שלישי : איסוף נתונים ותיעוד. = > ₪4 1 שטות לאיסוף נתונים .'...... + פל " 52 ערלפת ראללנךת 4 6% 56 3 4.. - 4 3 תיעוד מערכת . ו ה --₪6 פרק רביעל: עזרים לניתוח ותכנון .2 תרשלמלזרלמה +הא.וש.ו5גו+:ם. 2 |סבלאום ההלטה 6%+:5₪:58:1885:8ז:9 :55. 8 4 5 תרשימלרשת %:4%: 34 2 9 4 מטריצות נתובים -ייוייייייויוי.ו.. ל . 5 עזרים אחרים .+...... | פרק חמישי: נושאים בתכנון מערכת 1 ארגון נתונים בקבצים ........ שר 2 מבדק וביקורת נתונים +...ייי:+..י..... 8 35 בשטיחותוסודיות +:ייייי...י...... ו 0 4 תכנון טפסלם +..ייייווייי .5 0 ו 5 כ תפנון095לם פצי3ה42%%: קוה 0.. 6 קדוד 5ת[3ל 6% > 833883 : :1 7 8 פרק ששי: החברה לשרותי רפואה - אירוע בתיעוד 1 תיאור המצב הקלים ........... 2 חקר הישימות. .'י............ ..5.. .... 3 תכנון המערכת החדשה ..:...י..י..... 4 התקנת והפעלת המערכת +........ נספחים: א. תקנים ישראליים לעיבוד נתונים אוטומטי ............. ב. מילון אנגלי-עברי למונחים בניתוח ותכנון מערכות 8 ג. בלבלליוגלפל ::38 יש 3:6 בש; ... בת 7 59 15 111 5 19 5 7 15 146 15 ולר 177 11 353 1%55 19 21 255 207 29 226 פרק ראשון מבוא לניתוח ותכנון מערכות 1 גלשת המערכות ויישומה בארגון 2 הארגון והמידע 5 מרכיבי נלתוח ותכנון מערכות 4 מנתח המערכות בפרק זה מוצגים מושגי היסוד בתחום ניתוח המערכות ומוסברים שלבי הניתוח והתכנון בתהליך הכולל של מיחשוב מערכות בארגון. ו.ד ג'6ת האפרכות וייסואפ בארגון אתגר המערכות מערכות מידע ניהולי מכוונות לפתור בעיות שונות המתעוררות בארגון מודרני ומתפתח. הן יכולות לעזור למנהלים, על דרגיהם השונים, בבקרה ושי ליטה על פעולות הארגון ובתהליכי קבלת החלטות. מערכות מידע מורכבות, המבוססות על מאגרי נתונים ואמצעי תקשורת, הוקמו ברשת ענפה ומגוונת של מוסדות, מפעלים וארגונים, בגדלים שונים ובשטחי פעולה שונים: תעשיה, בנקים, חברות תעופה, מוסדות כלכליים, צבא ועוד. דרישות התכנון והפיתוח של מערכות אלו מציגות אתגרים חדשים לטיפול בשדלוב וביחסי הגומלין בין המשתמשים השונים במערכת ובצרכיהם, בקבצי הנתונים המוחזקים עבורם והשרותים הניתנים להם. התהליכים הכרוכים בתכנון ובהקמה של מערכות עיבוד מורכבות ומערכות מידע ניהולי מעוררים בעיות קשות וסבוכות. חשוב לצפות בעיות אלו מראש, ולהכיר את חוקיות התפתחותן כדי להבטיח תכנון נכון של המערכת ולאחר מכן - התקנה מוצלחת. תיאוריה מוכנה ומגובשת המתייחסת לנושא מיוחד זה לא קיימת עדיין. עם זאת, ניתן לנתח מספר מצבים שהיו בעבר, כדי להפיק מהם נתונים סטטיסי טיים מתאימים. אפשר ללמוד לקחים אשר יסייעו לפתח מערכות טובות יותר בעתיד בפחות קשיים ולעמוד בתוכנית העבודה (לוח זמנים, תקציב, כח אדם ומשאבים אחרים). מערכת מהי? בכל הספרות המטפלת בנושאי פיתוח מערכות עיבוד נתונים חוזרת ומופיעה המילה "מערכת". המושג "מערכת" לא נוצר בעקבות הופעת המחשר בים, אולם רק בעשרות השנים האחרונות החלו מדענים לטפל בנושא זה, ליצור עבורו בסיס לוגי ולהרחיבו. הבנת משמעותה של "מערכת' חשובה, כי היא התנאי המוקדם לניתוח, תכנון ולהקמה של מערכת אשר תשיג את מטרותיה. ל''מערכת'' מספר רב של הגדרות, זאת משום שהנושא מורכב וההסתכלות בו יכולה להעשות מנקודות מבט שונות. אנו נבחר בהגדרה הבאה: קבוצה של רכיבים המקיימי"ם ביניהם יחסל גומלין ולכן יוצרים צרוף מרוכב. הרכיבים הללו מקיימים קשרים עם סביבתם ובכל זאת מהווים שלימות אוטונומית. הגדרה זו מקובלת גם לגבי בני-אדם, ומשום כך קל להבין מה מורכבת היא בעיית ה"מערכת", כי בהתנהגותה ובתכונותיה היא דומה להתנהגות אנושית. 3 5ן יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע מערכת עיבוד נתונים הינה שילוב של נתונים, נוהלי זרימת נתונים ונוהלי עיבוד המופעלים במשותף על ידי חומרה, תוכנה ואנשים בתהליך המיועד להשיג את מטרות המערכת. להצגת מערכת מידע נשתמש בהגדרה הבאה: מערכת המפיקה מידע שמטרתו תמיכה בתפעול ובניהול של הארגון. משאביה הם חומרה ותוכנה של המחשב, נהלים ידניים, מודלים של החלטה וניחול ומאגרי נתונים . הגדרה זו מציגה מערכת מידע ממוחשבת, ואמנם המערכות שנדון בהם בהמשך תהיינה מערכות מידע שמיועדות להפעלה עם מחשב. אולם המחשב, עם היותו אמצעי עיקרי אינו האמצעי הבלעדי להפעלת מערכת מידע. ההחלטה על שימוש במחשב במערכת מתקבלת באחד השלבים הראשונים של ניתוח מערכת המידע והחלטה על שיטות הקמתח. התהליכים הכרוכים בתכנון פיתוח והפעלה של מערכות מידע ממוחשבות מוכרים בשם "מחזור החיים של מערכת ממוחשבת". הגישה לתהליך זה מבטאת את הצורך שיהיה מתוכנן ומבוקר, כאשר הוא מכוון להשיג את מטרות המערכת ביעילות מירבית. רעיון מחזור החיים אינו מוגבל למערכת מידע בלבד. לשם פיתוח של כל מוצר פיז או מופשט (כמו מערכת מידע) יש לעבור תחליך שיטתי ולוגי המורכב משלבים מוגדרים שעליהם לא ניתן לפסוח ושאת ביצועם אין לשנות. שלבי התהליך זהים תמיד אף על פי שהמוצרים שונים מדי פעם. כך בתהליכי ייצור בתעשיה וכך גם בתהליכי "ייצור" של מערכות מידע. זהות זו בשלבי התהליך הינה הבסיס לאפשרות הלימוד והפקת הלקחים מתהליך אחד למשנהו כדי לשפר ולהשיג את המטרות ביעילות רבה לותר. גישת המערכות גישת המערכות מציגה דרך לראיית השלימות המורכבת של המערכת שבה דנים מבלי לאבד ברזמנית את ראיית מרכיביה השונים. כלומר, סקירה וטיפול במרכיב כלשהו במערכת נעשה בהתחשב בכך שהוא חלק ממכלול. הדיון שנקיים בהמשך יסוב על מערכות מידע ממוחשבות, אשר בהן משולב המחשב כגורם מרכזי והמידע שהן מפיקות מכוון לסייע ולתמוך בניהול ותפעול של ארגונים. : גישת המערכות הינה מסגרת חשיבה ודרך לראיית דברים ומצבים ואינה תורה מוגדרת וחדימשמעית. היא מסייעת לנו לנתח בעיות ומצבים מורכבלם כאשר היא נשענת על תאוריות ארגוניות מבלי להתבסס על אסכולה זו או אחרת. היא מקפלת בתוכה יסודות של אסכולות שונות, אלו המעמידות במוקד את מדעי הניהול ואלו המתרכזות ביחטי אנוש ואחרות. תמציתה של גישה זו הינה הסתכלות כוללת מחד, ומאידך - בחינה מפורטת בהתאם למקרה ולענין. מבוא לניתוח ותכנון מערכות פו מבנה המערכת מערכת בנויה במערך היררכי שבו כל רמה נקראת "מערכת". בחינת המבנה כולו מאפשרת להגיע למסקנה הבאה: - כל מערכת הינה חלק ממערכת גדולה יותר, - כל מערכת ניתנת לחלוקה למערכות קטנות יותר, - לכל מערכת יש מערכות מקבילות באותה רמה היררכית. לדוגמא ניקח מערכת"מידע של מפעל תעשייתי אשר אפשר להציג את המבנה המערכתי שלו בצורה הבאה: מערכת מירע מפעל אאא חת מערכת חת מערכת חת מערכת חה מערכת כח אדם ייצור שווק בספים גיוס מִיקִים הנהלתח 8 כחיאדם אישיים חשבונות מלאי מוצרים מלאי מוגמרים חמרי גלם תרשים ו-1ו: תיאור סכימטי של מרכיבי מערכת מידע במפעל מרכיבי המערכת מערכת אפשר לאפיין על פי מרכיביה הבסיסיים: ועד - לכל מערכת תכלית ונושא מרכזי. תשומות - קלטים נדרשים כדי להשיג את היעד. תפוקות - התוצאות הנובעות לאחר הפעלת תהליך על התשומות. תהליך - פעולות המבוצעות בסדר מסויים כדי להפוך את התשומות לתפוקות. גבולות - התחומים של המערכת ושטחל המגע עם מערכות אחרות. סביבה - התנאים במסגרתם פועלת המערכת. > ש < + = 16 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע מערכת מידע שהוקמה באירגון נתון, אפשר להגדיר על פי מרכיביה: יעד: המערכת הוקמה בכדי לטפל במידע הלוגיסטי. ב. | תשומות: אל מערכת המידע נכנסים כקלטים פריטי המידע הבאים: רכישות מספקים, מכירות ללקוחות וכו'. ג. | תהליכים: על הקלטים מופעלים תהליכי מיון, עדכון, צבירה ובד'. ד. | תפוקות: פלט המערכת: דו''ח מצבת מלאי, רשימת פריטים שירדו מתחת לרמת מלאי מינימום וכיו"'ב. ה. גבולות: גבול אחד הוא קבלת הזמנת לקוח, והגבול מנגד - הנפקת החשבונות. ו סביבה: הסביבה בה פועלת המערכת הינה סביבה עסקית, מנוהלת בסגנון ריכוזי. מערכת זו שונה ממערכות אחרות, ואפילו ממערכות אחרות שנועדו גם הן לטפל במידע לוגיסטי. במערכת אחרת יתכנו הבדלים בקלטים שוזנו למערכת, התהליך עשוי לכלול יותר או פחות צעדים ואף סדרם יכול להיות אחר. גם הפלטים יהיו שונים במידה זו או אחרת בשל אופי צרכני המידע או מסיבות אחרות. גבולות המערכת המושווית יכולים להיות שונים, למשל: גבול המערכת הוא הנפקת הפריט והמערכת לא תכלול את תהליך הוצאת החשבון כמו בדוגמא הקודמת. גם הסביבה יתכן שתהיה שונה, ולעיתים עד כדי גרימת שנויים מהותיים במערכת, למשל: בניגוד לדוגמא שהובאה יתכן שמערכת אחרת פועלת בסביבה של אירגון שיעודו אספקת שירותים, שמנוהל בצורה מבוזרת וכו'. סיווג מערכות בעולמנו מערכות מסוגים שונים שאפשר לסווגן על פי מספר קריטריונים דיבוטומיים וביניהם: . א. | מערכות טבעיות מול מערכות עשויות בידי אדם. * ב מערכות המקיימות קשר ויחטה גומלין עם טביבתן לעומת מערכות | סגורות.. ג. | . מערכות שתוצאותיהן הסתברותיות, כנגד מערכות המגיבות בנסיבות דומות באותה צורה. 07 ד.. | מערכות הפועלות תוך היזון חוזר והתחשבות בו, אל מול מערכות הז פועלות בחוג פתוח. ה. | מערכות מסתגלות המגיבות לפבובמן; וכנגדן מערכות שאינן מסתגלות. ור | מערכות אדם ומולן מערכות מכונה. ו הקריטריון האחרון הינו היחיד שניתן לראות בו גם מצב ביניים, שהוא מאד רלוונטי עבורנו: מערכות אדם-מכונה. מבוא לניתוח ותכנון מערכות 7 נוכל כבעת להגדיר את מערכות המידע על פי קריטריונים אלו: מערכות לצירות אדם, המקיימות קשר עם טביבתן, פועלות תוך היזון חוזר, תגובותיהן זהות במצבים דומים, מסתגלות, והן מערכות אדם או מערכות אדממכונה (במקרה של מערכת מידע ממוחשבת). הערכת מערכות לאחר טקירת מבנה המערכות ומרכיביהן נדון כיצד ניתן לבחון רמה של מערכת נתונה. עקרונית, מערכת יכולה להיות באחד משלשת המצבים הבסיסיים: א. | המערכת איננה קיימת. ב | המערכת קיימת במצב משביע רצון. ג. | המערכת קיימת במצב שאיננו משביע רצון. עיסוקנו במצבים מהסוג השלישי או הראשון, ומשימתנו להביא לכך שמערכת לקויה תפעל במצב משביע רצון. הערכת מערכת תעשה על פי מספר קריטריונים אשר יכולים להיות בעלי מימד אחד או קריטריונים מורכבים. אלה האחרונים מושתתים על יחסי גומלין בין גורמים שונים. בין הקריטריונים מן הסוג הש ניתן למנות: א. רלוונטיות המערכת. ב. | גמישות המערכת לשינויים 8 מתווספים.: ג. | קלות גישה אל המערכת. ד. | זמני התגובה של המערכת. ה. | התאמה של המערכת למפרטים שנקבעו. ו רמת הבטיחות של המערכת ומרכיביה. ז, | כושר הסיבולת של המערכת לנוכח בעיות. ח. | רמת יציבות המערכת בפעילותה. בין המדדים המורכבים המקובלים להערכת מערכות: א. | יחסי תפוקה - תשומה. + | בי ן יעילות (תַפוקה - - תשומח - ומטרות). 2 תארגון |תא'3א מבוא הארגון הינו מערכת שמעורבים בה בני-אדם במטלות מורכבות ומייחסים עצמם האחד לשני באמצעות יחסי גומלין ובאמצעות הרצון להשיג מטרות מוסכמות. הארגון כמערכת מורכב ממספר מערכות משנה: - תתימערכת התפעול; - תתימערכת הניהול; - | תתמערכת המידע. הניהול בהמשך נדון במידע שהוא אחד המשאבים העיקריים של הארגון. תפעולו של הארגון והשגת מטרותיו מתאפשרים בתהליך הניהול שבו הופכים מידע (קלט) להחלטות (פלט). מטרת תהליך הניהול להפוך משאבים (כמו כחיאדם, הון, חומרים, מכונות, מידע, אנרגיה) למערכת הרמונית המסוגלת להשיג ביעילות ובמידה מירבית את המטרות שהוצבו לפניה. הניהול הינו, בעיקרון, אותו תהליך עצמו בכל הדרגים של הארגון ממנהל העבודה ועד המנכ"ל. הניהול הוא אמנות עם בסיס מדעי, ולפיכך תלותו באדם המבצע אותו היא דומיננטית. הרמות בארגון אפשר לתאר ארגונים בצורה סכמתית כפירמידה בעלת שלשה רבדים: תרשים 1-2 מבוא לניתוח ותכנון מערכות 19 הפרמידה ממחישה את הרעיון של מבנה היררכי המייצג חלוקת תפקידים רציונלית. הדרג העליון מופקד על קביעת המדיניות; הדרג התפעולי נועד לבצע הלכה למעשה את הפעילויות המאפיינות את אותו אירגון; דרג הביניים נועד לפקח ולהביא את הדרג התפעולי לביצוע המדיניות שעוצבה על ידי הדרג בקודקוד הפירמידה. כל אחת מהרמות בארגון זקוקה למידע לצורך פעולותיה. מאחר והמ שימות המוטלות על הרמות האלו הינן שונות, ניתן לקבוע שגם המידע לו יודקקו יהיה שונה. איפיון מידע מידע יכול להיות מאופיין ע'י קריטריונים רבים אשר הבולטים שבהם: א. התלחטות לזמן. כאן ניתן להציג מידע היסטורי או מידע קיים לעומת מידע עתידי. דוגמא לסוג הראשון יכול להיות דו"'ח על אנשים שהכנסתם בשנה החולפת היתה נמוכה מההכנסה הממוצעת במשק. הסוג השני יכול להיות מומחש על ידי דו"ח תחזית התלמידים שיפנו בשנה הבאה ללמודים מקצועיים וללמודים בבתי ספר עיוניים. לכל בעיה -- פתרון ! 20 ב. ג. ש ה. ר ז. יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע קשר לעבודה השוטפת. על פי אמת מידה זו עומדים זה כנגד זה מידע דרך ההפקה. מקורות. קצב הפקה. משך קיום. השפעה. תפעולי ומידע ניהולי. המחסנאי זקוק למידע עדכני ומפורט על כל הנעשה בתחום אחריותו על מנת שיוכל לבצע את העסקות השוטפות. המידע יכלול יתרת מלאי תנועות כניסה ויציאה ועוד. לעומתו, דוח ניהולי על הנעשה במחסן יציג ניתוח רמות המלאי בשנה החולפת בהשוואה לרמת המלאי בנקודת ההזמנה כפי שנקבעה. דו"ח זה איננו קשור לתפעול השוטף אך ישמש כלי לבדיקת מדיניות רמות מלאי המינימום. מידע שוטף מופק ומופץ כשהנמען הינו פסיבי, ור לעומתו מידע הנוצר ונמסר על פי דרישה יזומה. מידע שוטף יהיה למשל: דו''ח תנועות כספיות שנקלטו כל יום במערכת. מידע יזום יכול להתבסס למשל על שאילתא, המבקשת ריכוז של תנועות שבוצעו בחשבון מסויים. המידע נוצר רק אם באה יוזמה לקבלתו. מידע יכול להשען על מקורות פנים מערכתיים. למשל: מחסנאי מעונין לצורך קביעת הזמנותיו מספקים לקבל מידע על תנועות כניסה ויציאה של כל פריט. מאידך, על מנת לקבוע מדיניות רכש דרוש מידע חיצוני שמקורותיו מחוץ למערכת, כמו למשל התנהגות הלקוחות וחברות מתחרות. קצב הפקה יכול להיות קבוע או מזדמן. דו"'ח תנועות מלאי מופק באופן קבוע מדי יום במהלך עיבוד הנתונים. רצון של מנהל לדעת את ביצועי סוכני המכירות הינו דוגמא לקצב בלתי קבוע. יש לשים לב להבדל שבין קצב הפקה ודרך ההפקה, שהרי יכולה להיות הפקת מידע פעילה, בצורת שאילתא, שנעשית בתדירות קבועה וכו'. מידע שנוצר יכול להשמר או להשמד במתכוון לאחר שנעשה בו שימוש. דו''ח תשלומי חייבים נשמר ומתועד כדי שישמש מסמך בעת בירור אפשרי. פלט מסך המסוף שנשא תשובה למנהל על שאילתא שהציג לצורך קבלת הכרעה או ביקורת. נמחק לאחר מכן ולא מותיר עקבות בתיעוד כלשהו. מידע שנוצר עשוי לגרור פעולה כלשחיא. לעומת זאת יתכן מידע שיצירתו איננה גורמת פעולות כלשהן. הודעות ללקוח שהופקו במערכת מסויימת לא תג מבוא לניתוח ותכנון מערכות |2 רורנה פעולה כלשהיא, אך דוח יתרות שליליות של לקוחות בבנק יכול לגרור פעילות לתיקון המצב. ח. | מידת החיתוך. מידע יכול להיות מפורט, כמו למשל דו"ח כל הפריטים שישנם במלאי. לעומתו קיימת אפשרות של מידע פרופילי כמו: דו"ח פריטים שערכם הכספי מעל ערך נתון, או פריטים שלא היתה בהם תנועת מלאי בתקופה של א חודשים. הקשר שבין המידע והרמות בארגון כל אחת מן הרמות בארגון זקוקה למידע לצרכים הבאים:י א. | ביצוע העבודה השוטפת. ב קבלת החלטות. בהתאם להגדרה, הדרג התפעולי יזדקק למידע תפעולי והדרג הניהולי - למידע ניהולי. מעבר לכך, ככל שמעפילים בהררכיה יגדל הצורך במידע עתידי, פעיל, חיצוני, פרופילי, בתדירות מזדמנת ובלתי מתועד. לא רק מידע זה נדרש לדרגים הגבוהים בארגון, אלא שהיחס של מידע מסוג זה יגדל בצורה בולטת. קשרים אלה ניתנים לתיאור בתרשים הבא: ₪ "רמות בארגון דרג קובע מדיניות דרג תפעול? תרשים 1-3: המידע ודרגי הארגון התרשים מראה שככל שעולים בהיררכיה הארגונית עולה חלקו של המידע העתידי (השטח המקווקו) ויורד חלקו של המידע של העבר (השטח הלבן). ניתן להבחין כי גם בדרג התפעולי זקוקים למידה מסוימת של מידע עתידי כשם שהדרג קובע המדיניות זקוק למידע של העבר, אך ביחס שונה. בציר האופקי ניתן להציב חליפית את חלקו של המידע הפעיל (לעומת הסביל), את חלקו של המידע החיצוני (לעומת הפנימי) וכו'. התמונה שנקבל תהיה דומה מאד. 2 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע כמות מידע נדרשת עד כאן עסקנו באופי המידע שידרש. קיימת כמובן גם שאלת הכמות. כאשר עוסקים במידע לתפעול, סביר להניח שכמותו גדלה ביחס ישר לגידול היקף הפעילות. לעומת זאת, כאשר בוחנים את המידע הניהולי, ניווכח כי לפחות שלשה גורמים קובעים את כמות המידע (בהנחה שהכמות הזורמת היא הכמות הנדרשת): א. | רמת אי הודאות שבה פועלת המערכת. ב. | מספר הגורמים המשתתפים בתהליך קבלת ההחלטות. ג. = שעור התלות בין מרכיבי האירגון. גם קשרים אלה ניתן לבטא בצורה גרפית פשוטה: כמות מידע ניהול? דרושה - אייודאות - מספר הגורמים בתהליך - חלות בין הגורמים תרשים 8-[ רמת מערכת המלדע ניתן לחלק את מערכות המידע הממוחשבות למספר רמות על פי השרו- תים שהן מעניקות ולפי הרמות האירגוניות המסתייעות בהן. כל רמה מקפלת בתוכה את כל מאפייני ותכונות הרמות שמתחתיה ועליהם היא מוסיפה תכונות וביצועים נוספים. ניתן להציג גישה זו על ידי החלוקה הבאה לחמש רמות: א. | ברובד הראשוני משמש המחשב כלבלר ממוכן. עד כה חישב את המש כורות פקיד בן-אנוש ועתה עושה זאת "פקיד" אלקטרוני. העבודה נושאת אופי זהה אם כי חשופה פחות לשגיאות חישוב ונעשית הרבה יותר מהר. מבוא לניתוח ותכנון מערכות 23 ב ברובד השני מנצלים את המחשב לטיפול בנתונים ולהפקת מידע אשר קודם, במערכת הידנית, כלל לא ניתן היה או לא כדאי היה להפיקו. כאן מנצלים את יכולתו של המחשב לאגור מידע ולשלוף מתוכו חלקים בחתכים שונים תוך הגשה נוחה למשתמש. למשל: דוח"ות סטטיסטיים, מידע מצטבר (תנועות, שכר) וכו'. מידע זה ידרש לעיתים כדי לתמוך בתהליך קבלת ההחלטות. ג. = ברמה השלישית מנוצל המחשב בכדי להתריע על מצבים חריגים. על פי שרשרת החלטות מובנות הבנויות על בסיס לוגי כמותי ומנוסחות באופן חדימשמעי מצביע המחשב על אותם מצבים חריגים הדורשים טיפול. דוגמא אופינית: במערכת העוסקת בניהול מלאי מצביע המחשב ישירות (בדו"ח מיוחד) על כל הפריטים שירדו מתחת לרמת מלאי המינימום הרצויה. בעקבות זאת יחליט האחראי על המלאי, מה, כמה וממי להזמין. בכדי שהמערכת תוכל להצביע על חריגים, צריך לאחסן יותר נתונים מאשר ברמות הקודמות וגם את הקריטריונים להשואה, כמו למשל רמת מלאי מינימום לכל פריט. ד. | ברמה הרביעית מנוצל המחשב לא רק לאיתור מצבים חריגים אלא גם בבדי לנקוט את הפעולה המתחייבת בעקבותיהם, נחזור לדוגמא הקודמת. לאחר שאיתר המחשב פריט שרמת המלאי שלו ירדה מחרמה המינימאלית הרצויה, הוא ידפיס הזמנה לחידוש המלאי. המחשב ינקוב בכמות הרצויח ויחלק אותה, אם יהיה צורך, בין ספק"ם אפשריים בהתאם לקריטריונים שנקבעו. אם נחפוץ בכך, המחשב יכול גם לקבוע את דרך תובלה לי משלוח או לחלקים ממנו (אויר, יבשה וכו') מתוך התחשבות בדחיפות ההזמנה ובעלות המשלוח גם יחד. יש לזכור כי גם כאן ההחלטות שתתקבלנה על ידי המחשב נשענות על קביעות עקרוניות שהוכתבו על ידי המשתמש/הצרכן ומתכנן המערכת. כעת, במקום לעסוק. מרבית הזמן בהחלטות שגרתיות יתפנה האחראי לשקול את החלטותיו העקרוניות. עיסוקיו ימוקדו בבחינת רמות מלאי המינימום, במספר הספקים האפשרי, בחלוקה בין ספקים לגבי פריט זה או אחר וכיוצא באלה. האחראי יתפנה לטפל בהחלטות ובקריטריונים הטעונים תיקון ועדכון, מסיבה זו או אחרת, ויבצע את השינויים הדרו- שים. כמות הנתונים שהמערכת צריכה להכיל בכדי שתוכל לפעול ברמה זו תהיה רבה יותר מאשר במקרים הקודמים. כעת יש לאחסן מידע על הספקים, הכמויות היחסיות שיוזמנו מכל ספק, משך האספקה של כל פריט מכל ספק, דרכי תובלה חליפיות, מחירוני הובלה וכו'. 28 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע ה. | ברמה האחרונה יש שוב שוני בולט. המידע נוצר, לפחות בחלקו, בטרם ההתרחשויות ולא בעקבותיהן. אם נשוב לדוגמת המלאי, הרי שמערכת מידע ברמה זו תתן לנו תחזיות צריכה, תכנון לטווח ארוך, ואולי אף תפעיל את מערכת ההזמנות מטפקים בהתאם. כאן תעזר המערכת במו" דלים מתורת חקר ביצועים ומודלים אחריט. מערכת כזו יכולה לשאת אופי דינאמי תוך שהיא מתקנת עצמה עם הצטברותם של נתונים, אותם ניתן יהיה להשוות אל מול התכנון. בכל שעולה רמת המערכת גם העלויות גדלות והולכות, והן מעוררות את שאלת ההשואה של העלות מול התועלת. ברמות הראשונות קל יותר לכמת את לתרונות השימוש במחשבים. אך ברמות המיכון הגבוהות הדבר הולך ונעשה קשה. את יחסי הגומלין בין מערך המידע המאופיין על ידי סוגי דוחות שונים, לבין המְערך הניהולי המאופיין על ידי סוגי פעילויות אפשר להציג בטבלה דוזממדית החלטות דוח והוראות תפעול ומעקב תכנון החלטה בקרה פיקוח רישום ומעקב טבלה ו-1: פעילויות ניהול ומערכות דווח: פ - דוח (פלט) המתקבל מביצוע הפעילות ק - דוח (קלט) הנדרש לביצוע הפעילות. > באשר בנק מפעיל במחשב "חשבונות עובר ושב'', מערכת בעלת מאפירר נים של הרמה הראשונה או השניה, ניתן בקלות יחסית להעריך את היתרונות: חסכון של % פקידים, הקטנת השגיאות ב- + אחוזים, יכולת סיכום התנועות בחסכון של 2 שעות, וכו'. כל אלה ניתן לבטא בערכים כספיים, ואת אלה להשוות עם עלותה של המערכת. מבוא לניתוח ותכנון מערכות 25 לעומת זאת שונה התמונה בתכלית אם באותו בנק רוצה המנכ"ל שתהיה לו, בלחיצת כפתור על מסוף הנמצא בחדרו, יכולת לקבל תשובה בזמן אמיתי לשאילתות בעלות אפשרויות וצרופים שונים אודות פעולות בעשרות סניפים הנמצאים בפיזור גאוגרפי גדול. כדי לענות על שאלה בדבר מצב הנזילות של סניף נתון ברגע מסוים, או על מגמת הפקדונות לעומת המשיכות בתקופה מסויימת בסניף, נחוצות השקעות גדולות, ואת התועלת במקרה זה קשה לכמת. התועלת מוגדרת בחלקה בערכים איכותיים. מערכת המירע והחומרה במערכת ממוחשבת פעולות העיבוד נעשות על ידי ציוד בעל תכונות וביצועים מוגדרים. ככל שהדרישות גבוהות יותר (מהירות, תגובה, אמינות, קיבולת נתונים, תקשורת וכו') יש להפעיל מערכת ציוד משוכללת לותר. ציוד המחשבים (החומרה) מתפתח ומשתכלל בקצב מהיר ביותר. במפגש בין רמת מערכת המידע ורמת הציוד העומד לרשותה, ניתן למצוא שלשה מצבים: א. | יש איזון בין הרמות, ב. | צרכי מערכת המידע גבוהים מיכולת החומרח, ג. = יכולת וביצועי החומרה גבוהים מצרכי מערכת המידע. רמת מערכת המידע רמת החומרה תרשים 1-5: לחס צרכי מערכת המידע לרמת החומרה. 26 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע כל עליה בציר צ פרושה דרישות גבוהות יותר של מערכת המידע וכל התקדמות בציר % פרושה חומרה בעלת ביצועים רבים יותר. ציר 48 הינו קו האיזון בין הדרישות של המערכת לבין ביצועי החומרה. כל הגזרה שבזוית 8% (הקטע המקווקו) מציינת את המקרים שבהם רמת החומרה גבוהה מהמוטל עליה ע"י דרישות מערכת המידע, רצוי להיות ב- תחום המקווקו וקרוב לקו האיזון כדי להותיר מרווח להתקדמות ולפיתוח של מערכת המידע ללא אילוצי חומרה. היפוכו של דבר בקטע שמעל קו האיזון. כאן מוצג מצב של רבוי דרישות וצרכים של מערכת המידע מציוד בעל ביצועים נמוכים יחסית. המשמעות יכולה להיות עיבוב פיתוח מערכת עיבוד הנתונים מחוסר משאבי מחשב. מצב זה אופייני למערכות מידע מתפתחות אשר אינן מתואמות עם תכנון פיתוח משאבי המחשב העומדים לרשותן. הדבר גורר בדרך כלל אי שביעות רצון של הצרכנים עקב אי יכולת לעמוד בהתחיבויות פיתוח מערכות חדשות ושרות הולך ופוחת למערכות המופעלות במחשב. 3 ארכ'ה' ['ת!ח |תכןון אארכות מחזור החיים של מערכת מחזור חייה של מערכת מתחיל בשלב שבו בודקים אפשרות הקמתה והוא מסתיים עם חיסולה של המערכת (ובד"כ הקמת מערכת אחרת תחתיה). החלוקה הבסיסית ביותר של מחזור חיי מערכת הינה לשני קטעים עיקריים: א. | קטע פיתוח המערכת. ב. | קטע תפעול המערכת. הקטע הראשון כולל את השלבים למן הייזום ועד לאותה נקודה בה הי מערכת ניתנת להפעלה. הקטע השני מקיף את כל רצף התפעול השוטף של המערכת. ראוי לציין שאין הפעילות בקטע הראשון נפטקת לחלוטין עם תחילת הקטע השני. גם לאחר המעבר לתפעול ישנם חזרות לפיתוח בתהליך מחזורי הנקרא "אחזקת המערכת". רוב המערכות דורשות אחזקה המתבטאת בטיפול בתוכניות קיימות ועדכונן המתמיד. ברבות מיחידות ענ"א עוסקים רוב אנשי המקצוע באחזקה של מערכות קיימות ולאו דוקא בפיתוח מערכות חדשות. הצורך באחזקה נובע משינוי דרישות המשתמשים, החלפות ציוד, מערכות הפעלה, טכניקות עבודה וכו'. חלק מהאחזקה הינו טיפול בשינויים קלים. חלק אחר כרוך בשינויים רבל משמעות כאשר השינוי רב וגדול ויש צורך לחזור לתחילת תהליך הפיתוח הרי אנו במצב שהמערכת הנוכחית סיימה.את מחזור חייה ותחתיה נבנית מערכת חדשה. 07 28 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע קטע הפיתוח קטע התפעול תרשים 1-6 דוגמא לבעית אחזקה קלה: משרד האוצר החליט להעלות את שיעור מע"מ מ-8% ל-12% לאור שינוי מדיניות המיסים. במערכת הממוחשבת מתחיי- בת פעולת אחזקה קלה מאד. כל שנחוץ הוא שינוי בהוראות העוסקות בחישוב המס שהוא רק שינוי הגורם הקבוע של שעור המס. לעומת זאת, אם במסגרת שינוי מדיניות באוצר יוחלט על מיזוג גבית מס הכנסה עם גביית דמי הביטוח הלאומי (פעולות שנעשות עד כה במערכות נפרדות), ידרשו שינויים משמעותיים במערכת. זו יכולה אף לגרור עבודת פיתוח, דהיינו, להקים מערכת חדשה בשלימותה או בכמה מחלקיה. קְ :תוח ו קטע התפעול ניתוח ותכנוך תכנות תרשים 1-7 תחום הניתוח והתכנון ניתוח ותכנון מערכות משתייכים לקטע הפיתוח, וגם אותו ניתן לחלק לשני תחומים: א. תחום הניתוח והתכנון ב. | תחום התכנות. הניתוח והתכנון פותחים את הקמת המערכת על ידי זיהוי הבע"ה והכנת פתוון מפורט. בתחום התכנות לעומת זאת מתרגמים את הפתרון המפורט לתוכנית מחשב. מבוא לניתוח ותכגון מערכות ‏ , מפַחות" בנק בשכ.תאות לישראל בעמ בעוד שהחלוקה העקרונית מקובלת על הכלל, ישנה מידה של אי הסכמה בקשר לגבול שבין שני התחומים. הויטוח מתמצה בשאלה עד להיכן ולאיזו רמה צריך לפרט את התכנון הנמסר לתכנות. ככל שנגדיל את דרישת הפירוט כך מגדילים את תחום הניתוחיתכנון על חשבון התחום של התכנות, ולהיפך. וויכוח זה איננו מוכרע והוא תלוי בנקודת השקפה אישית ונסיון עבודה. לצורך הדיון הוצג תחום ניתוחיתכנון בהגדרתו המירבית. דחיינו: עם סיום עבודתו מעביר מנתח המערכות, למתכנת עבודה מפורטת המותירה לו לטפל בנושאי הקידוד בלבד. שלבי הניתוח והתכנון תחום הניתוח והתכנון מקיף חמישה שלבים עיקריים. חלוקה זו, כמו חלוקות קודמות שהצגנו ואחרות להן נזדקק, הינן דרך אפשרית אחת להציג את התהליך. התהליך יוצג בצורות שונות על ידי אנשים שונים בכדי להדגיש ול- בטא תוכניות ושיטות עבודה, מבנים ארגוניים ועוד. החשוב הוא: הצגה הגיונית המקיפה את כל הפעילויות המתקימות לשם ניתוח ותכנון המערכת. חמשת השלבים לניתוח ותכנון הם: חחום ניחוח ותכנון תחום תכגות הגדרת לימוד הקר תיכוןך הכנת המשימה מצב ישימות המערכת מפרטים קיים תרשים 1-8 בשלב הראשון קובע המנתחימתכנן את התחומים והאילוצים במסגרתם יפעל. בשלב השני, לומד מנתח המערכות את המצב הקיים. לכאורה אפשר לוותר על שלב זה בטענה: אם מתכוונים לבנות מערכת ממוחשבת חדשה, לשם מה דרוש להכיר את המצב הקיים? המצב הקיים הינו נקודת המוצא לפיתוח המערכת החדשה מכיון שהמחשב אינו מטרה אלא מיחשוב המערכות המציג 20 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע פתרון לבעיות. כדי שהפתרון יהיה טוב יש לנתח את הבעיה בצורה טובה ומע- מיקה. רבות מהמערכות עליהן ניתן להצביע ככשלונות כוללות פתרונות תכנות מבריקים וציוד מתוחכם שאינם מכוונים לשאלות המציקות באמת. במקרים קיצוניים אף החמירו הבעיות שהיו ממילא במערך הארגוני. השלב השלישי הוא שלב חקר הישימות, שבו מנתח המערכות בוחר את כיוון הפיתרון האופטימלי, מתוך האפשרויות החליפיות. בשלב זה נבחנת הישיר מות הטכנית והישימות הכלכלית של הפיתוח. בשלב התיכגן מתורגמת הצעה לתוכנית עבודה מוגדרת לפיתוח המערכת ובשלב המסיים, הופכת תוכנית זו למפרטים טכניים המועברים לידי המתכנת להמשך תהליך הפיתוח. הפרק הבא של הספר יוקדש כולו לפירוט שלבים אלו. חשיבות הנתוח והתכנון ְ בעבר נטו ליחס חשיבות מועטה לשלבי הניתוח והתכנון מתוך מחשבה שמאחר וזוהי החוליה הראשונה ניתן אולי לפסוח עליה ולהגיע מבלעדיה אל היעד. אחדים ניסו להתחיל מיד בתכנון ואחרים אף בחרו להתחיל מהתכנות אך במהרה התבררה הטעות. לכאורה הושגה המטרה ונוצרה תוכנית מחשב. אולם התוכנית איננה המטרה אלא רק אמצעי להשגת מטרה רחבה הרבה יותר. אם זו האחרונה איננה ברורה, ומוגדרת אין משמעות להפעלת המערכת כולה. הניתוח והתכנון הינט הבסיס והתשתית לכל שנבנה אחריהם במשך שלבי ההקמה והתפעול של מערכת. בסיס רעוע לביא בסופו של דבר להתמוט- טות. כאשר מפעיל טועה, ניתן לתקן שגיאתו בקלות יחסית על ידי הפעלה חוזרת. כאשר תוכניתן טועה, עבודתו של המפעיל המסור ביותר תניב תוצאות לקויות. אם וכאשר טועה מנתח המערכות הוא מטעה את כל הבאים אחריו בתהליך והנזק עלול להיות גבוה מאד. בעזרת תכנות ותפעול טובים ניתן ליעיל מערכות ולשפר ביצועים. התמוטטות מערכות, אי השגת מטרותיהן, חוסר שביעות רצון המשתמשים ותופעות דומות ניתן ליחס כמעט תמיד לכשלונות בניתוח ותכנון. במחקר מענין שהתבצע בשנים האחרונות בארה"ב, על ידי פרופ' דן קוגר וכמה מעמיתיו בקרב עשרות יחידות ענ"א שהוגדרו כמובילות בתחום, נכללים ממצאיט המעידים בבירור על הכרה בגישה שנקטנו. ביחידות אלו נמדדו ההשקעות במשאבים בשלבים השונים של פיתוח מערכות בשלוש תקופות: שנות ה-50, ה-60, וה-70. השינויים בהירים במגמתם: אם בשנות ה-50, ב-5/4 מהמשאבים הופנו לתכנות והקמה, הרי שכיום מדובר רק על מעט יותר ממחצית המשאבים המוקדשים לכך. היתרה מיועדת לניתוח ותכנון. מגמה זו אפשר להציג בצורה גראפית: התקופה 2>22 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מִידָע המגמה הכללית המסתמנת אם כך: יותר משאבים מושקעים בשלב הניתוח והתכנון. ובתוך שלב זה משקיעים יותר בניתוח לעומת התכנון. מורכבות המערכות, היקפן, עומקן והתלות של אירגונים בהן (="מחיר הכשלון") הביאו להכרה בחשיבות הרבה של הבסיס לתהליך הניתוח והתכנון כולו. שלבים אלה, מרכיביהם, הטכניקות והכלים הכרוכים בהם יעסיקו אותנו בהמשך. מקובל לחשוב על המערכות הממוחשבות במונחים של דיוק וחדימש- מעיות, אך בחינה מדוקדקת תראה שהן נשענות על קביעות, הערכות ושיקולים של מנתח המערכות. בעבודת ניתוח המערכות בולט מימד היצירתיות והאומנות, תפישה אישית והבנת תהליכים בצד ידע טכני מפורט. חלקו של הגורם האנושי בשלב הניתוח ותכנון רב לעומת חלקו בשלבי הפיתוח האחרים, והוא שקובע במידה רבה את איכותה של המערכת ואת ההבדל בינה לבין מערכת אחרת שפותחה לאותה מטרה. 4 א[תח האארכות מקצועות בענ"א באופן תאורטי נחלק ענף עיבוד הנתונים לארבע משפחות של מקצועות: מקצועות הניתוח והתכנון, מקצועות התכנות, מקצועות ההפעלה ומקצועות הניהול. כל בעל מקצוע אמור לטפל בנושאים התואמים את מקצועו, אלא שבמציאות התמונה שונה. חלוקה זו וכל חלוקה מוכרת אחרת איננה מתקיימת על כל פרטיה. מחד, ישנם מקרים של איחוד מקצועות מסויימים, ומאידך - מקרים של פירוק מקצועות. מנתחי מערכות רבים עוסקים גם בתכנות, כלומר הם עצמם הופכים לתוכנית את התכנון שעיצבו. ומאידך ישנם ארגונים בהם קיימת הפרדה בין האדם שמבצע את ניתוח המערכת לבין המבצע את התכנון. הפרדת ניתוח המערכות מתכנון המערכות נובעת בשל הידע הרב והולך הנדרש ממנתח המערכות בשני כיוונים שונים: מצד אחד יתר מודעות לצורך באיבחון בעיות, זיהוי צרכים והבנה בנושאים מופשטים יחסית כגון תהליבי קבלת החלטות. ומצד שני - דרישות לידע והבנה מפורטים בנושאים טכנילם המתחייבים מתחומים מתפתחים בענ"א: בסיסי נתונים, תקשורת, וכו'. על רקע זה נוצרת ההפרדה בין המנתח המתמקד בבעיות מן הסוג הראשון ובין המתכנן העוסק בנושאים מן הקבוצה השניה. במספר ארצות ובעיקר בארה"ב ישנן דוגמאות לא מעטות של אירגונים שהוציאו את תפקיד מנתח המערכות מחוץ ליחידת ענ"א. את כל הפונקציות של המנתח ממלא אדם בעל ידע ונסיון בתחום היישומים של המשתמש. הדבר מאפשר זהות אינטרסים בין מנתח המערכות והמערכת אותה הוא משרת וגם מבטיח שיתוף המשתמש בתהליך הפיתוח ושליטתו בתחליך לשם התאמתו לדרישותיו. רק משסיים המנתח את חלקו, מועברת העבודה להשלמת שלביה הטכניים ליחידת ענ"א. קיימים צירופים אפשריים רבים של מקצועות ענ"א ומתוכם נתעכב על מקצוע נוסף: מתכנן - מתכנת. לאחר שמנתח המערכות מסיים את עבודתו הוא מעביר אותה אל אדם שעוסק בתכנון מפורט לקראת התכנות. במערכות קטנות ובינוניות נהוג לשלב את תפקיד מתכנן - מתכנת בידי אדם אחד. כאשר קיימת הפרדה בין תפקיד ניתוח המערכת לתכנין נכללים בראשון שלשת השלבים הראשונים שהזכרנו במחזור החיים של מערכת: הגדרת משימה, לימוד מצב קיים, חקר ישימות, ובתכנון - שאר שני השלבים: תיכון המערכת והכנת מפרטים. 33 8 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע הגורם הבולט ביותר בקביעת חלוקת התפקידים, הינו גודל היחידה. ככל שהיחידה גדולה יותר כך רבים התפקידים עקב דרישות ההתמחות של כל אחד מאנשי היחידה. ולהיפך, ביחידות קטנות אפשר למצוא אדם שעושה את הניתוח. תכנון, תכנות, ולעתים גם מפעיל את המחשב. בהמשך הדיון נתיחס לשילוב הפעילויות של ניתוח ותכנון על סמך המקובל ברוב יחידות ענ"א. תכונות מנתח המערכות המשימות המוטלות על מנתח המערכות מכתיבות את התכונות הנדרשות ממנו, ומוסכם בדרך כלל: א. | למנתח המערכות דרושים ידע והבנה מקצועיים מסוימים. ב. | מנתח המערכות צריך להיות בעל תכונות אישיות מיוחדות. בקביעה הראשונה נכללים שני יסודות שרק השילוב ביניהם מבטיח הצלי חה: ידע בתחום ענ''א, וידע בתחום הנושא של המערכת הממוחשבת (מלאי, כחז אדם, הנדסה וכו'). לגבי הקביעה השניה ההגדרות קשות יותר, מאין הסכמה מהו מנתח המערכות האידאלי. תכונות רבות צויינו כנדרשות וביניהן אינטליגנציה, תפישה מהירה, *כולת תכנון, כושר התמדה, בטחון עצמי, התלחבות עשייה, חיוניות, אישיות חזקה, מחשבה מסודרת, גישה שיטתית, הבחנה לוגית, יכולת ניהול שיחה, יושר. גם אם אין הסבמה לכל הפרוט ברשימה זו ואף אם אין תכונות אלה עומ- דות במלשור אחד, ואפילו אם אינן חדימשמעיות ומדידות, אין ספק שהן רומזות על הדעה הכללית המכירה בחשיבות הרבה של תפקיד ניתוח המערכת והשל- כתו על פיתוח מערכות המידע. פרק שני שלבים בניתוח ותכנון מערכות 1 תכנון המשימה 2 ללימוד המצב הקלים 5 חקר הישימות 4 תיבון המערכת 5 מפרטים למערכת החדשה בפרק זה מוצגים שלבני העבודה של מנתח המערכות והמשימות שעליו למלא בתהליך הקמת המערכת. 2.1 תכן]| תא6'את הגדרת המשימה בפני מנתח המערכות ניצבת משימה ארוכה, קשה ומורכבת. כמו לפני משימה בתחום אחר כלשהו. עליו להגדיר את המטרה או מטרות של פעילותו לפני שהוא מתחיל הביצוע. זהו שלב קצר אבל חשוב ועקרוני. כל שיעשה לאחר מכן יותווה ע'י הכיוון שיקבע במהלך הגדרת המשימה ומכאן חשיבותה הגדולה. תחילתו של כל תהליך מיחשוב מערכת, ביוזמה. זהו הצעד הפותח את מחזור החיים של המערכת הממוחשבת. היוזמה משולה לניצוץ המפעיל ומניע את הגורמים השונים הפועלים ומביאים בסופו של דבר להיווצרותה של המע- רכת. | אפשר להבחין בייזום מצד המשתמש ובייזום מצד אנשי ענ"א. ככל שהמשתמש בדרג ניהולי כלשהו מודע יותר לאפשרויות הגלומות בטכנולוגית המידע, כן יש לצפות ליותר יוזמות מצידו. יוזמות מצידם של אנשי ענ''א ירבו כאשר יהיו מודעים לצרכי האירגון ויהיו מעורים במתרחש בו. מהלך הפתיחה של מנתח המערכות נועד לטפל, ללמוד ולהבין את אותה יוזמה. עליו לדעת ממי היא באה, מהו הנושא בו היא עוסקת ומהם הגבולות שהוגדרו לו. חשוב להכיר את הבעיה בה מתמקדת היוזמה, להעריך את חומרתה של הבעיה ולהבין את דרישות וציפיות היוזם. מרכיבים אחדים ינוסחו בשלב זה באופן כללי ביותר, אך אין להזניח אותם. הנחות לסוד, מסגרת ומגבלות במקרים רבים, אם כי לא בכולם, היוזמה כרוכה בהנחות יסוד, מסגרת מוגדרת או מגבלות. אלו האחרונות עשויות להשתייך לסוגים שונים: א. | מגבלות של היקף ותחומים ("בכל מקרה אין לטפל במערכת הייצור'). ב. | מגבלות תקציביות ("אין מה לדבר אם הכונה להשקעה של מליונים'') ג. = מגבלות זמן ("הענין אקטואלי אם ניתן לסיימו עד הקיץ"), וכו'. הנחות ומגבלות אלו אינן תואמות בהכרח את הגיונו של מנתח המערכות. עם זאת עלינו לזכור כי מנתח המערכות איננו נמנה על הדרגזקובע-המדיניות של האירגון. עליו מוטל להגיע לתוצאות המקצועיות הטובות ביותר במסגרת האילוצים והמגבלות שמטילים הדרגים המוסמכים, ועליו להכיר אותם ולהבין את משמעותם כבר בשלב מוקדם בעבודתו. זוהי למעשה החוליה הראשונה בנסיון המתמשך ליצור תאום בין המשר תמש שלמענו הולכת ונוצרת המערכת הממוחשבת. לבין איש ענ''א המתכנן ובונה מערכת זו. 17 308 יטודות בניתוח ותכנוז מערכות מידע לימוד רקע מנתח המערכות צריך במסגרת הכנותיו להבהיר לעצמו מספר עובדות רקע על האירגון. מספרן קטן יחסית אך עקרוני להבנת הארגון ותכנון המערכת העתידית, ביניהן: - א. | תחום עיסוק האירגון (שרותים, מסחר, ייצור). ב. | מתי הוקם האירגון (האם מסגרותיו נקבעו לפני שנים רבות או זהו אירגון שעתיד לקום בשיטות מודרניות בעוד שנה). ג. = הקף האירגון (האם מדובר במאה עובדים או חמשת אלפים, מאה סניפים או בית מלאכה מקומי). נתונים אלו ואחרים נועדו להקנות את הבסיס להמשך העבודה והם חיוניים בעיקר כאשר נכנסים לראשונה למחשוב, או כאשר עבודת הניתוח נעשית ע''י גורם מחוץ לארגון. לימוד זה יש להגביל לעובדות עקרוניות ולז תמצת אותן. לישנן דוגמאות רבות של גלישה בלימוד, מחקר ותיאור של הרקע. תופעה כזו עלולה בסופו של דבר להפוך למכשלה מכיון שרואים בה את העיקר ולא את תכנון המערכת העתידית. לימוד הרקע הינו חלק מיצירת זוית הראיה הרחבה, האירגונית, שממנה משקיף מנתח המערכות על הבעיות וממנה הוא ממשיך לשלב התכנון. מטרות כל אירגון פועל כדי להשיג מטרות. על מנתח המערכות ללמוד ולהבין את המטרות של מערכת המידע אותה הוא עומד לחקור ולבנות. הגישה צריכה להיות מן הכלל אל הפרט. בשיטת עבודה זו חוקרים תחילה את המערכת השלימה, את מטרותיה ואת תתיהמערכות המרכיבות אותה. לאחר מכן בוחנים כל אחת מתת-המערכות כא- שר מגדירים את מטרותיהן והקשרים עם סביבתן ומפרטים את תת-המערכות המרכיבות כל אחת מהן. בשיטה זו נשמר הקשר של תתיהמערכות אל המערכת השלימה ולפיכך אפשר גם לשמור על זהות המטרות של תת-המערכות והמערכת השלימה. מטרות תת-המערכות תומכות במטרות המערכת. לדוגמא נדון בניתוח מערכת עיבוד נתונים לניהול מלאי. בתחילה נגדיר את מטרת המפעל: "להשיג רווח נקי בגובה של 15% מעל עלית המדד". לאחר מכן נגדיר את מטרת המערכת הלוגיסטית, המשרתת את מטרת המפעל: "לספק את דרישות השוק במלואן, בסבב הנפקה של 3 יממות תוך אחזקת מלאי שערכו לא יעלה על 10% מהמחזור"". כעת נוכל להציב את מטרות מערכת המידע המשרתת מצידה את המערכת הלוגיסטית: ''הודעה בתוך 12 שעות על כל פריט שירד מתחת לרמת מלאי מינימום; הכנת חשבון ללקוח בתוך 12 שעות מרגע קבלת ההזמנה. הודעה על כל תלונה של לקוח בתוך יממה; דיווח חדשי על כל פריט של מלאי מת". ובד' . שלבים בניתוח ותכנון מערכות 39 כאשר מנתח מערכות לומד את מטרות המערכת הנבדקת הוא מציב אמות מידה שעל פיהן יקבע, עד כמה המערכת הנוכחית רחוקה מהמצב הרצוי. לאחר מכן יוכל לבחון, עד כמה קרבה אותו המערכת הממוחשבת החדשה שפיתח אל אותן מטרות. המטרות נחלקות לשני סוגים: מטרות איכותיות ומטרות כמותיות. בקבו" צה הראשונה אין מצבי ביניים למידת השגת המטרות אלא שני מצבים בלבד: הצלחה או כשלון. אל המטרות הכמותיות ניתן להגיע בשעור שונה של הצלחה. (שאותו אפשר לבטא ובאחוזים למשל). המטרות בהן אנו עוסקים בעיבוד נתו" נים מינהלי הן בדרך כלל מן הסוג השני, כמותיות. בכדי להשיג את המטרות משקיעה המערכת אמצעים. לכאורה מערכת טובה הינה זו שבה הפער בין ערך המטרות לערך העלויות הינו חיובי וגדול יותר. הקושי נעוץ בעובדה שבמקרים רבים אין שני הערכים אלגבראיים או שיחידות המידה שונות, בלתי ניתנות להשואח. מדדים יש לשאוף לכך שהמטרות תהיינה מדידות. את מטרות המערכת הארגונית ניתן לבטא בצורה כללית, אך אי אפשר לנהוג כך בהגדרת מטרות מערכת המידע אשר אותה יש לבטא בעזרת מדדים. המדד מופיע כערך כמותי המבטא זמן, כח אדם או כסף למשל, ורצול שיתיחס למטרה (תוצאות רצויות) ולאמצעים להשגתה (עלויות). המדד מאפשר בחינת הפעילות במונחים של השגת המטרה שהוצבה בתחילת תהליך המיחשוב של המערכת. כאשר מוקמת ומופעלת מערכת מידע מורכבת וכל שיכול מנתח המערכות לומר "בוכות המערכת הממוחשבת נתקצר משך אספקת החלפים ללקוחות" - אין זה מספיק. למדידת התועלת שבהפעלת המערכת נדרשות תשובות למספר שאלות כמו: - | בכמה נתקצר התהליך? - | ואם נניח נתקצר התהליך בשעה (מתוך משך של 48 שעות לפני המחשוב) האם זה משמעותי? - | האםניתן לקצר את התהליך עוד יותר? - האם ניתן לראות במערכת החדשה הצלחה במילוי ציפיות הצרכנים? - | האם התוצאות מצדיקות את ההשקעה? תשובות לשאלות אלו הן בסיס להצדקת המיחשוב ואפשר להשיב עליהן כאשר יש מטרות מדידות להתיחסות. לעומת זאת, אם ניתן היה באותה מערכת להגיע למטרה שהוגדרה ע'"י הגורמים המוסמכים, כגון: "אספקת הזמנות לקוח תוך 48 שעות בעלות של 50% ממחיר ההזמנה'' ניתן היה למדוד טוב יותר בכל נקודת זמן (הן במצב הקיים והן במצב שלאחר השינוי) עד כמה אנו קרובים למטרה. 240 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע בשעת הצבת המדדים יש לשים לב למספר נקודות: א. | יש לשאוף להציב מטרות ועלויות בערכים מוחלטים. הכוונה לערכים מספריים שישקפו קרוב ככל האפשר את הפעילות במערכת. אין לקבוע כמטרח: "גבית שיחות טלפון של לקוח במחיר 100 ל''י לשנה" (מכמה לקוחותל?), אלא: "גבית מחיר שיחות טלפון של 100,000 לקוחות ב" 0 ליי ''. ההבדל הוא בכך שהמטרה שנוסחה בפעם הראשונה תושג גם אם יגבה מחיר שיחות הטלפון רק מחלק מהלקוחות. בב יש להשתדל להציב ערכים שניתן להשיגם. מערכת מסוליימת עשויה להשיג מטרה של עיבוד 200 דוח''ות תנועה לשעה, אך אותה מערכת לא תוכל להשיג מטרה של עיבוד 600 דוח'"ות כאלה. ג. | יש לקחת בחשבון את גורם הסיכון שבעיבוד הנתונים במערכת. במערכת עיבוד נתונים העוסקת בניהול מלאי, ואפילו אם היא מתעדכנת בגישה ישירה, לא יגרם נזק אם מסיבה כלשהי לא יהיה איזון בכמויות במחזור עיבוד מסויים כתוצאה משגיאות שלא תוקנו מיד. הסיכון שונה לחלוטין במערכת כספית אשר חייבת להתאזן בכל מחזור עיבוד. לכן, במקרה של מערכת כספית נגדיר את המטרה: קליטה וטיפול ב-> תנועות ביממה ואיזונן בתוך פרק זמן זה לכל היותר . אם כך, ככל שסטיה מערך מסוים במדד מגדילה את הסיכון כך הופך גורם זה לפחות גמיש. ד. ‏ יש לודא שהמדדים שהוצבו עבור מערכות המידע אינם נוגדים את המטרות של רמות העל. תכנון עריכת הסקר הסקר, בהקשר שאנו דנים בו, הינו לימוד המצב חקיים וניתוח בעיות ומצבים שבו כדי שישמשו רקע ובסיס לתכנון המערכת החדשה. הסקר מתקיים לאחר שמנתח. המערכות למד את מטרות המערכת ואת צפיות הלקוח וליקט נתוני רקע שונים. כמו בכל שלב של פעילות ועשייה, כך גם כאן יש להקדים את התכנון בהערכת המשאבים הדרושים לביצוע הסקר ולוח הזמנים הצפוי לסיומו. ישנם המבטלים את הצורך בתכנון מוקדם ולעתים אף מבטלים את הצורך בעריכת הסקר וממליצים להתחיל מיד בפעילות. כאן, כמו במקרים אחרים בהם נדון בהמשך, זוהי גישה בלתי רצויה עבור המשתמש והיא גרועה לא פחות עבור מנתח המערכות. פעילות ללא תכנון, קביעת יעדים ולוח זמנים יבולה לגרום אי הסכמה של המשתמש ומנתח המערכות בעת סיום העבודה מכיון שיושגו יעדים המובנים לכל אחד בצורה שונה. טענות כגון "בעבור זה עבדת כל כך הרבה זמןל... לא זאת רצינו... מדוע לא נבדק גם תהליך א ומחלקה ץ,..'' ואחרות הינן שכיחות במקרים אלו. שלבים בניתוח ותכנון מערכות 1+ לעתים יש אילוצים לסיים עריכת הסקר ותכנון המערכת והקמתה בלוח זמנים "צפוף'". במקרה כזה מנסים לצמצם ואף לבטל פעילות שעדיפותה נמוכה ואינה נחשבת לחיונית. בין הפעילויות הבלתי חיוניות, פעילויות שאפשר גם בלעדיהן כוללים לעתים גם את התכנון המוקדם של שלבים בתהליך ואף את שלב הלמוד של המצב הקיים. מנתחי מערכות מתיימרים לעתים להעריך משאבים ולוח זמנים לביצוע מטלות ושלבי תהליך ללא לימוד מוקדם ובחינה. לעתים הם נוטים אף לראות הערכה אישית כתחליף ללימוד מצב קיים, ניתוח מימצאים, איתור בעיות והסקת מסקנות. כתוצאה מכך הם יכולים לקבוע יעדים שגויים לפיתוח מערכת, לוח זמנים ומשאבים לא נכונים. דרישות המשאבים של המערכת מותנות בפתרון שיבחר עבור הבעיה שהוגדרה. בשלב שבו הבעיות עדיין אינן ידועות לפרטיהן, אין שום ערך לעסוק בתאור הפתרונות. אם כך, יש לקבוע תוכנית לעריכת הסקר בלבד, ורק כאשר יסתיים ויובנו הבעיות וכיוון הפתרון הרצוי ניתן יהיה להמשיך את העבודה. אם נדרשת עריכת סקר בלבד, אפשרי בשלב זה לקבוע בצורה די מדויקת את תוכנית עריכתו. הסטיות תהיינה קטנות. בתוכנית עריכת הסקר יש להתיחס לשלשה מרכיבים עיקריים: - | שיטה מוצעת לעריכת הסקה הנתונים שנדרשים ושיטת האיסוף שלהם. - | לוח זמנים כולל ציוני דרך ויעדי ביניים. - | משאבים נדרשים, כולל כ"א (היקף ומיומנויות), יועצים, זמן מחשב (בד''כ מדובר בהוצאה קטנה יחסית, אם דרוש) ועוד. לאחר קבלת אישור הדרגים/המתאימים באירגון לתוכנית ניתן לגשת לשלבי העבודה הבאים. 2 ]'א!3 האב הק''ס איבחון בעיות כדי לבנות מערכת חדשה או לפתח ולשפר מערכת קיימת צריך ללמוד את הקיים ולהבין את התהליכים המתקיימים בו. מנתח המערכות איננו יכול להס- תפק רק בלימוד העובדה שמצב קיים רחוק ממצב רצוי, אלא עליו גם לעמוד על הסיבות לכך. למשל, מערכת עיבוד נתונים (ידנית) אמורה להנפיק חשבוניות ללקוחות, תוך יממה מביצוע מכירה. בפועל התמונה שונה, רק 10% מהחש בוניות מופקות בתוך יממח. 20% מהחשבוניות יוצאות בפיגור ממוצע של 3 למים והפיגור המצטבר גדל. אם מנתח המערכות הסתפק בציון העובדה הרי שהשלים רק חלק מ- מלאכתו. כדי לתקן את המצב עליו להעמיק ולחקור מהן מקורות אותו פיגור: - | האם הפיגור נובע מעומס העבודה המוטל על הפקידים? - | אולי הפקידים אינם מיומנים דיים? - = אולי העבודה מואטת במתכוון על פי הנחיות ועד העובדים? - ואולד, כפי שזה בד"כ במציאות המורכבת, יש צירוף של כל הסיבות.הללו או חלקן. איתור הגורמים הינו דבר חיוני. עם כל עוצמתו, המחשב איננו בבחינת תרופת פלא לכל הבעיות. עם בעיות מסוימות (כמות, דיוק) הוא יכול להתמודד בהצלחה מלאה. לבעיות אחרות (מורל נמוך) איננו מחווה תשובה. אם כך, כאשר מגלים את מקורות הבעלות במערכת, עושים צעד חשוב לקראת אותה הבנה חשובה והסכמה שבין המשתמש לאיש ענ"א ולהצבת רמת ציפיות מעשית ומקובלת על כל הגורמים במערכת. מוסכם שלימוד המצב הקיים נועד קודם כל לאתר את הבעיות במערכת הקיימת ואת הגורמים לבעיות וקשיים אלו, אולם בצד זאת יש ללימוד מטרה נוספת חשובה. בשעת הלימוד נאספים נתונים אוביקטיביים חשובים על הי מערכת אשר דרושים בהמשך העבודה. לדוגמא, במערכת עיבוד נתונים המטפלת בהוצאת חשבונות ללקוחות, ישנם טוג" תעריפים שונים ללקוחות שונים. מספר סוגי התעריפים הינו עובדה חשובה ויש לקחת אותה בחשבון בכל תכנון של מערכת ממוחשבת בעתיד. אם יש פחות מ-10 סוגי תעריפים, ואין סיכוי נראה לעין שמספר זה יגדל בצורה משמעותית (בסדר גודל) בעתיד, נוכל לתכנן שדה באורך של תו ברשומת כל לקוח לציון "תעריף". אם מספר התעריפים גדול יותר, נקבע אורך שדה של שנל תולם. דוגמא אחרת, במערכת מירשם אוכלוסין מסוימת אותר, תוך כדי לימוד המצב הקיים, קצב תנועות עדכון של 1% מהרשומות בחודש. כמו כן נרשמה 2 שלבים בניתוח ותכנון מערכות 3 מגמה של גידול רשומות חדשות בשיעור 6% לשנה וכו'. לעובדות אלו משמעות בעת תכנון המערכת והחלטות עתידיות הקשורות בהפעלתה, כגון: תדירות הפעלת. המערכת, גודל הקבצים המתוכננים, שיטות ארגון וגישה, גידול נפח הנתונים. פשוט יותר לאתר בעיות ותקלות בנושאים הקשורים בערכים כמותיים מדידים. וזאת, מכיון שהקריטריונים למדידתם פשוטים יותר. עיקר הבעיות במערכת, ולרוב גם הסיבה להווצרות בעיות שונות טמונה בנושאים הקשורים במבנה ארגוני, נהלים, הגדרת תפקידים ופעילויות. 8 לדוגמא, כמה מבעיות שאותרו בעת לימוד המצב הקיים בארגון כלשהו: נהלים - לא תמיד מבוצעת העבודה בהתאם לנהלים, הן משום שחסרים נהלים מנוסחים והן משום שחלק מהם אינם מוגדרים בצורה ברורה וחד משמעית. הגדרת תפקידים - הגדרת תפקידים קיימת רק לכמה מבעלי התפקידים. השאר מבצעים את תפקידם לפי קביעתם האישית. מבנה ארגוני - על הקמת המחלקה הוחלט עקרונית לפני שנה והקמתה נמצאת בשלב מתקדם. קיימת הגדרה של תפקיד המחלקה ומטרותיה אך מנהל המחלקה אינו מסכים לח. ניהול המלאי - הקטלוג בתהליך הקמה. בינתים לש שיבושים ברישום הפריטים בשוברים. עובדות רבות נאספות תוך כדי לימוד המצב הקיים ומשרתות אותנו בהמשך העבודה. 24 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע מבנה המערכת הצעד הראשון בלימוד המערכת הוא הכרת המבנה הפורמלי שלה המציג חלוקה לתפקידים ופונקציות ואת הכפיפויות ביניהם. תאור נכון של מבנה זה חשוב וניתן ללמוד ממנו רבות. 6 א 0666 6 + 0 טשפטםט /( )א ששסש - ם66ש6ן 666 646 :1-6 ם.%ש וח סא שלבים בניתוח ותכנון מערכות 5 לדוגמא, מערכת עיבוד נתונים משטרתית המטפלת ברכב גנוב. תאור המבנה הפורמלי יכול להראות כי מטפלות בנושא שבע מחלקות משלשה אג- פים שונים. לכל אחד מאותם אגפים נציגויות גיאוגרפיות מבוזרות. קווי הדיווח צריכים לחצות אגפים ולהגיע לעיתים מיחידות הממוקמות גבוה יחסית. בחי- ררכית המבנה אל יחידות נמוכות יותר וכו'. תמונת מצב זו יכולה להסביר כמה מבעיות זרימת המידע. בצד תיאור המבנה הפורמלי יש במקרים רבים חשיבות מרובה לתיאור המבנה הבלתי פורמלי. מבנה זה מסייע להבין תהליכים והתרחשולות במערכת אשר מתקיימים במקביל ולעתים בחפיפה לתהליכים במבנה הפורמלי. בחברה לבנין למשל, המבנה הפורמלי הינו כדלקמן: בראש החברח עומד מנכ"ל, ואליו כפופים ישירות שלשה מנהלי אגפים המופקדים על כספים, הנדסה ומינהל. העובדה שמנהל אגף ההנדסה הינו שותפו של המנכ'ל יכולה להסביר את העצמאות הרבה שמגלה אגף זה. רק בה נעוצה אי ההתאמה בין הנהלים הקיימים באגף זה לבין הנהוג באגפים אחרים בהם שולט המנכי'ל היטב. לעובדות בטיסיות אלה השלכות משמעותיות מבחינתנו, ואין הן יכולות להתברר אם מסתפקים בלימוד המבנה הפורמלי בלבד. דוגמא אחרת: בחברת ביטוח יכפופים למנכ"ל חמישה מנהלי מחלקות. למנכ'"ל סגן אשר מופקד רק על שתיים מתוך אותן מחלקות, שאר 3 המחלקות כפופות ישירות למנב"ל. בחינת המבנה הבלתי פורמלי חושפת עובדות אלו: תקשורת פורמלית להוראות ודווח תקשורת שכיחה בלתי פורמלית תרשים 2-2: מבנה ארגון וקווי תקשורת 46 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע המנכ"ל חינו בעל החברה; הסמנכ'"ל הינו מכר ותיק שעבורו חיפשו תפקיד. לאחר מאבקים אולתרה לסמנכ''ל אחריות על שתי מחלקות, בעוד מנהלי המחלקות הותיקים ובעלי העמדה הפכו לבעלי מעמד ואחריות לא מוגדרים, הנה הסבר למבנה המוזר, ליחסים השוררים במערכת, לזרימת המידע ובו לצורת הניהול משמעות רבה כאשר עוסקים במבנה האירגוני. סגנון ריד כוזי או ביזור סמכויות יכולים להסביר זרימת דיווחים לבעלי תפקידים מסוימים באירגון. לא פחות חשובה ההתיחסות לתוכניות פיתוח של האירגון. כניסה לתחו- מים חדשים בעתיד תחייב פתיחת מחלקות או אגפים חדשים. במקרים אחרים ידובר אולי על מיזוג או ביטול פונקציות. שינוי היקף פעילות יכול לגרום לשינויי כפיפויות וכו'. כלומר;, בשעת לימוד המבנה חשוב לתת את הדעת עד כמה שאפשר לא רק למבנה העכשוי אלא גם למבנה הצפוי. מערכת המידע ההולכת ומוקמת על ידנו תצטרך לשרת מבנה זה. זרימת המידע כאשר תמונת המבנה ברורה, חשוב למנתח המערכות לברר כיצד זורם המידע בין הפונקציות השונות: אילו קלטים מקבלת כל פונקציה, איזה מידע היא אוגרת, אילו עיבודים מופעלים על המידע ואילו פלטים מועברים לפונק- ציות אחרות. תאור זרימת המידע במערכת הוא בבחינת ציור התמונה הכללית של מערכת המידע. תמונה זו מראה את מקורות המידע, ניתובו וקשריו הפנימיים. יחד עם זאת אין לותר על תאור מפורט של המרכיבים השונים. לאחר שתותווה התמונה הכללית, נוכל לטפל בנפרד בכל אחד מהמרכיבים השונים: הקלטים - המזינים את המערכת, הקבצים - האוצרים את הנתונים, העיבודים - המופעלים על הנתונים והפלטים - המופקים בעיבוד. תהליבים כאן לומד מנתח המערכות את פרטיו של כל אחד מהתחליכים השלובלם במערכת המידע ואת מרכיביו השונים, לדוגמא, חברה המוכרת ללקוחותיה רכיבים מיובאים בין התהליכים הראשונים במערכת ישנו תהליך של "קליטת ההזמנה''. בתהליך זה מוודאים אם ניתן ורצוי, על פי נהלים מוכתבים, לבצע הזמנת לקוח. תהליך זה יכלול בין השאר את הבדיקות האלו: - | האמישנם בטופס פרטיו החיוניים של המזמין, - | האם ההזמנה אושרה ע"י הסוכן ובאילו הסתיגויות, - האם הלקוח לא הגיע לקצח תחום האשראי, - האם הלקוח איננו נכלל ברשימת הלקוחות שטרם פרעו חובות שמועד פרעונם חלף, וכו'. שלבים בניתוח ותכנון מערכות 27 מחלקת רשיונות מחלקת המחשב אופטומטריסט קנלת קהל ה בדיקת 3 : ן עיניים בדיקה פסיכוטכנית קביעת תור איסוף חוצאות הבדיקות תרשים 2-3: תהליך רלשוי נהגים 28 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע כל תשובה או צרוף תשובות מחייבים נקיטה בפעולות מוגדרות. דוגמא לתהליך אחר באותה מערכת: תהליך ''חישוב ערך הזמנה'" שנמצא בהמשכו של התהליך הקודם. גם כאן כרוכות יחדיו כמה פעולות והחלטות כגון: - | הצבת ערכי יסוד של הכמויות שסופקו עפ"י ההזמנה, - | חישוב ערך ההזמנה, - חישוב ההנחה, אם זו מגיעה, עפ"י סוג הלקוח, - = חישוב מע"מ ועוד. תהליכים כגון אלו יצויינו בעת תיאור זרימת המידע ויפורטו כפי הצורך עם פרוט הקלטים והפלטים שלהם. פרוט והסבר יש לתת גם למקרים חריגים שמאתרים בתהליך הבדיקה. לימוד התהליכים דרוש לשם הטבתם לתוכנית מחשב ולשם הכרת יחסי הגומלין ביניהם לבין תחליכים אחרים אשר יועברו למיכון או שישארו כפי שהם. טפסים ברוב המערכות משמשים טפסים כמקור לנתוני הקלט. במערכות עיבוד בתקשורת מזינים את הנתונים ישירות למסופים. כל טופס במערכת צריך להבחן בשלש נקודות לפחות: - = תכולה: השדות הנכללים בטופס הנבדק. - | נתונים פיזיים: מידות, סוג ניר, עותקים, וכו'. - | שיטות רישום הנתונים בטופס. כל אלה יש להשלים באיסוף דוגמת הטופס כי אין טוב ממראה עיניים. לפעמים רק לאחר שמתבוננים בטופס עצמו ניתן לעמוד על הקשיים שהוא מעורר במילוי, בבדיקה ובהקלדה. טופס במידות גדולות שבו עשרות תיבות למילוי עם כותרת של אותיות זעירות, או טופס מאולתר משוכפל בצורה גרועה ובלתי ברורה על גבי ניר מאיכות ירודה, יכולים להסביר קשיי מילוי, בקרה והקלדת נתונים. מצגים עם ריבוין של מערכות התקשורת, נתקלים יותר ויותר במערכות שהקלט להן לא מוזן בטפסים. טפסים עוברים הקלדה לצורת קלט קריא במחשב, להוציא טפסים לקריאה אופטית ומגנטית. כאן מוזן הקלט ישירות בהקשה על קלידים הקשורים למצג או למסוף מסוג אחר. ההתיחסות לקלט במצגים הינה כמו לגבי טפסים. יש לבחון תכולה, נתונים פיזיים ושיטת רישום. שלבים בניתוח ותכנון מערכות 49 קבצים ומאגרי מידע יש ללמוד כל קובץ לפרטיו ולתאר אותו על פי מספר מאפיינים, ביניחם: - | תכונות פיזיות - מצע איחסון, גודל ברשומות ותווים וכו'. - = מבנה הרשומות בקובץ. - | שדות הרשומה - תוכן ואיפיון. אל קבצים ידניים ניתן להתיחס כמו אל קבצים ממוחשבים (ממוגנטים, מנוקבים וכו'). ההבדל הוא במצע האיחסון. אם פועל במערכת מסד נתונים ממוחשב ולא ארגון קבצים סדרתי, יש . להוסיף לתיאור גם נתונים רלוונטיים המתארים ומגדירים את מסד הנתונים, תכונותיו, תכולתו, טכניקת הקשרים הפנימיים וכו'. דווחים המרכיב האחרון שהופיע בזרימת המידע הם הדיווחים והפלטים המופי קים. כל דו''ח צריך לתאר על פי הנקודות הבאות: - | מטרות הדו"ח: למה נועד. - | תכולתו: מה הנתונים הנכללים בו. - | צורת הדו"ח: כיצד הוא ערוך ובנוי מן הבחינה הפיזית. - | תדירות הופעתו: יומי, שנתי, לפי דרישה וכו'. - | נמעני הדו"ח. יש לבחון היטב את הדו''חות השונים וללמוד אם הם משיגים את המטרה כפי שהוגדרה ואם מאפיניהם הינם כפי שהוגדרו. לדוגמא, במערכת לניהול מלאי מופק דו"ח המכיל את כל הנתונים היסודיים על כל אחד מהפריטים במחסן. באותו מחסן ישנם מאה אלף פריטים שונים, וזה גם מספר השורות : באותו דו"ח. אין מחסנאי אשר מסוגל לקרוא מספר כזה של שורות בכל יום ובודאי שלא להסיק מכך מסקנות. לכן, המטרה היחידה אותה יכול למלא הדו''ח היא בסיס לספירת מלאי, ואין לחפיק אותו בתדירות אחרת. דווחי עבודה למחסנאי יופקו בתדירות גבוהה ועם נתונים נבחרים לפי קריטריונים. אחת התופעות המענינות שבהם עשוי מנתח המערכות להתקל בשעה שיעסוק בלימוד הדו"חות הינה הקושי של האנשים המוסמבים באירגון וב- מערכת להגדיר מטרתם של דו''חות המופקים מזה שנים במאמץ רב. קשר עם מערכות אחרות הצעד המסכם הוא לימוד הקשרים של המערכת הנחקרת עם מערכות אחרות. כל מערכת הינה חלק ממערכתיעל ולצידה פועלות מערכות נוספות הקשורות עימה, כמזינות לה נתונים או שהן ניזונות ממנה. על מנתח המערכות להקדיש שימת לב לקשרים אלה. 50 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע לדוגמא, מערכת עיבוד נתונים המטפלת בהזמנת מועמדים לגיוס צבאל. המערכת ניזונה מקבצי אוכלוסין של מרשם התושבים השייכים למערכת אחרת ואפילו לאירגון אחר. מנתח מערכות שלא יעמוד על הקשר הזה,ולא יבחין באילוצים שבמסגרתם פועלת המערכת הנחקרת, עלול להכשל בתכנון מערכת שלא תעמוד בדרישות. תרשים 2-4: מערכת מזינה וניזונה בשעת לימוד הקשרים יש לשים לב לשני גורמים: - | כיוון הקשרים. - | עוצמת הקשרים. כיוון הקשרים הינו כיוון התלות. הכיוון יכול להיות אל המערכת הנבדקת או ממנה. האם המערכת הנחקרת תלויה במערכת אחרת או אולי זו האחרת נשענת על המערכת אותה אנו בודקים. מערכת זימון המגויסים, שהצגנו קודם, תלויה במערכת מירשם האוכלוסין ולא להיפך. עוצמת הקשרים מראה עד כמה גדולה התלות. למשל, מערכת עיבוד נתונים מודיעינית של מסיהכנסה יכולה להיות מוזנת, ולכן קשורה, בכמה מערכות אחרות. היא תוזן ממערכת רישוי הרכב (בהנחה שרכישת רכב מעידה על רמת הכנסה מסוימת), ממערכת לרישוי עסקים וממערכות דומות רבות. בכל הקשרים הללו הכיוון הוא אל המערכת הנבדקת. רמת עדכון שונה, שיבוש או שיתוק של מערכת אחת מאלה שנזכרו אין בו בהכרח פגיעה חמורה במערכת הנבדקת. למשל, אחת המערכות מתעדכנת בתדירות שנתית והשאר בתדירות חדשית. אם דרוש שהמערכת הנבדקת תבצע עיבוד אחת לחודש, האילוץ והמג- בלה של אותה מערכת חריגה, לא יחיה בלתי נסבל. מכאן שעוצמת הקשר בין המערכת לבין כל אחת מהמערכות המזינות בנפרד חלשה יחסית. שלבים בניתוח.ותכנון מערכות ו5 במערכת הגיוס שתוארה קודם לכן המצב שונה. שם עוצמת הקשר חזקה בשל התלות הכמעט מוחלטת של זימון מועמדי גיוס לבין קובץ מרשם התושבים, חרשים 2-5: מערכת ניזונה ממעוכות אחרות 3 חקר ה'6'אות מבוא הנחת היסוד בחקר הישימות היא שלכל בעיה, ובמיוחד מהסוג המורכב בו אנו עוסקים, יתכן יותר מפיתרון אחד סביר. חקר הישימות נועד לבחון את הכיוונים השונים לפתרון הבעיות והדרישות שעלו בעקבות לימוד המצב הקים ולבחור את הכיוון המתאים ביותר להשגת המטרות של המערכת. חשוב לציין כי אנשים שונים השתמשו במושג ''חקר ישימות'' תוך הקניית משמעויות שונות או לפחות תוך הדגשים שונים. הגישה שרווחה לפנים גרסה כי חקר הישימות הינו צעד ראשוני שעושה מנתח המערכות ואשר מטרתו לע- נות על השאלה אם יש בכלל ענין להמשיך ולהשקיע מאמצים בלימוד הבעיה לשם מעבר לעיבוד נתונים במחשב. זאת מתוך מחשבה כי במקרים רבים אין כלל טעם להכניס מחשב לארגון ולכן גם חבל להשקיע משאבים בלימוד מעמיק של המצב הקיים וחקירתו. ככל שהתפתחה המתודולוגיה של לימוד וחקירת מערכות עיבוד הנתונים התברר יותר ויותר כי לשם החלטה להעברת מערכות עיבוד נתונים למיכון ובי חינת כדאיות הקמת המערכת דרושים הרבה מַאד ידע, נתונים והגדרה מפורטת של תהליכים וצרכים במערכת הקיימת. ביום, רבים מאנשי המקצוע מעדיפים לראות בחקר הישימות שלב מאוחר יחסית שמקומו לאחר לימוד המצב הקיים. יש הרואים בחקר הישימות צעד בפני עצמו שניצב בתהליך אחרי המצב הקיים. אחרים גורסים שלימוד המצב הקיים הינו למעשה הצעד הפותח של חקר הישימות. בהמשך מוצג חקר הישימות לפי הגישה הרואה בו שלב עוקב ללימוד המצב הקיים ונפרד ממנו. עם זאת, ראיית למוד המצב הקיים וחקר הישימות כשני חלקים של שלב אחד היא אפשרית, באשר את סדר הפעולות צריך לקיים ללא שינוי בשתי הגישות. הגדרת הבעלות במערכת הקילמת הבסיס לחקר הישימות הינה הצבה מוסכמת, בין המשתמש לבין מנתח המערכות, של הבעיות הקלימות במערכת במצבה הנוכחי. צעד זה יכול להיות הצעד המסכם את לימוד המצב הקיים, או צעד הפותח את חקר הישימות. הגדרה ואבחנה של בעיות במערכת צריכה להעשות על פי שני כללים אשר קל יחסית לנסחם אך הרבה יותר קשה לקלימם: 2 שלבים בניתוח ותכנון מערכות 3 א. | הפרדה בין גורמים לבין תוצאות. מנתחי מערכות, כבני תמותה אחרים, נוהגים לעתים לצרף את הגורמים לבעיות ואל תוצאותיהם ובכך הם מקשים על ניתוח המקרה ומציאת פתרון. מנתח המערכות מתקן ליקויים ותקלות במערכת המידע כשם שהרופא מטפל בחוללו. כאשר אדם מתלונן בפני רופא על מצב בריאותו אנו מצפים שהרופא ינסה ללמוד את התופעה החריגה, מה כואב ומציק לחולח. הוא ינסהח לחקור את מקור החולי ובו ימקד את תהליך הריפוי לדוגמא, הרופא יברר אם החום (סימפטום) נגרם מזיהום פצע, מוירוס, מזון מקולקל וכד'. בהתאם לממצאים יבחר בטפול המתאים. כך צריך לנהוג גם מנתח המערכות. לתופעה של חשבונות לקוחות שמתאחרים יכולות לחיות סיבות אחדות: עומס על העובדים, יכולת נמוכה שלהם, הוראות ועד העובדים וכד', או שילוב של כמה סיבות. לאחר איתור הסיבות יקל עליו להציע פתרונות כדי לשפר את תהליך הפקת החשבונות. תהליך העבודה יכלול אם כן רישום של כל התופעות שאינן טובות, בלתי רצויות ומפריעות להשיג את המטרה. רק לאחר מכן יש לזהות ולרשום את הגורמים לבעיות אלו. יתכנו כמה סוגי קשרים בין תופעות לגורמיהן, כפי שמוצג בטבלח הבאח: תופעות == -| תופעה 1 תופעה 2 | פוגות = | סיבה א' סיבה ב' סיבה ג' כמה סיבות גורמות לתופעה אחת סיבה ישירה ויחידה לתופעה תופעה 2 גורם שמביא לכמה תופעה 4 תופעות טבלה 2-1: תופעות וסלבות 8 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע סווג הבעיות. את רשימת הבעיות אפשר להציג ברצף אחד, אך קשה להבין ולהבחין בקשרים שבין הלקויים אם קיימת תלות ביניהם. ברשימה אחת ארוכה אי אפשר, בדרך כלל, להבחין בין ליקויים הקשורים בתפעול הארגון ("להנהלה אין כל מידע על היקף הייצור השוטף") לבין ליקויים טכניים ('"העתק מס' 5 של טופס 406 אינו דרוש") אשר פשוט וקל יותר לתקן. על מנתח המערכות לטווג את הבעיות שיאתר לפי קבוצות עניניות בהתאם לסוג המחקר והארגון שהוא עוסק בו. בכל קבוצה ירשום את הבעיות בקבוצות משנה בפירוט רב יותר. הצגה זו מכוונת לשפר את התקשורת בין מנתח המערכות והמשתמשים בארגון. הסווג של הבעיות צריך לחיות לפי קטגוריות המקובלות בארגון ואשר מוכרות לדרגי הניהול השונים. כמה דוגמאות: חלוקה עפ''י סוג הבעיות, - בתהליך - במידע - בתיאום - בתפעול חלוקה עפ''י דרגי הארגון , : - דרג קובע המדיניות - דרג ביניים - דרג תפעולל חלוקה עפ''י פונקציות, - הנח"ש - מחסן - מזכירות - מח' הובלה חלוקה עפ''י תהליכים, - קליטת הזמנה - חישוב ערך הזמנה - הנפקת פריטים / לדוגמא, קטע מרישום של איתור בעיות במערכת קיימת כלשהי. הבעיות סווגו בקבוצות כדי שניתן יהיה לשתף גורמים בארגון, אשר פעילויות ונושאים אלו בתחומי אחריותם, לשם תיקון המצב הקלים. 2 שלבים בניתוח ותכנון שמת" בנק מטשכנתאות לישראל בפ מ 0" ש א. | קשילם בתפעול מערכת איסוף הנתונים בארגון: - מסגרות הנתונים שנאטפו חיו מצומצמות ובלתי גמישות ולכן לא ניתן היה להענות לניתוחים שונים בעת שנדרשו. - משך הזמן בין יצירת הנתונים לבין קבלת המידע הלך והתארך, וזאת בשל:- - הרחבה בהיקף הפעילות, - עיכובים בהעברת טפסי מקור, - עבודה ידנית מרובה, - ועוד... ב. | אמינות המידע היתה נמוכה: - אין ביקורת מטפקת על אמינות הנתונים הנקלטים, - הכנה לקוייה של המסמכים על ידי הפקידים במחלקות וחוטר יכולת להעביר מידע חוזר על השגיאות שהתגלו, - העדר יכולת לבדוק החישובים המורכבים לשם ביקורת, - תהליך עיבוד נתונים פשוט וללא תהליכי בקרה מספיקים, דרישות מהמערכת החדשה לאחר הגדרת הבעיות במצב הקיים יש לקבוע את הדרישות מן המערכת החדשה. בשלב זה של העבודה יש להכיר בכך שהמערכת החדשה לא תתקן את כל הליקויים הקיימים ישנם ליקויים שאינם ראשונים בעדיפות לשפור. יתכן שהליקויים נובעים מגורמים שאינם קשורים לתהליכי עיבוד הנתונים. אפשר שכבר מראש ברור שבעיה מסוימת לא יהיה כדאי לפתור, ולעיתים מוכנים להסתפק בפתרון חלקי של בעיח. בעת תכנון המערכת החדשה צריכה להיות אבחנה ברורה באשר לליקויים שיתוקנו. יש ליקויים שיתוקנו במלואם, אחרים יתוקנו בחלקם, וישנם באלו שלא ניתן לתקן בשיטות מיכון בלבד ועל גורמים אחרים בארגון לטפל בהם. מערכת עיבוד חדשה אינה רק פתרון לליקויים. היא יכולה וצריכה להציע מגוון שרותים שכלל לא ניתנו במצב הקיים במערכת הידנית למשל, בשל מג- בלות אנוש. עם המעבר לטכנולוגיה עם פוטנציאל גבוה מתאפשרים שרותים נוספים ושיפור משמעותי בשרותים קיימים. תופעה שמרבים להזכיר בספרות המקצועית היא "הפיכת המחשב ללבלר ממוכן" (שעליה עמדנו בהקשר אחר בפרק הקודם) שפרושה העתקה של מצב קיים, בעוד אשר המעבר למיכון מאפשר שיפורים הבים, אם יש דרישות נוספות מהמערכת החדשה, זה המקום להציבן. הדרישות מהמערכת החדשה צריכות לכלול בהכרח את ביצוע המשימות העיקריות שתדרשנה. את הצגת הדרישות יש ללוות במדדים ועל ידי כך לכמת אותן. על פי המדדים אפשר, בשלב מאוחר יותר לבחון אם המערכת משיגה את מטרותיה. 56 נושא/הערכה של הפתרוך כללי הגדרת הפריט ספירה שנתית מהימנות ועדכניות כמות כח אדם/תפעול בשלב ההסבה בעבודה השוטפת רמת כח אדם מקצועי הסבה עבודה שוטפת זמן הקמה התאמה לציפיות (תכנון רב שנתי) בעיות ביישום מורכבות תוכניות מורכבות בהסבה כמות תנועות עלות שוטפת יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע פתרון רצול פתרון סביר פתרון אפשרל רמות: ועד5 רמות: תקין/פגום רמות: תקין/פגום לא הכרחית (ביקורת) רצוייה הכרחית גדולה רק לאחר הספירה (פוחתת לאורך זמן) גדולה גדולה מאד קטנה מעולה רגיל גדול מאד לטווח ארוך לטווח בינוני גדולה גדולה קטנה בינונית טבלה 2-2: הצגת פתרונות חליפיים - מערכת ניהול מלא? שלבים בניתוח ותכנון מערכות 7 פתרונות חליפלים שלב הצבת כיווני הפתרון האפשריים כולל את תאור הפתרונות באופן כללי מבלי להכנס לפרטיהם. יש לבחור תחילה את הכיוון הכללי ורק לאחר מכן לרכז בו את המאמצים המפורטים. הפתרונות צריכים להבנות על פי התשובות לדרישות מהמערכת ולהתיחס אליהן. בנוסף צריף תאור הפתרון לכלול:- - | עיקרי התפישה (ביזור, עיבוד בתקשורת; מאגרל נתונים וכד'). - | עיקרי הטכנולוגיה (מחשב בארגון, לשכת שרות, מסופים, ציוד קלט וכד'). הצגת הפתרונות החליפיים יכולה להעשות באחת משתי הדרכים הבאות: - | הצגה ברשימה, - = הצגה בטבלה. השימוש בטבלה מאפשר להציג בצורה חזותית פשוטה זה לעומת זה, פתרונות מול דרישות ואת תרומת כל פתרון למילוי הדרישות. יש ללוות את הטבלה ברשימה ותאור תמציתי של הפתרון. את הישימות של כל פתרון אפשר להעריך משלש זויות ראיה: כלבלית, טכנולוגית ותפעולית. ישימות כל כלית חלק זה של בחינת הישימות עוסק למעשה בשאלה של עלות המערכת מול התועלת שתופק ממנה. למשל, חברה לאספקת גז לשימושים ביתיים שוקלת מיחשוב מערכת הזמנות מיכלי גז ע"י הלקוחות. אחד הפתרונות הוא מערכת מסופים בסניפים הקשורה בזמן אמיתי למחשב מרכזי. עלות הפתרון: > אגורות לעיבוד נתונים לכל חשבון מכירה. אם יחס זה גבוה. המסקנה תהיה שהפתרון אינו ישים מן הבחינה הכלכלית. קביעה זו הינה בסמכות ובאחריות הארגון ואינה בידיו של מנתח המערכות. מתפקידו של מנתח המערכות להציב ולהציג את הנתונים הכמותיים והאיכותיים של העלויות והתועלת לשם קבלת החלטה על ידי דרגי הניהול בארגון. חישוב העלויות כולל את הנושאים הבאים: .| עלות פיתוח המערכת לפי פרוט של כ"א, ציוד, תוכנה וכו". ב | עלות הפעלה שוטפת של המערכת. יתכן שפתרון מסויים יהיה יקר יחסית בפיתוח, אך ההפעלה השוטפת תהיה זולה ולהיפך. ישימות כלכלית של פתרונות צריכה להבחן לפי השילוב של עלות הפיתוח (החד פעמית) ושל עלות ההפעלה השוטפת והאחזקה.. ג. = משך חיי המערכת. לכל מערכת משך חיים (אורך מחזור חיים). חשוב לדעת על פני איזה תקופת זמן צריך לחלק את ההשקעה של הפיתוח. מבין הנתונים הדרושים קשה יותר, ברוב המקרים, לחשב ואף להעריך את התועלת. הגדרת התועלת וכימות הערך שלה קשה יותר מכיון שכלולים בה 58 יטודות בניתוח ותכנון מערכות מידע גורמים שאינם ניתנים למדידה. בצידם ישנם גורמים מדידים או שניתנים לחז ערכה כמו חסכון אפשרי, תמורה שתתקבל מפעילות שתתבצע ובד'". במערכת מסוימת מוציאים הודעות תשלום ללקוחות. על פי ההסכם צריך הלקוח לשלם תוך 30 ימים מיום הוצאת החשבון. במערכת הנוכחית נמשך תהליך הוצאת חשבון כ-10 ימים, אך ניתן בעזרת עיבוד במחשב לקצר את התהליך ליומיים. אפשר לחשב על פי סה"כ המחזור הכספי כפול הריבית המסחרית את הערך של קיצור התהליך ב-8 ימים. הקושי בהערכת היתרונות כרוך בעובדה שבמקרים רבים כמעט ולא ניתן לכמת את היתרונות ולהפכם לערכים כספיים. עם זאת צריך לשאוף להגיע לה- ערכות, ולוא גם כלליות, תוך פירוט ההנחות עליהן מבוססת כל הערכה. לאחר הצבת עלויות ותועלת ניתן לעשות ניתוח כלכלי של כל פתרון חליף. ישימות טכנולוגית פעילות נוספת בתהליך זה הינה בחינה של כל אחד מהפתרונות האפשי ריים לפי אמות מידה טכניות. לדוגמא, א. | האפשרויות לפיתוח והרחבה. תחום ענ"א הינו דינמי הן מן הצורך ב- שנויים הנובעים מפעילות הארגון והן מצד ההתפתחויות הטכנולוגיות של חומרה, תוכנה ושרותים אחרים. לכן יש לבחון כיצד אפשר יהיה ליישם שנויים אלו במסגרת הפתרון המוצע. ב. | האפשרויות לשילוב עם טכנולוגיה קיימת. לעיתים, ובמיוחד כאשר מדובר במערכת שחלקים ממנה כבר ממוחשבים יש לבחון אילו מבין הפתרונות המוצעים יכול לשלב בתוכו חלקים מהטכנולוגיה הקיימת. למשל, קופות רושמות אשר מופעלות בחנות כלבו גדולה עשויות להתחבר במסופים למערכת מתוכננת לעיבוד בתקשורת. ג. = יציבות הטכנולוגיה ואמינותה. יש לבחון באיזו מידה הטכנולוגיה חנכי ללת בכל פתרון הופעלה בעבר והוכיחה את יציבותה ואמינותה. לעתים נתקלים בציוד או תוכנה חדשים של יצרנים חדשים אשר מציבים רמת ציפיות גבוהה אשר לא ניתן להשיג אותה. בחינה זו חשובה במלוחד כאשר דרושה השקעה גדולה לפיתוח המערכת. עם זאת יש לשים לב לעובדה שמגמה זו עומדת בניגוד למצב הרצוי להשתית את המערכת על השכלו- לים האחרונים בענף. מפאת משך ההתקנה הארוך של מערכות גדולות אפשר לכך שנקים מערכת הנשענת על ציוד קיים רק בשל העובדה שהוכיח עצמו בעבר והיא לא תוכל להשען על אמצעים ושיטות חדשים. מנתח המערכות צריך לשלב בּין המגמות השונות ולסכם כל פתרון אפי שרי ולהציג את המלצותיו לשם קבלת ההחלטה בארגון. שלבים בניתוח ותכנון מערכות 1:9 לשימות תפעולית ההיבט התפעולי לא מקבל לעתים את תשומת הלב הראויה למרות חשי- בותו המכרעת במקרים רבים. מבחינה טכנולוגית ניתן לפתח מערכות וניתן להצדיקן מבחינה כלכלית. לעתים מתברר שלא ניתן להפעיל מערכות אלו ב- צורה כלכלית או שישנם קשיים בהפעלתן הנובעים מכך שגורמי הפעלח שונים לא נלקחו בחשבון. הקשיים יכולים להיות בתחומים שאינם קשורים להיבטים טכניים אלא לשילוב המערכת הממוחשבת במערך הארגוני הקיים או המשתנה, ובקשרל אדם-מכונה. אם מערכת שהוקמה משותקת מפני שהעובדים אינם מגיעים להסכם עם ההנהלה באשר לשינויים במבנה העיסוקים, אפשר להניח שלא נבחנו הלבטים מסוימים של הישימות התפעולית. אין הצדקה להשקעת משאבים בהקמת מערכת אם איננה פועלת, אך יתכן שלא היו נוצרים קשיים בהקמתה אילו נבחר פתרון חליף. הקושי הוא במידת היכולת לצפות ולהעריך גורמים מורכבים הקשורים בהיבטים של יחסי אנוש. יהיו בודאי שיתמהו מה למנתח המערכות ולבעיות כגון תגובת ועד העוב- דים או התנגדות דרג ניהולי בחברח לשינויים. התגובח היא חדימשמעית. אלו הן שאלות שמנתח המערכות חייב לתת עליהן את הדעת כי תפקידו להתמודד עם בחינת היכולת להביא את המערכת לפעול. על מנתח המערכות להעריך במצב נתון את מירב הגורמים שיאפשרו בעתיד תפעול מערכת. לדוגמא, א. | התאמת הפתרון לעובדים המיועדים לעבוד במערכת. לפי אחד הפתרונות יש להציב במערכת מסוף מתוחכם, שביצועיו מעולים ומחירו נוח. אם העובדים שמיועדים להפעילו לא כשירים למשימה זו, או שנוהל ההפעלה של המסוף מורכב ועלול לגרום לשגיאות רצוי לבחור בפתרון חליף. פתרון זה יהיה מסוף אחר פשוט יותר להפעלה אשר יותאם ליכולת העובדים או הדרכה מעמיקה למספר עובדים למטרת הפעלת המסוף, ועוד. ב מניעת תסכול. במקרה אחר יתכן שנוותר על פתרון נוח מבחינת ביצועים ונסתפק בפתרון פחות מתוחכם, ועל ידי כך ניתן לעובדים שרמתם האיי שית גבוחה הרגשה של עובדה יותר יצירתית ופחות שגרתית. הכוונה לכך שבפתרון הנבחר תעשה חלק מהעבודה בצורה ידנית כולל סיכון של שגיאוח במקום מיכון אפשרי מלא. שיתוף פעולה, הנעה ומורל העובדים עדיף במקרה זה על יתרונות מיכון מלא. ג. = מנלעת התנגדולות. נניח שבמקרה מסוים האפשרות הנוחה ביותר מבחינה בלכלית הינה מחשב מרכזי ועיבוד באצווה. מנהלי מחלקות מסויימים מתנגדים להוציא מידיהם מח שנראה להם כעמדות כח והתנגדותם עלולה לפגוע בתהליכי הקמת המערכת. לעומת זאת יתכן שפחרון של עיבוד נתונים מבוזר יזכה לתמיכתם המלאה. יש לבחור בפתרון זה אם הוא אפש- רי מבחינות אחרות, מכיון ששיתוף הפעולה של המשתמשים הינו הערובה המכרעת להצלחת המערכת. 60 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע נלתוח כולל ריכוז המידע והצגתו בצורה נוחה כדי להגיע להחלטות הינו צעד חשוב בתהליך. הצגה חלקית, בטעות או במכוון, עלולה לגרום מסקנות לא נכונות ובזירת פתרונות שאינם רצולים. כל אחד מהפתרונות המוצעים יש. להעריך לפי שלשת ההיבטים ולפי הקריטריונים שהוזכרו. הערכה זו יש לתת בערך כמותי, באחוזים למשל, כדי שניתן יהיה להשוות בין הפתרונות. לריכוז הערכת הפתרונות אפשר להעזר בטבלה: פתרון חליפי קריטריונים א. מחיר נוח ישימות . אורך חיים כלכלית אמינות ישימות אפשרות בפיתוח טכנולוגית . התאמה לעובדים צורך בהכשרה ישימות תפעולית טבלה 2-3: הערכת הפתרונות החללפיים בטור הימני רושמים את הקריטריונים הרלוונטיים לניתוח המערכת ומציבים לכל אחד מהם ניקוד יחסי כנדרש לגבי המקרה הנבדק המסוים. במערכת אחת בעית המחיר עשויה להיות קריטית, ובמערכת אחרת הבעיה הכספית הינה בעלת משקל משמעותי פחות אך שם בולט קריטריון אחר, כמו אמינות למשל (מערכות צבאיות). שלבים בניתוח ותכנוז מערכות 1 בשלב הבא מעריכים כל פתרון לפי רשימת הקריטריונים. מתוך המספר המירבי של נקודות שיש לאותו קריטריון מעניקים לכל פתרון את מספר הנקר דות היחסי. בסיכום רואים איזה פתרון השיג ניקוד מירבי. לדוגמא, בטבלה שלמעלה פתרון מס' 4 צבר ניקוד גבוה מכל פתרון אחר, 95 מתוך 100 נקודות אפשריות. שיטה זו הינה לכאורה מדעית וחד"משמעית, אך לא כן הדבר. ה"ציונים" נשענים על קביעה סוביקטיבית בשתי רמות: - בל קריטריון יקבל שקלול שונה על ידי אנשים שונים, על פי הערכתם את החשיבות או התרומה של הקריטריון להחלטה על הפתרון הרצול. - | הציון שניתן לכל פתרון בכל אחד מהקריטריונים מותנה בהבנת הפתרון על ידי נותן הציון, ובהערכתו את השגת מטרות המערכת באמצעות הפתרון המסולים. : אפשר להקהות את הסוביקטיביות על ידי כך שההערכה תבוצע בנפרד על ידי מומחים שונים. הציון הסופי יהיה שקלול ממוצעל הציונים החלקיים או הממוצעים שלהם. הניתוח הכולל יסתיים בהמלצת מנתח המערכות על הפתרון האופטימלי, ויציג את חוות דעתם של מומחים. אישור הדרג המוסמך הפתרון שילבחר על ידי הדרג המוסמך יהיה ברוב המקרים הפתרון שהומ" לץ על ידי מנתח המערכות. אך יתכנו מקרים ששיקולים עסקיים או אחרים יבריעו לבחירת פתרון חליף סביר. אין בזאת כדי להצביע על כך שחקר הישימות מיותר, שהרי ההכרעה איננה בידי המנתח, אלא הוכחה לתהליכי ניהול אשר קובע"ם את ההחלטות בארגון. לדרגי הניהול יש שיקולים נרחבים מעבר לתחום הטיפול שבו מתמקדים שיקולי מנתח המערכות. דוגמא למקרה כזה נוכל לראות בחברה כלכלית המקימה לעצמה מערכת ממוחשבת. אחד הפתרונות מחייב פריטי ציוד מסויימים המסופקים על ידל לצרנים שונים וגם מיובאים ארצה על ידי חברתיבת של אותה חברה כלכלית. מתוך נימוקים עסקיים אפשרל שייבחר הציוד המיובא על ידי חברתיהבת למרות שהוא אינו הראשון בעדיפות. מה אם כן הועיל כאן המנתח? הוא נתן בידי הגורם המוסמך את הכלים להחליט. הוא הציג בפירוט בכמה פתרון שנבחר שונה מהפתרון המועדף, והצ' ביע על מידת התאמתו לפתרון הבעיה. יש להניח שהנהלה אחראית לא תאמץ פתרון אשר חקר הישימות מוכיח שאיננו ישים כלל או שהוא הגרוע מבין פתרר נות אפשריים. לעומת זאת, יחיה צעדה של ההנהלה סביר בהחלט אם הפתרון ישים ברמה גבוהה, אף על פי שאינו הראשון בעדיפות. 4 ת'כון האארכת מבוא שלב תיכון המערכת, או שלב התכנון הכללי, נועד להציב את העקרונות והכללים על פִּיהם תנהג המערכת החדשה. בשלב זה אין חוא עוסק בפרטים טכניים והוא נעשה ברמה שמאפשרת הידברות בין המנתח ובין המשתמש שעבו- רו הולכת ונבנית המערכת. ההידברות נועדה להבטיח כי המערכת שתוקם אכן תענה על הדרישות והציפיות של המשתמש, ושתהליך הקמתה יתאים ליכולת הצרכנים לקלוט ולשלב אותח במערך הארגוני. תיכון המערכת יכלול ארבעה מרכיבים עיקריים לפי הסדר הבא: הגדרת מרכיבי המערכת החדשח. קביעת המשאבים שידרשו לפיתוח ותפעול המערכת, הצגת לוחות זמנים אליהם יתייחסו בהקמה. הצגת צעדים שיתחייבו מיישום והפעלת המערכת. נדון כעת בפירוט בכל אחד מארבעת המרכיבים. > ש ש צ הגדרת המערכת הגדרת מרכיבי מערכת חדשה מבוססת על הרקע הרלוונטי להקמת המע- רכת. תאור הרקע יכלול את התפישה הכללית של המערכת המתוכננת, את ההבטים האירגוניים הכלליים, וכן שיקולים ואילוצים שהנחו בחירת הפתרון. לאחר הצגת הרקע יש להתוות את המערכת באופן כללי. כאן תהיה התיחסות למערכות המשנה שישתבצו במערכת, לרכיבי המערכת העיקריים (קלטים, קבצים, פעילויות ופלטים), לזרימה של נתונים במערכת, תכולתם של קבצים, קלטים ופלטים וכן הערכת היקף פעילויות, כמויות ועומסים שבהם תטפל המערכת. לאחר שנקבע התכנון הכללי של המערכת ניתן לרדת ברמת פירוט אחת ולהתיחס לכל אחת ממערכות המשנה שהוזכרו קודם לכן. בשלב זה אין להכנס לפרטים טכניים אלא יש לקבוע את העקרונות של זרימת הנתונים במערכת וקשריה עם מערכות אחרות, ולתאר באופן כללי את הקלטים, הפעילולות וחפל- טים הנכללים באותה מערכת משנה. ככל שהמערכת הממוחשבת מסועפת יותר, גוברת תלות הארגון בתפעולה התקין ובזמינותה ועם זאת הצורך לדון בנושא הבטיחות. בטיחות הפעלת המערכת כוללת אבטחה פיזית, הגנה לוגית, גבוי והתאוששות. מערכות החומרהח והתוכנה תקבענה כאן באשר המשך הָתכנון חייב להת- בסס על מערכות ספציפיות ולא תיאורטיות. משך האספקה של ציוד המחשב הינו ארוך, החל מחדשים אחדים למחשבים קטנים עד שנה ואף שנתיים למחש- 2 שלבים בניתוח ותכנוז מערכות 3 בים גדולים, ולפיכך יש להקדים ולהזמין. יתכן שבשלב מאוחר יותר של פלתוח מערכות המיכון יבוצעו שנויים בהזמנה המקורית כמו למשל, הגדלת זכרון, תוספת תקליטים מגנטיים, הוספת צגים ועוד. תוכנה יש להזמין בשלב זה, וגם בהזמנה זו עשויים לחול שנויים בשלב מאוחר יותר של התכנון המפורט. לאחר הזמנת התוכנה יחל שלב ההדרכה של צוות תכנון-תכנות, בקורסים ובתרגול מעשי. הצוות יוכל לתכנת עוד בטרם שתגליע התוכנה שהוזמנה. הקצאת משאבים כדי להקים ולהפעיל מערכת דרושים משאבים שונים: כח אדם, ציוד, כסף. ושוב בולטת לאורך תהליך הניתוח והתכנון הדרישה ממנתח המערכות לעסוק במרכיבי תכנון קלאסיים (משאבים, לוחות זמנים וכו'). זוחי תפישה שונה מהתפישה המוגבלת הרואה במנתח המערכות איש טכני בנושא המחשבים בלבד. מכאן נובעת הדרישה להכשרה של מנתח המערכות בנושאים שאינם קשורים ישירות בצד הטכני של הפעלת המחשבים, כמו תחומי ניהול פרויקטים, ניהול כחיאדם, ארגון ושיטות ועוד. משאבים דרושים בתהליך ההקמה ובשלבי ההפעלה ויש לפרטם בנפרד, ובערכים כספיים. דרישות ההקמה יכללו משאבים כגון: - | ציוד מיחשוב - לפיתוח תוכניות, בדיקה וניסוי, הסבת קבצים וכו'. - | תוכנה- לפיתוח תכניות, ניפוי, ניסוי וכו'. - כח אדם - מנתחים, מתכננים, מפעילים, כח עבודה לבלרי וכו'. ברשימת דרישות המשאבים להפעלה נכלול: - | תשתית. כולל מבנים, תקשורת, מזוג אויר וכו'. - = ציוד. הן לגבי זה הנחוץ במרכז המחשבים והן לגבי ציוד שידרש בשטח, בולל ציוך משרדי מיוחד. - | תוכנה. כולל תוכנה מפיתוח עצמי וחבילות תוכנה קנויות. - בח-אדם לתפעול ואחזקה שוטפת של התוכניות. לוחות זמנים מימד הזמן דורש גם הוא התיחסות בעת התיכון, וזאת בשני מישורים שונים: - לוח זמנים לפיתוח המערכת. - אילוצי לוח הזמנים בעת ההפעלה השוטפת של המערכת החדשה. לוחות הזמנים לפתוח המערכת יקיפו את כל השלבים העיקריים בתהליך הקמתה: תכנון מפורט, תכנות, ניפוי, הסבה, הדרכה, הרצה נסיונית והפעלת מערכת. בנוסף לכך יכלול לוח הזמנים פעילויות עזר וסיוע. 4 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע לגבי ההפעלה לא ניתן בשלב זה להציג לוחות זמנים מפורטים אך אפשר לציין את משך התגובה הרצוי לביצוע העיבוד, מחזוריות העיבוד, אילוצי זמן ותאריכים (סיום עד שעה 8.00, ביצוע ב-5 לכל חודש וכד'). פעילויות יישום. תהליך עיצוב מערכת צריך לכלול פתרונות לנושאים הקשורים ביישום ואשר אותם אפשר לחלק לשתי קבוצות: - | בקרה וביקורת לגבי רמת המערכת ומרכיביה, - | תהליך ההפעלהח. בקבוצה הראשונה נדון בשיטחת הבדיקה והניסוי. רצוי וחשוב שהשיטות הללו יקבעו כבר בשלב מוקדם, בטרם כניסה לפרטים הטכניים ולעלצוב המפורט. רק כך ניתן להבטיח שדרישות אלה תשתלבנה בתכנון המפורט ותהיינה בלתל מוטות. דרישות שיוצבו לאחר שנקבעו פרטי המערכת החדשה עלולות להיות מושפעות מהתכנון הקיים או המתהווה. מאותה סיבה ובאותו קו מחשבח יש לכלול כאן, ולא במקום אחר, את הקביעות לגבי מבחני הקבלה של המערכת. מבחנים אלו הינם הפעלה מבוקרת של המערכת בהיקף שנקבע מראש כדי לבחון את התאמתה לדרישות התכנון. לשם עריכת מבחני קבלה יש להכין מראש תקנים וקריטריונים להערכת התו" צאות. מרכיב נוסף בקבוצה הראשונה: קביעת שיטות המעקב והבקרה בעת פיתוח המערכת. הקביעות יתייחסו בין היתר ל: - נקודות הדיווח (מתיל) - צורת הדיווח (איך?) - | נמעני הדיווח (למי?) ו - | נקודות מעקב (עמידה בלוח זמנים, התאמה לתכנית הוצאות כספיות, איכות תכניות וכו'). בקבוצה הדנה בבעיות הפעלת המערכת צריך לכלול: א. | הדרכה. למי, מתי וכיצד תנתן ההדרכה. הדרכה מלאה יש לתת לכל הדרגים בארגון אשר יזינו נתונים או יקבלו פלט מהמערכת החדשה. הדרכה חלקית יש לתת לגורמים אחרים בארגון אשר יהיו קשורים עם המערכת באופן עקיף. תוכנית ההדרכה כוללת היבטים שונים של הפעלת המערכת וצריכה לתת בידי המשתמש את הידע לנצל את המערכת החדשה ושרותיה למילוי משימותיו בתפקידו, הכנת התוכנית והתאמתה למשתמשים השונים מחייבת תשומת לב רבה ולעתים גם יעוץ מקצועי מתאים. שלבים בניתוח ותכנוז מערכות 5 ב שיטת ההקמה. תהליך ההקמה של המערכת שונה ממקרח למקרה ועל כן דורש תכנון נפרד, לדוגמא: בנק ממחשב חלק ממערכותיו אשר מקיפות כמה נושאים בנקאיים. עליו לבחור בין מיחשוב סניף אחר סניף על בל הנושאים הנכללים, לבין החדרת נושא אחר נושא לכל הסניפים בעת ובעונה אחת. קיימות גם אפשרויות משולבות נוספות. לכל אפשרות מעלות ומגרעות ועל מנתח המערכות לבחון ולהציג אותן ולתת דעתו על נושאים שמעבר להקמת המערכת הממוכנת בלבד. : ג. | הרצה במקביל. בשיטת ההרצה במקביל המערכת הישנה ממשיכה להח- קיים, ובמקביל לה מופעלת המערכת החדשה. כך לש רציפות בהפעלה של מערכות המידע בארגון גם במקרה של תקלה בהפעלת המערכת החדשח. בנוסף, ניתנת אפשרות לבחון את התוצאות של ביצוע ההרצות לשם בקרה. תהליך ההרצה במקביל נשמע כה הגיוני ופשוט אך זהו תהליך מורכב ביותר כאשר עומדים לממשו. מעדיפים את שיטות הרצתיהמבחן שבה עוברים להפעלת השיטה החדשה לאחר סדרת נסויים הדומים במהותם להרצה במקביל. תקלה אפשרית בהרצת מבחן תתוקן וההרצה תמשך. מנתח המערכות צריך להמליץ על השיטה הרצויה, להכין את תוכנית הפעולה, האמצעים ולקבוע את תהליך ההחלטה על הפעלת המערכת החדשה בייצור שוטף. אישור הדרג המוסמך כמו בסיומו של כל שלב עקרוני, גם כאן חשוב וחיוני שקביעותיו העקרו- ניות של מנתח המערכות אשר נעשו במשותף עם המשתמש יזכו לאישור הדרג המוסמך. דרג זה יכול להיות בתוך יחידת המשתמש או בדרג ממונה עליה. מעו- רבות המשתמש בתהליכי ההחלטה להקמת והפעלת המערכת הינם תנאי להצלי חתה. בשלב זה נדרש האישור למהות התכנון, זרימת הנתונים, תוכנית עבודה להקמת המערבת וכד'. הערות אפשריות בעת ביקורת התכנון הן: - = קלטים מסויימים נראים כבלתי ניתנים להשגה, - | הקשר עם מערכת מסוימת נוגד את מדיניות האירגון, - | ההקצאה הכספית לביצוע שלב מסויים גבוהה מדי, - לוח הזמנים בחלק זה או אחר איננו ראלי, - | תוכנית ההדרכה לקויה בתוכן או אף בשיטה, - מבחני הקבלה אינם מספיקים, - = נתוני הניסוי אינם משקפים את הנתונים במצלאות, - | תדירות דיווחי ההתקדמות בעבודה גבוהה מידי, וכו'. 66 יסודות בניתוח ותכנוז מערכות מידע לאחר קבלת האישור יוכל המתכנן לעבור לבניה מפורטת של המערכת. למעשה, משלב זה ועד לסיום הרצת התוכניות עוברת הפעילות למחלקת עב"א, וקשה לאחרים להעריך, להתערב או לבדוק את המתרחש. לכן נהוג לקבוע נקוז דות ביקורת בסיום שלבי עבודה מוסכמים בהם ניתן להציג תוצאות חלקיות או הערכה לגבי המשך העבודה בהתאם ללוח הזמנים. נקודות ביקורת אלו הינם פעילות חשובה במחזור החיים של הפיתוח מאשר הן מהוות נקודות מגע מוט" כמות בין המשתמש ויחידת ענ''א. המשתמש יכול לקבל או לדחות או לשנות פעילות או תוכנית, ולאשר המשך הפיתוח לפי התכנון שהוסכם. מערכת מ?דע מינהל? 5 אכר60'ס ]אארכת הח63ת מבוא הסכמת המשתמש לעיצוב העקרוני של המערכת המיועדת מאפשרת המ- שך תהליך התכנון. השלב הבא הוא הכנת המפרטים או התכנון המפורט של המערכת החדשה אשר על פיהם תכתבנה תוכניות המחשב. מנתח המערכות עובר לשלב הטכני בעבודתו בה לא נדרשת ראיה רחבה של המערכת אלא טיפול במרכיביה הטכניים. העבודה רבה, מורכבת ודורשת רמת מיומנות גבוהה. העבודה שצריך להשקיע המתכנן בשלב זה ומשך הזמן שלו עולים לעתים על ההשקעה בכל השלבים הקודמים גם יחד. אין זה מפתיע שמרכיבי בנית המערכת החדשה מזכירים מאד את הצעדים ללימוד המערכת הקיימת. בשני המקרים מטפלים במערכות עיבוד נתונים, ולכל המערכות, כפי שכבר הדגשנו קודם לכן, הרבה מן המשותף. ההבדל הוא ברמת הפירוט הטכני בנוסף להבדל עקרוני: בצעד הראשון צילמנו מצב קיים של מערכת וכאן עוסקים בהתווית מערכת חדשה. תכנון מפורט של המערכת הדשה כולל מספר צעדים.אשר יוצגו בהמשך. הרחבה והדגשה של כמה מהנושאים האלה תנתן בפרק החמישי של הספר. מפרטי מבנה המערכת מקובל לראות את המערכת כמבנה היררכי אשר בקודקודו המערכת השלימה, ובבסיטו - יחידות העיבוד שאינן ניתנות לחלוקה. בתחילה מתארים את המערכת כולה וקובעים את החלוקה למערכות משנה אשר אותן מחלקים הלאה למרכיבי משנה נוספים, וכן הלאה עד לרמה הנמוכה ביותר של יחידת עיבוד. מספר הרמות של המערכת אינו יכול להקבע מראש מכיון שהדבר מותנה בגורמים שונים הנובעים ממורכבות במערכת, טכנולוגיות חומרה ותוכנח, דרישות משתמשים וכמובן - הבנת המתכנן. מקובל לתכנן את המערכת בשלש רמות: א. | רמת המערבת: פעילויות וחלוקה למערכות מ שנה. ב רמת מערכות המשנה: זרימה, תחנות עבודה, נקודות החלטה וחלוקה לפונקציות עיבוד עיקריות ולתוכניות. ג. | רמת התוכנלת: תאור זרימת הנתונים, קלט, קבצים ופלט. הגורם הקובע ביותר בתכנון הינו גודל המערכת. במערכת קטנה מאד אפשר להסתפק בשתי רמות בלבד: המערכת ופרוקה לתוכניות. אם עוסקים במערכת גדולה מאד אפשר להוסיף רמה של מכלולי התוכניות שהן קבוצת תוכניות המשרתות משימה אחת. רמה זו תמצא מיקומה ההיררכי בין פרוט מערכות המשנה ובין רמת התוכניות. במערכות גדולות או מורכבות במיוחד 7 68| יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע מוסיפים רמות כדי לפשט את הניהול של המערכת בתהליכי הפיתוח והאחזקה. בתוכניות גדולות מאוד למשל, מוסיפים רמה תחתונה של מודולים בתוך התוכז נית. מכשסיים המנתח את ההצגה ההיררכית, מונחים לפניו תרשימי תכנון בשיטת היפו 0 או בשיטת תרשימי הזרימה לשם פרוט של כל מהלך מתוכנן במערכת הממוחשבת. כדוגמא נציג פרוט של מערכת עיבוד להנהלת-חשבונות. ברמה הרא שונה נמצא את תת-המערכות '"הקמה", "עיבוד מרכזי", "עיבוד סגירת חודש" ועוד. מכיון שכוונת התרשים להדגים את תת-מערכת העיבוד המרכזי היא תפורק לי רמה נמוכה יותר. כל אחת מאלו תפורק ליחידות קטנות יותר עד לרמה של י תוכניות, כמו "זיווג תנועות'", "הדפסת יומן", "קליטה בגישה ישירה" ועוד. הנה''חש בסיטית הענרוח למערכות אחרות הפקת דוחות הקמה ועדכון ושאילתות. קבצי אב רשימת רשימת בקרה חשבונות תאורים בל למספרי ד מקוצרים מקוצרים מנות 0 קובד -- קליטה פיננסי , הדפסת עדכוו הדפסת יומן קובץ חשבונות דוח קליטה פיננסייס קליטה בגישה ישירה תרשים 2-6 : מבנה של מערכת תוכנה שלבים בניתוח ותכנון מערכות 9 הבטיחות אינה מרכיב נפרד במערכת או שלב פעילות מיוחד. בנושא זה יש לטפל בכל שלבי העבודה ובהתיחסות לכל אחד מהמשאבים: חומרה, תוכנה, קבצים, הזנת נתונים, זרימת נתונים, פלט ועוד. מפרטי האבטחה יצביעו על אמצעי ההגנה הפיזיים והלוגיים כאחת. כן יציבו אפשרויות גיבוי, שחזור והת- אוששות של המערכות בכל מקרה שאמצעי ההגנה יפרצו מסיבה כלשחי. מפרטי הניסול זמן רב יחסית יחלוף בין עבודת התכנון לניסוי. בתקופה זו יתבצעו קידוד התוכניות והסבת המערכת. למרות זאת על מנתח המערכות לקבוע בשלב זה את כל הנדרש לניסוי באשר הניסוי הינו סימולציה של הפעלת המערכת השלי- מח, יעדי הניסוי צריכים להנחות את עבודת התכנון המפורט, התכנות וההסבה. מפרטי הניסוי יכללו, הצגה מדוקדקת של שיטת הבדיקה (בהתאם למה שסוכם קודם לכן עם המשתמש), הגדרה של הנתונים שישמשו בניסוי ולוח זמנים לשלבי הניסוי ועיתויים, מפרטי פעילויות ידניות כל המפרטים שהוגדרו עד כה על ידי מנתח המערכות היו קשורים במר- כיבים הממוחשבים של המערכת. אל לנו לשכוח כי מערכת לעיבוד נתונים אינה ממוחשבת במלואה והיא כוללת גם תהליכים ידניים. פירוט תהליבים אלה חשוב לא פחות משאר המרכיבים עליהם עמדנו ואשר שייכים לתהליכי העיבוד במחשב. בכדי להביא את המערכת אל ביצועיה המבוקשים חייב מנתח המערכות להגדיר פעולות ידניות אלו. עליו לקבוע את הסדר ואת הדרך בה הן תתבצענה ואת שיטת הטיפול בחריגים. בנוסף עליו לתאם בין הפעילויות הידניות לבין עצמן וביניהן לבין הפעילויות הממוחשבות ולהציג לוחות זמנים לביצוע. מעקב עם הצגת המפרטים לתכנון תמה מלאכתו של מנתח המערכות. מעתה יעבור הטיפול לתוכניתנים ולאנשי הארגון. הראשונים יטפלו בנהלים הממוח- שבים ובתכננת. האחרונים יטפלו בנהלים האירגוניים ובפעילויות ההכנח שיש לבצע בארגון. : למרות זאת אין מנתח המערכות נפרד מהמערכת. עליו לקחת חלק בי השגחה על הביצוע, לעמוד לרשות התכניתנים, להשתתף בפיקוח על הניסוי ובהערכת מבחני הקבלה של המערכת, להדריך את המשתמשים, לעקוב אחר שלבי ההפעלה הראשונים ולבחון את נוהלי המעקב בעת ההפעלה השוטפת. מנתח המערכות הינו המלווה המקצועי של המערכת בפעולתה. שותף לו איש הביצוע של הארגון האחראי לתפעול השוטף, תאום התקנת שינויים ויישום נוהלי הבקרה. 20 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע - | ציוד היקפי. - | ציוד וקווי תקשורת. - | ציוד עזר. בשלשת המרכיבים האחרונים, יש לכלול פרוט סוגים ולציין כמויות. מפרטי תוכנה מפרטי התוכנה מתיחסים לתוכנה התקנית הסטנדרטית ולתוכנת היישו- מים. התוכנה התקנית כוללת: - | מערכת ההפעלה - תוכנה לניהול קבצים ובסיסי נתונים - | תוכנה לניהול תקשורת - | תוכנה לביצוע עיבודים אינטראקטיביים בשיתוף זמן - | שפות תכנות - | תוכניות עזר - | יעוד תוכנת היישומים היא תוכנה שנבנית על ידי הצרכן או שנרכשת על ידו כדי לתמוך בפעילויות הקיימות בארגון ואשר לשמן מופעל מערך עיבוד הנתו- נים הממוכן. כל יישום וכל נושא בארגון הוא ייחודי, לכאורה אך מבחינת תהליבי עי- בוד הנתונים אפשר למצוא אחידות בין תוכניות היישום. אחידות זו מתבטאת בשיטות הפיתוח ( ₪120 , דק! ), מבנה התוכניות, שפות תכנות, ארגון הנתו- נים, שימוש בקבצים, שימוש בתוכניות עזר סטנדרטיות ועוד. החשיבות של שימוש בשיטות אחידות בארגון רבה, בעיקר כדי לאפשר אחזקה תקינה של המערכות בעלות מינימלית וגם כאשר יש תחלופה של עוב- דים העוסקים בכך. מפרטי אבטחה וגלבול בטיחות מערכות עיבוד נתונים דורשת תשומת לב רבה בגלל הפגיעה הז אפשרית בפעילות הארגון כאשר מרכז עיבוד הנתונים מושבת, כאשר ניזוק חלק ממאגר הנתונים בקבצי סרטים או תקליטים או כאשר יש פגיעה בספרית התוכ- ניות. פגיעה מסוג אחר יכולה להיות כתוצאה משליפת מידע או הכנסת מידע על ידי אנשים לא מורשים. הנזק יכול להיות חשיפה של הארגון למתחרה או לשיבוש במאגר הנתונים. שלבים בניתוח ותכנון מערכות ו7 מפרטי הנתונים נתונים נמצאים במערכת במצעים שונים, על אמצעי קלט כתובים, באיח- סון (קבצים, בסיסי נתונים) ועל גבי פלטים קריאים. בשעה שמנתח המערכות בונה את המערכת החדשה הוא מתאר את מבנה הנתונים בפרוט רב ככל שניתן. תאור הקבצים יכלול את הסעיפים הבאים: - | זיהוי הקובץ (שם, תוויות וכו') - | מבנה הקובץ (שיטת אירגון, מספר רשומות, מצע איחסון, גודל גוש, סוג גוש וכו') - | שמירה ואבטחה (מספר "דורות'', משך שמירה וכו'). - פרוט הרשומות (השדות, שמותיהן, אורך בחוליות, וכו'). - | רשימת התוכניות המשתמשות בקובץ (בניה, עדכון, איחזור). אם במקום אירגון קבצים קונבנציונלי עוסקים בבסיס נתונים יש לתאר אותו בהתאם למאפיינים של מבנה, תכולה, כמויות, תדירות עדכון ושליפה וכו', ובהתאם לדרישות ההגדרה המיוחדים לו. כמו הקבצים גם הפלט המודפס מחייב התיחסות מפורטת אשר תכלול: - תכונות פיזיות (גודל, מספר עותקים, צבע, רקע וכו). - | תאור מדויק של הדו"ח (מבנה, סדר השדות, כותרות וכו'). - | נתוני רקע (אמדן כמויות, עיתוי ותדירות הפקה וכו'). רוב הקלט מתקבל מטפסים ידניים אשר בתאורם יש לכלול: - | זיהול הטופט - | מבנה הטופס ותאור השדות - | תכונות פיסיות (נייר, העמדה, הדפסה). יש לצרף שירטוט מדויק של הטופס המתוכנן. במערכת שהקלט שלה יהיה במסכים של מצגים, יש להוסיף את כל מידע הרקע והפרטים הטכניים הקשורים בתהליך הטיפול בטופס במסך, בצרוף שרטוטים מתאימים. מאחר והפרטים הנחוצים לגבי מרכיבי הנתונים דומים מאד ברוב המערכות, נהוג לעשות כאן שימוש רב בטפטים מוכנים מראש כפי שיוטבר בהמשך. בשלב התכנון המפורט יש לחזור ולבחון את מפרטי החומרה (ציוד) ומפר- טי התוכנה אשר נקבעו בשלב התכנון הכללי, ולעדכן את ההזמנות שבוצעו. החומרה והתוכנה משרתים את מערכת המידע ועל כן יש להתאימם לאיפיון המעודכן שלה מבחינת תכולת קבצים, עומס עיבוד, אמצעי קלט ופלט, שיטות עיבוד ומערכות תוכנה תומכות. מפרטי חומרה על מנתח המערכות לתכנן ולפרט במדויק את החומרה שתשרת את ה- מערכת החדשה ולציין: - | יחידת העיבוד המרכזית וזיכרון. כ 0 6%6 ב > וש ו / ייהאם זהו כל הסוד ?" פרק שלישזי איסוף נתונים ותיעוד 1 שיטות לאיסוף נתונלם 2 עריכת ראיונות 3 תיעוד מערכת בפרק זה מוצגות שיטות לאיסוף נתונים בעת ניתוח המערכת והדרך שבה ניתן וצריך לארגון ולתעד נתונים אלו. שמפחות" בנק משכ תאות לישראל בע"מ 33 106 |איסו4. [תוןים מבוא בשלבים הראשונים של העבודה להקמת מערכת חדשה על מנתח המער- כות לאסוף וללקט מספר רב של נתונים ועובדות אודות המערכת הקיימת. עליו לאסוף את מירב הנתונים האפשריים, אך עם זאת עליו להשתדל לרכז ב- ידיו רק את הנתונים הרלוונטיים לנושא הנבדק ולהמנע ככל האפשר מנתונים מיותרים שאינם מוסיפים דבר, שיטות לליקוט העובדות כדי להשיג את אוסף העובדות והנתוני המבוקשים, משתמש מנתח המער- כות בארבע טכניקות עיקריות: א. תצפיות. ב | חקר מסמכים וטפסים. ג. | שאלונים. ד. | ראיונות. בשיטת התצפיות אוסף מנתח המערכות את העובדות במקום התרחשותן ועוקב אחרי עובדות רלוונטיות מקרוב. בחקר המסמכים מנסים לדלות עובדות ומידע מתוך מסמכים וטפסים שקיימים באירגון ובמערכת. שאלונים הינם דרך נוספת שבאמצעותם, כאמצעי תווך, נאספים נתונים ועובדות מאנשים שונים המחזיקים מידע רלוונטי לנושאי התכנון. גם בראיון נאטפים נתונים מאנשים בדרך של מפגש ישיר ביניהם ובין מנתח המערכות. בל אחת משיטות אלה, יתרונותיה ומגרעותיה עמה. על אלה נעמוד ב- המשך. התצפית לשיטת איסוף הנתונים בצפיה כמה יתרונות: בדרך זו יכול מנתח המערכות להתמקד בנקודות רצויות לו. ב | השיטח מאפשרת ללמוד דברים שללא מראה עיניים לא היו מובנים במלו- אם. יתכן שלאותם דברים ולחשיבותם לא היתה מודעות מראש, ולעיתים אף עצם קיומם לא היה ידוע. ג. | יש אפשרות להתיחס לנושאים שקשה לשאוב אודותם מידע משמעותי ובלתי אמצעי בשיטות אחרות, כגון: תנאים טביבתיים או ניצולת משאבים. מאידך, יש בשיטה זו מספר חסרונות: א התנהגותו של הנצפה עלולה להשתנות לעומת המקובל בשל היותו מודע לעובדה שהוא נמצא במעקב. 55 6 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע במערכת ידנית שעוסקת בהוצאת הודעות ללקוחות ישנם פיגורים בי לוח הזמנים. העובדים פועלים בצורה לקויה הנובעת מסיבות שונות. את עבודתם מאפיינת: איטיות, הפסקות ממושכות ואי שימת לב. באשר מנתח מערכות צופה בעבודה במחלקה נוהגים העובדים בצעדי זהירות. עבורם הוא בעל תפקיד שמשמעותו לא ברורה ואין גם בהירות את מל בדיוק הוא מייצג ולמי הוא מדווח. הם גם חוששים מהמשמעויות של תצפית זו. לפיכך הם עשויים לנהוג בצורה שונה אשר לדעתם תענה על צפיות הצופה, ולעיניו תתגלה תמונה שונה מהמציאות. מראה זה עלול להטעותו בכך שהוא לא יוכל לראות את המצב האמיתי, ללמוד את סיבותיו ולפעול לתיקונו. יש המנסים להתגבר על עוות זה בהציעם שיטה של תצפית סמויה הלקו- חה מן התאוריות של שיטות מחקר ומנוצלת לעיתים ע''י אנתרופולוגים. אין שיטה זו מתאימה לתחום עיסוקנו ויש להזהר מאד מלהתפווות לז השתמש בשיטה זו. קיים סיכוי סביר שהתצפית תתגלה ויגרם נזק גדול מכל רווח שאפשר להשיג בתצפית שכזו. האמון של המשתמש, שיתוף הפעולה עימו והרגשת השותפות חיוניים להקמת מערכת ואם הם מתד ערערים, יתכן שאי אפשר יהיה גם במאמץ רב לשקם את הנזק. ב. | מן ההיבט הסטטיסטי אין ביטחון כי בתצפית אחת מתגלית תמונת מצב שכיחה ושגרתית. יתכן שמוצג מצב בלתי אופייני בעת פעילות מוגברת ביותר או פעילות בתנאים מיוחדים. למשל: מערכת חשבונאית הפועלת בסיום שנת הכספים, או מערכת חישוב משכורות בחדש בו מתפרסמות הנחיות חדשות לחישוב. כאשר פועלים במצב חריג קשה ללמוד ממנו על המצב המבוקש, אך כדאי ג. התצפית גורמת מידה מסויימת של אי נוחות לנצפים, ועלולה להגביר הסתייגותם מתהליך ניתוח המערכות. ההסברים הפסיכולוגיים והסו- ציולוגיים בדבר החששות מפני מה שמכונה "סוכני שינוי חיצוניים", מדגישים את עומק הבעיה. לשיטת התצפית הקלאסית, ניתן להוסיף מימד של התנסות עצמית. מנתח המערכות יחליף בעל תפקיד מסוים במערכת. כך יקל עליו להבין דברים מסו- ימים אותם מבצע או אולי מתקשה לבצע אותו בעל תפקיד. מנתח המערכות הופך מצופה לשותף בפעילות ובמידה מסויימת נושא ב- אחריות הביצוע. לשיטה זו יתרונות מסוימים אך גם המגרעות הקיימות בשיטת התצפית. החסרון הגדול הוא בכך שדרך זו ניתן להפעיל רק לפעילויות פשוטות שמתאימות לחקר עבודה או חקר זמן ואינן עוסקות בתהליכי החלטה ותכנון. דרך טובה יותר אפשרית, אם כי קשה לא פחות, היא להספח אל בעל תפקיד מסויים ולשהות במחיצתו פרק זמן כדי ללמוד את פעילותו על מירב היבטיה. מעורבות הצופה בפעילות יכולה גם כן לשבש את דווחו. איסוף נתונים ותיעוד 7 הפעולה: ניהול כרטסת עבודות אחראל: חשב המשרד/מדור תמחיר תאור הפעילות מעתיקים סיכומים מדוח הוצאות ומחילבים חשבון העבודות חישוב אומדן | כפל מספר ימל עלות עבודה בתעריף ממוצע לפי סוגי העובדים תרשים 3-1: רישום נתונים שנאספו בתצפית ניתן לפתח את שיטת התצפית לשתי גישות מישניות. תצפית סטטית ותצ- פית דינמית אשר אפשר לשלב ביניהן בהתאם לצרכים והאפשרויות של המחקר. בראשונה יציב מנתח המערכות תצפית בנקודה או פונקציה אחת וילמד מה קורה בה לאורך פרק זמן. כך מתאפשרת ראיה לעומק של המתרחש. בגישה השניה יעבור מנתח המערכות מפונקציה לפונקציה עם זרימת הנתונים במע- רכת. כך למשל "יצמד" לטופס הזמנה שנכנס לתהליך ויעבור עימו את כל השלבים והתהליכים. תמורת הויתור על בחינה מעמיקה שמעניקה השיטה הקודמת, יקבל תמונה רחבה יותר. כאשר תהליך מסוים מתפצל למספר תהליכי משנה מקבילים, יש לחזור אל כל אחד מהם בנפרד. חקר מסמכים וטפסים בניגוד לשיטה הקודמת מתבצעת הבדיקה בשיטה זו בנפרד מהתפעול השוטף של המערכת. ברוב המקרים יכול מנתח המערכות להעזר במסמכים שנוז צרו ונשמרו בארגון קודם שהתחילה עבודת האיסוף. ממסמבים כאלה ניתן ללמוד על מבנים אירגוניים, מטרות מוצהרות, עבודות קודמות שנעשו באירגון וכד'. כמו כן ניתן לבצע ניתוח כמויות של מסמכים וטפסים ולאסוף עובדות על רמת פעילות עונתיות וכו". 8 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע נמוך מ- א למחלקת קבלת קהל תרשים 3-2: תאור נוהל על פי חקר מסמכים איסוף נתונים ותיעוד 9 לשיטה זו כמה יתרונות: א. | השיטה מספקת מידע חפשי מהתיחסויות סוביקטיביות של אדם זה או אחר ממראה עיניים חדיפעמי. ב | הנתונים הם אוביקטיביים ומתקבלים מהפעילות השוטפת של הארגון ללא התערבות אנושית לעריכתם. ג. = השיטה מאפשרת איסוף מידע כמותי לגבי עובדות מסוימות, ברמת דיוק שאי אפשר להשיגה בשיטות אחרות. ד בשל חוסר המגע עם אנשים בשטח, פטורים מן הבעיה של יצירת לחץ עליהם. לעומת היתרונות אפשר להציב מגרעות אחדות: א. | העובדות הניתנות להאסף בדרך זו מתיחסות לאספקטים צרים בלבד מתוך שלל הנתונים שמנתח המערכות נזקק להם. ב | בשל ניתוקה מן ההתרחשויות עצמן חסרה השיטה את תחושת השדה שבו נעשים הדברים בפועל. אין אפשרות להבין ולהסיק מן המסמכים על מבנים ופעילויות לא-פורמליים שכל כך חיוניים להבנת המערכת. ג. = המסמכים יכולים להטעות באשר קיים לעיתים פער רב בין הכתוב לבין המתרחש בפועל. מסמכים כתובים נחשבים לעדות בלתי מעורערת שר עשויה להגיע לידיים שונות ולכן יש נטיה לעדן, למתן ולהסתיר תופעות שדוקא הן עשויות לענין מאד את מנתח המערכות. יהשאלון = השימוש באמצעי זה איננו נפוץ בין מנתחי המערכות למרות שבמקרים רבים הוא.עשוי להיות מכשיר יעיל ביותר. לדוגמא,. חברת ביטוח מסוימת מתכוונת למכן מערכותיח. לצורך לימוד המצב הקיים רוצים לאסוף נתונים ועובדות מלקוחות החברה אשר מקבלים את רוב הפלט של המערכת. העובדות הנדרשות: -< - - מספר הפניות הממוצע של הלקוח לחברה בשנה - - * משך הזמן הממוצע שנמשך כיום חישוב ובצוע תשלום בעקבות תביעה >= = משך הזמן שביצוע תשלום כזה צריך להמשך, לדעת הלקוח - | מספר הפעמים שהלקוח נתקל בשגיאות חישוב בפוליסה ו תוך כמה זמן וכיצד מקבל הלקוח התראה על פיגור בתשלום וכו'. קבלת תשובות לשאלות אלה ממספר.רב של לקוחות אפשרית רק בשיטת השאלון. דוגמא נוספת: בית ספר מסוים מעסיק מדי חודש עשרות מרצים אשר חלקם מתחלף מידי חודש. התשלום נעשה עפ"י שעות ההרצאה בפועל. המע" רכת העוסקת בהוצאת תשלומים הינה ידנית ומתכוונים להסב אותה למיכון. איסוף נתונים יכול להעשות באמצעות שאלון אשר יכלול בין חיתר שאלות אלו: 7 0 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע - | לפל איזה תעריף אתה מקבל שכרך? - | כמה חודשים בשנה אתה מרצה? - | כמה שנות ותק יש לך בבית הספר הזה? - כמה פעמים קבלת חשבונות תשלום שגויים? - = כמה זמן בממוצע נמשך תקון טעות שכזו וכמה זמן עבר עד החזרת הכסף? - | באיזה חודש הינך מקבל את הדו"ח השנתי המרוכז עבור מס הכנסה? - | האם תלוש השכר מפורט מספיק, ואיזה פרטים נוספים היית מעונין לראות בו? = כמה זמן בממוצע חולף מיום הגשת החשבון ועד קבלת התשלום? יתרונות שיטת השאלון: א. | פניה לציבור גדול של אנשים/ארגונים בעת ובעונה אחת. בכך נחסך זמן רב ומוצב בסיס עובדתי רחב על פי דווח מהשדה. ב | בשיטה זו אין מגע פנים אל פנים עם המשיב ולכן קטן הלחץ שנוצר עליו. ולעומתן, החסרונות: א. | עובדה ידועה היא כי מקבלי שאלונים ממעטים להשיב עליהם. לפנינו בעיה, ולעיתים קשה ביותר, כיצד להבטיח שמספר המשיבים יהיה מספיק מבחינה סטטיסטית. מדובר למעשה בשילוב של שני גורמים: מספר המשיבים, והיותם מדגם מייצג של אוכלוסית היעד. ב | בשל אופיו של השאלון ומבנהו ניתן לאסוף בעזרתו רק נתונים מתומצתים ומוגדרים מראש. אופיניים בו נתונים ועובדות כמותיים או ניתנים לס מול. עמדות ניתן לייצג בשאלון תוך שימוש בסולמות או בשיטה דומה. לעומתם קשה מאד לקבל תשובות לשאלות מורכבות וקשה לקבל באמצ- עותו תשובות לשאלות רגישות. ג. | בשל חוסר התקשורת הישירה בין השואל לנשאל גוברת תופעת חוסר הדיוק. זאת בשל חוסר הבנת השאלה או כוונתה, מתוך חוטר שימת לב או בגלל הנכונות להציג דברים באור חיובי או שלילי יותר בהתאם לענין של המשיב. ד. | שיטת השאלון כרוכה בהוצאות מיוחדות והכנות טכניות ומינהליות מעבר לנדרש בשיטות האחרות: גרפיקה, הדפסה, שיכפול, מעטפות, ביול, מעקב תשובות, תזכורות וכו'. ה. לאחר שהשאלון נוסח והוכן אין אפשרות להוסיף שאלות או הבהרות שלא הוצגו קודם לכן. לעתים קרובות יתברר כי ישנן שאלות כאלה, אך על הצורך בהן נלמד רק במהלך הלימוד של המערכת אשר נעשה בחלקו על ידי תשובות שהתקבלו. יש המנסים להתגבר על בעיה זו ע"י הכנת שאלון נסיוני, הפצתו למספר קטן של משיבים ובחינתו בעזרת המשיבים, אם אפשרי. רצוי ששאלונים אלה, או לפחות חלקם ימולאו בנוכחות האדם שהכין אותם כדי שיצבור מידע חשוב נוסף על השאלון ותכולתו. איסוף נתונים ותיעוד ו ראיון הראיון הינו הדרך השימושית ביותר בה נוקט מנתח המערכות בבואו לאסוף עובדות. בשל עובדה זו ובשל העובדה שהראיון הינו מכשיר מורכב במיוחד ומחייב זהירות רבה בעריכתו נדון בו בנפרד. עתה נבחן את יתרונותיו ומגרעותיו כשם שטיפלנו בשאר הדרכים לאיסוף עובדות. היתרונות הבולטים של השיטח: א. מאפשרת לימוד נקודות מבט שונות לגבי תהליכים ועמדות לעומת השי- טות האחרות שמציגות בדרך כלל זוית ראיה מסוימת. גמישה ומאפשרת שינויים. אם תוך כדי הראיון מתגלית נקודה או נושא חשוב, שלא הוצג מלכתחילה או שלא יוחסה לו חשיבות, ניתן לפתח אותו ולהציגו בכל היבטיו. מאפשרת קבלת נתונים שלא ניתן לקבלם בדרכים אחרות, רוב התהליכים והעובדות הרלוונטיים אינם קיימים בכתב. עמדות, דעות והרגשות אינן ניתנות להלמד בראיה למשל. כל אלה יכולים להבחן במהלך השיחה המתד קיימת בעת הראיון. מגרעותיה של השיטה: א. העובדות הנאספות עלולות להיות בלתי נכונות. גורמות לכך שתי תופעות אופיניות נפרדות, שלעלתים אף חוברות יחדיו. ראשית, חוסר ידיעה. המרואיין עלול שלא להתמצא או לדעת את כל התד שובות אותן אנו מבקשים. למרות זאת יתכן שהמרואיין לא יודה בכך מפאת חששו שהודאה שכזו תתפרש על ידי המראיין לשלילה. לכן, למרות אי חידיעה אנו עלולים לקבל תשובה שאיננה תואמת בהכרח את המד ציאות. שנית, ישנה נטיה טבעית ובולטת להציג תמונה טובה או גרועה השונה מהמציאות. חוסר הבהירות אודות השימוש שיעשה מנתח המערכות בעובדות, רצון להמנע מחשיפת בעיות פנימיות והשאיפה להראות מצליח ויעיל תורמים גם הם להסטת התמונה המשורטטת מזו הקיימת בפועל. הראיון, יותר מכל השיטות האחרות, מחייב יכולת ניווט של המפגש. כאשר צריך לתמרן בין בעלי עמדות ודעות שונות, לעיתים גם נוגדות. הלחצים והחששות עליהם עמדנו, עלולים להקשות על מנתח המערכות העורך את הראיון. זוהי דרך טובה אך לאורכה פזורים המכשולים ולא לכל אחד ובכל מקרה, הכישורים והיכולת להתגבר עליהם. הראיון יכול להערך עם בעל תפקיד אחד בלבד (בדומה לתצפית). לכן הינו בלתי יעיל במקרים בהם יש לאסוף עובדות ממספר גדול של אנשים כדי לקבל תמונת מצב נכונה. 2 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע באיזו שיטה נבחר? כפי שראינו, לכל אחת מן השיטות יתרונות ומגבלות ועלינו להתאים את השיטה לאפשרויות איסוף הנתונים במערכת. אין ללכת בדרך הפשטנית של התאמת שיטה מסוימת למערכת נתונה, אלא לנקוט בשיטה המורכבת של שילוב אופטימלי בין כמה שיטות. לדוגמא, מנתח מערכות עוסק בבדיקה של מערכת העוסקת באספקת חלקי חילוף ורכיבים אלקטרוניים לאלפי לקוחות. בכדי להגיע לעובדות הנחו" צות לו ללימוד המצב הקיים הוא עושה שימוש בכל ארבע השיטות: א. | שאלונים. כל לקוחות החברה יקבלו: שאלונים. בעזרתם נקבל תשובות לשאלות כמו: איפיון וסיווג לקוחות, תלונות לקוחות על מערכת עיבוד הנתונים הנוכחית, חלקם של הלקוחות בתהליך יצירת הנתונים, מגמות ניתנות לאיבחון בהתנהגות לקוחות, איבחון עונתיות וכו'". ב | ראיונות. יערכו מספר פגישות עם בעלי תפקידים ברמות שונות כדי לקבל מידע בנושאים שונים: מנכ"ל החברה - מטרות האירגון, ציפיות ממערכת עיבוד הנתונים וכו'. - מנהל המכירות - | מטרות המערכת, קווי פעולה, בעיות במכירות, מידע חסר וכו'". ְ - מנהל החשבונות - השלכות כספיות של המכירות וכו'. - סוכני מכירות - דרך יצירת הזמנה, בעיות בתהליך, תלונות לקוחות כמויות, הספקים, מגמות במכירה וכו'. - מחסנאי זוטר פעילויות קבועות ומיוחדות,. כמויות והספקים, | בעיות וכו'. במקביל תנוצל שיטת הראיונות כדי להגיע אל מספר לקוחות. כאן יאספו נתונים שנועדו לאמת את התוקף הסטטיסטי של מדגם התשובות שהגיעו בשאלונים. ג. = תצפיות. תערך תצפית של כל התהליך המרכזי מרגע הגעת סוכן ללקוח, דרך קבלת ההזמנה, הנפקת הסחורה ועד להוצאת החשבון. ד. | ניתוח מסמכים. יבדק חומר כתוב ובין השאר: - ספר החברה ‏ - לצורך הבנת המבנה האירגוני הפורמלי וקביעות מועצת המנהלים בקשר לתפקוד המערכת. - סקר או"ש שנערך קודם לכן - ללימוד ממצאים הנוגעים בחקר שיטות עבודה. הקשורות להנהלת החשבונות. תיקי ארכיון למציאת מספר טפסי ההזמנה שטופלו ואוחסנו בכל חודש בשנה החולפת. דווחים סטטיסטיים - ללימוד עובדות שונות לפי הדווחים שבוצעו. איטוף נתונים ותיעוד 3 תוכנית איסוף נתונים בטרם יצא מנתח המערכות לאסוף נתונים הדרושים לו עליו לתכנן את עבודתו. אין לנהוג בשיטה של "נתחיל לאסוף והשתלשלות הדברים תנחה את צעדינו". במקרים רבים אין אפשרות קלה לחזור ולטפל בנושאים שמלכתחילה טופלו בצורה שגוייה או מוטעית. תוכנית איסוף נתונים טובה מבטיחה ברמת סבירות גבוהה אפשרות להגיע אל העובדות הרצויות תוך שהיא מעניקה חפיפה ובדיקה צולבת של עובדות במקום שהדבר רצוי. תוכנית איסוף הנתונים הינה חלק מתוכנית עריכת הסקר. היא נבנית בדי להשלים את תמונת המצב חקיים הדרושה לתכנון המערכת החדשה. = 6 ד || 0 ס 0 ס ס ס ₪6 ₪9 * 90 0 "אפסיק תפוקה, רוצה חופשה!" 2 פר'כת רא'!ן!ת מנוא הראיון כבטכניקה נלמד במסגרות שונות. הראיון המבוצע במסגרת הסקר מכוון לאיסוף נתונים על המצב הקיים. לכן אין להסתפק בתאוריות הכלליות בנושא, אלא יש לנסות ליישמו לצרכים המיוחדים. רבים ממנתחי המערכות נכשלו, שעה שניגשו לערוך ראיונות מתוך הנחה שמלאכה קלה ניצבת בפניהם. מי שהניח שזוהי משימה פשוטה שאין צורך להק- דיש לה מחשבה והכנה גרם לנזקים אשר חלקם אינם ניתנים לתקון. לפיכך נדרשת גישה זהירה לנושא. נקודת המוצא שלנו קובעת כי דרוש שיתוף פעולה בין איש ענ"א לבין המשתמש כדי להצליח בהתקנת המערכת. באותה מידה של שיתוף פעולה ורגי- שות יש לנהוג גם בעת הראיון. רוב המרואיינים הם גם משתמשי המערכת העתידים והם יצטרכו לפעול במסגרתה. הצלחת הראיון אינה נמדדת רק בהשגת העובדות אלא גם בהעברת המסר על יעוד המערכת וקליטת תחושת הצרכנים העתידיים לגבי תפעולה. בראיון צריך לדובב את המרואיין ולא לתדרך אותו לגבי כווני התכנון שכבר התגבשו. ראיון איננו סתם אוסף שאלות ותשובות. ראיון טוב משלב את היכולת להציב את השאלות הנכונות לאדם המתאים, במקום הנכון ובזמן הנאות. את הראיון אפשר לבחון בשלשה היבטים: תכנון הראיון. ב. | ניהול הראיון. סיכום הראיון. ההמלצות בהמשך הינן כלליות ועל מנתח המערכות לעשות בהן שימוש מושכל בהתאם לצורך ולמקרה. הז איסוף נתונים ותיעוד 5 תכנון הראיון את כל הכרוך בראיון יש להכין ולארגן מוקדם ככל האפשר, ובכלל זה: קביעת מועד, תאום מקום, הבטחת תנאים סביבה, חומר רקע, נתונים, ועוד. תכנון מוקדם יבטיח מרווח התארגנות מספיק וימנע את השטחיות של המפגש. אותו הגיון צריך להנחות כדי לעשות כל מאמץ אפשרי להמנע משינויים בסידור רים שנקבעו מראש. שינויים גורמים בדרך כלל לרושם רע והרגשה של חוסר התיחסות רצינלת. במקרים רבים כדאי שמנתח המערכות יוצג על ידי בעל סמכות, מעל סמכותו של המרואין. הצגה יכולה להעשות כאשר המציג ילווה את מנתח הז מערכות אל המרואיין. דרך אחרת הינה בהודעה טלפונית אודות הראיון. רעיון ההצגה מתבסס על ההנחה כי יש בה מעין האצלת סמכות, ולוא גם זמנית, על המראיין. גישה זו איננה טובה במקרה שקיימים יריבות או קרע בין המציג והמרואיין. לעיתים, כאשר המציג נכנס לראיון ביחד עם המראלין, הוא רואה עצמו כמנחה חדיון. יש להזהר מן האפשרות שהשליטה על הראיון תשמט מידיו של מנתח המערכות אשר חייב להנחות את הפגישה ולנהלה בהתאם למטרות שהציב לעצמו. שאלת מיקום הראיון הינה בעלת משמעות. ישנם הגורסים כי כדאי לארגנו במקום העבודה הטבעי של המרואיין: בחדרו וליד שולחן עבודתו, במקום עבודתו מרגיש המרואיין בטחון עצמי ונוחות, והוא מוכן לסייע ולתרום לאחרים מיכולתו וידיעותיו. אין לצפות שבמהלך הראיון אפשר יהיה ללמוד רבות על פעילויות הקשורות בתפקיד, ללימוד פעילויות אלו יש לנהוג בשיטת התצפית או שיטה אחרת. אם תנאי העבודה של המרואיין אינם מאפשרים שקט וריכוז בעת הראיון (למשל באשר יש רעש מכונות או תנועת אנשים), רצוי לקיים את הראיון במקום אחר. רצוי לבחון אפשרות זו לפני קיום הראיון. ישנם מרואיינים שבעיניהם יש משמעות לכך שהראיון נערך במקום בעל יוקרה גבוהה יחסית ושהוגש במהלכו כיבוד. אפשר להשתמש למטרה זו בחדר הנהלה, במסעדת המנהלים או גם בבית קפה מחוץ למקום העבודה. לעריכת הראיון מחוץ למקום העבודה הרגיל, ובמיוחד עם אלה העובדים בחדרים להם שותפים אנשים נוספים, יש יתרון נוסף. ההנתקות יוצרת אוירה מבודדת ונוחה, והשיחה יותר משוחררת וקולחת. בעת ההכנות יש להכין רשימת שאלות שתשמש בסיס להנחיית הראיון המיועד. הרשימה תוכן בצורה שתחיה נוחה לעיון ולא תגרום להפרעות ברצף הפגישה. 66 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע ניהול הראיון את הראיון יש לנהל בצורה לא פורמלית ורצוי להביא לשיחה קולחת שבה ניתן למרואיין להשיב באריכות. יחד עם זאת אין להגרר להגזמה ולהפוך את הראיון לשיחה בטלה. יש להקפיד ולשמור על סגנון עניני. חשוב מאד שמנתח המערכות יהיה מצויד בשפע של סבלנות בבואו לראיון אל לו להתערב יותר מדי במהלך התשובות ועליו לאפשר ביטוי עצמי גם לאח- רים. לעיתים נוטים המרואיינים לתאר עובדות שוליות או לספר דברים שאינם חשובים במיוחד עבור מנתח המערכות. מוטב לשאת זאת ואף על חשבון הזמן היקר והקצוב ובלבד שלא לתת למרואיין הרגשה לא נוחה, הרגשה שמאיצים בו ומכתיבים לו מה להשיב. מנתח המערכות צריך להשמר מכל וויכוח, עצה או מעורבות אישית. בשעת איסוף הנתונים מענינת אותו תמונת המצב הנוכחי, ואין הוא צריך להציע כיצד לשנות את המצב או להוכיח את המרואין על מחדליו. גישה זו עלולה להקים חיץ בינו ובין המרואין. מאחר ושיתוף הפעולה עימו כל כך חשוב הרי שהתוצאות במקרה כזה עלולות להיות קשות עד כדי ניתוק מגע. לעיתים מגלה המראיין, לאחר שהציג שאלה מסויימת, נסיונות של הת- חמקות או תשובות סותרות. במקרה כזה אסור להציג את הדבר כשגיאת המ- רואיין, אלא כאי הבנה שלו עצמו. אם נסיון ההתחמקות חוזר אין להכניס את המרואיין לאוירה של חקירה צולבת. מנתח המערכות איננו חוקר ואל לו לדחוק את המרואיין למצב של נחקר. על מנתח המערכות, להתרכז משך כל הראיון ולגלות ענין בדבריו של המרואין ולהראות לו כי דבריו נופלים על אוזן קשובה. במידת הצורך יש לרשום פרטים של השיחה, ובגלוי. יש לשאול שאלות מתאימות לתפקידו ועיסוק של המרואיין. מנהל בכיר לא ישאל בנושאי הפעלה שוטפת. מפקיד הנהלת חשבונות או מנהל עבודה אין לצפות שיענה על שאלות בדבר מדיניות האירגון. בעת הראיון יופנו אל המרואיין שאלות בנושאים כלליים של ניהול ותפקוד המחלקה או ביצוע משימה או תפקיד מסויים. לאחר מכן הוא ישאל על נושאים המכוונים לתפקיד שהוא ממלא. שאלות בלליות אשר אפשר להפנותן אל רבים מהמרואלינים: - האם יש הגדרת מטרות ידועה ומוסכמת לארגון, למחלקה? - | מהם תחומי האחריות והפעילות של המחלקה, האם יש הסכמה או שדרוש שינוי? - | האמיש הגדרת תפקידים ואחריות של המחלקה ובתוך המחלקה? - מהי הכשרת הצוות למילוי תפקידו, האם נדרש שיפור או שינול בתחום זה? איסוף נתונים ותיעוד 7 - | מהו תהליך הפעילות בכל תחום? - | הניתן להפחית מגעים מיותרים, למנוע עיכובים וכפילויות בטיפול בנתוז נים ומידע? - = איזה מידע נוסף נדרש לפעילות המחלקה ואיזה מידע לא דרוש? - | האמיש לך הצעות לתיקון או שינויל ועוד... כאשר השאלות מופנות למנהל הן תהיינה כלליות ותתייחסנה לצוות, כאשר השאלות תופנינה לעובד הן תהיינה אישיות ובתחום עיסוקו. השאלות שתופנינה לאנשי שווק יכולות להיות: - = איך מבוצע איסוף נתוני מכירות וניתוח מצב המכירות? - | מהו תהליך קבלת הזמנת לקוח, האם נדרש שיפור ל האם יש הצעות שיפור ואילו הן? - | האם יש מעקב אחר פריטים דלייתנועה ואיך מדווחיפומטפלים בהם? השאלות שתופנינה למנהל החשבונות תתייחסנה לתחום פעילותו: - = ביצד מתנהלים כיום רישומי החייבים ומהו המעקב לקיצור תקופת החוב? - = כיצד מתנהלים כיום רישומי חשבונות המלאיל - | האם יש עיכובים בכתיבת חשבונות ללקוחות, ואם כן - האם קיימות הצעות ביצד להתגבר על כך? - = איך מבררים מצב חשבון וכמה זמן דרוש לעמלד/ תשובה מפורטת וכמה זמן דרוש לקבלת יתרה? ועוד... ו חשוב שמנתח המערכות ידע וישתמש בשעת הראיון במינוחים מקובלים על איש שיחו וחבריו. אם טופס מסוים נקרא בפי כל "הטופט הירוק", רצוי להשתמש במונח זה ולא להתעקש ולכנותו "טופס 475/8". השליטה במונחים המקצועיים, הכרת השמות והעגה השולטים מקנים למרואיין הרגשה כי האדם הפונה אליו איננו זר הבא לתת עצות בלבד, אלא מישהו שלמד את המערכת ומשתדל לעזור. בכדי להגיע ליכולת לשלוט במושגים יש להשקיע בהכנה לקראת הראיון. כל משך הראיון יש להבדיל בין עובדות ודעות. הדברים אמורים קודם בל לגבי המרואין והדברים שהוא משמיע. אולם יתכן גם מצב שבו תוך כדי הראיון ירצה המראיין לרשום לעצמו הערת התרשמות או רעיון שחלף במוחו. עליו לציין זאת כדעה ולא כעובדה. משך כל הראיון יש להשתמש בתוכנית השאלות שהוכנה מראש, אך אין להצמד אליה בכל מחיר. לעיתים מזומנות יתבררו נושאים ושאלות שלא נחזו מראש. יש לטפל בהם אם הם שייבים לנושא הדיון. 08| יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע במשך הראיון ישמעו עובדות ונתונים רבים. הזכרון אינו מספיק ודרוש רישום שוטף של השיחה. הרישום צריך לקבל את אישורו של המרואיין מיד בראשית השיחה, ואם תהיה לו התנגדות, יש לותר עליו. ברוב המקרים הבקשה תענה בחיוב והיא תתרום לאוירה נוחה. בעת האחרונה נוהגים מראיינים להחז ליף את הרישום הכתוב בהקלטת קול. אמצעי זה גורם לשעור גבוה יותר של רתיעה, אם כי גם כאן הענות גבוהה. לקראת סיום הראיון מומלץ לבדוק ביחד עם המרואיין את עיקרי הריז שומים שנערכו. הדבר יזכיר נקודות נשכחות, ימנע רישומים שגויים ויקנה למרואיין בטחון שהוא יודע מה נרשם בשמו. אין צורך לקרוא כל מילה ומשפט שנרשמו. עיקרי הדברים וסיכומיהם הם שצריכים להיות מוצגים באשר הם משרתים את המטרה הכללית. סיכום הראיון הראיון יסתיים בהבעת תודה למרואיין כחלק מכללי הנימוס הבסיסיים. בנוסף לכך מומלץ מאד להודות למרואיין גם בשלב מאוחר יותר במכתב, או דרך הטלפון. את התודה ניתן להפנות אל המרואיין, אל מנהלו או לשניהם. בדרך זו תשמר רציפות הקשר עם המרואיין ויקל בעת הצורך לפנות אליו ישירות ולבקש הסבר לנושא שלא הובן כראוי או לקבל פרט מסוים שהוחסר. התודה תחמיא למרואיין ותצביע על כך שמיחסים חשיבות לדבריו. אין להשאיר את הרישומים שנערכו בשעת הראיון כפי שהם. רישומים אלה אינם מאורגנים ובחלקם גם אינם ברורים. בשל לחץ זמן, כתוב חלק מהד- ברים בתמצות יתר או שיש בהם חלקים שאינם דרושים ובמועד מאוחר יותר יהיה קשה לפענח אותם. לכן, בהקדם אפשרי על המנתח לערוך מחדש את רישומי הראיון. יש להפכו למסמך תמציתי המסודר בצורה הנוחה ביותר ולה מנע מתאורים ארוכים מדי. מיד עם סיכום ועריכת הממצאים יש להפיק את הלקחים כדי לשפר איכות הראיונות הבאים. שאלות חדשות יתווספו למרואיינים הבאים, ושאלות אחרות עשויות להמחק כבלתי רלוונטיות. לגבי שאלות שהתשובות עליהן נראות כבלתי מספקות או נראות כבלתי תואמות את העובדות הידועות, יעשה מאמץ לקבל עליהן תשובות גם ממרואיינים אחרים לשם אימות. כך ניתן יהיה להגיע לתיאור תמונה קרובה ככל האפשר למציאות. 31 ת'3!8 אארכת מבוא העובדות המלוקטות, כמו הנתונים והפרטים הטכניים הנוצרים במהלך העבודה, מחייבים רישום מסודר. מערך תיעוד הינו אוסף המסמכים הרלווני טיים הנוצרים במשך הפיתוח והתפעול של המערכת והוא מורכב מארבעה תחומים: א. ב ג. ד תיעוד לניתוח ותכנון. תיעוד לתכנות. תיעוד לתפעול. תיעוד לניהול. הנושא שבו נדון הינו התחום הראשון אשר כולל את המסמכים הנוצרים בשלבי הנתוח והתכנון. תיעוד זה יהיה למעשה הביטוי החיצוני, ההשתקפות הפיזית לעבודתו של מנתח המערכות. ' הצורך בתיעוד הצורך בתיעוד נובע ממספר סיבות עיקריות. סקירת סיבות אלה מבהירה את הדרישות עליהן צריך לענות תיעוד טוב: א. התיעוד מקטין את פגיעות המערכות. עם התפתחות המערכות עולה במקביל מחיר כשלונן. תיעוד טוב יכול להקטין פגיעות המערכות, כמו למשל עליידי ביטול התלות של מערכות באדם בודד או בקבוצת אנשים אשר "יודעים". במערכת בלתי מתועדת גוברת התלות המוחלטת באדם אחד (או יותר) אשר רק בידו נאגר כל המידע. תפקוד המערכת מותנה בנוכחותו הפיזית ובמידת השיתוף שלו והסכמתו לפעולות שנעשות, וזאת, גם אם מקומו ההיררכי נמוך. תיעוד טוב יכול לעשות את המידע לנחלת הכלל. התיעוד מסיע בעת התרחבות וגידול כבר הזכרנו את האופי הדינמי והמשתנה של המערכות. הרחבת המיחשוב פרושה בין השאר שילוב הולך וגדל בין מערכות והעלאת רמת הדרישות. המשך פיתוח מערכות מחייב הבנה של תהליך בנייתן ותפעולן העכשווי והבנה מלאה של התכנון. שילוב מערכות דורש רמת הבנה גבוהה יותר הכוללת גם את הרקע לפיתוח, אילוצים שהיו וקיימים, פתרונות פיתוח שונים שנדחו, סיבות לתכנון שבוצע, ועוד. .9 20 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע ג. | התיעוד מאפשר ניהול ובקרה עבודת הניתוח והתכנון הינה מורכבת וממושכת. כדי שאפשר יהיה לבחון באיזו מידה היא מתקדמת לקראת היעדים שהוצבו בתחילתה יש לקיים בקרה מתאימה. תוצר עבודת ניתוח ותכנון מערכת הינו תיעוד הנוצר ומתפתח במקביל להתקדמות העבודה. התיעוד יכול אם כן לטייע לשתי מטרות, האחת - לבחון עד היכן התקדמה העבודה, מה נעשה ומה יש להשלים, והשניה - לבחון את איכות הביצוע. אין להעלות על הדעת בקרה של פיתוח המערכת מבלי תיעוד מתאים. אולם, התיעוד אינו בקרה אלא אמצעי ותנאי הכרחי לניהול ובקרה של מערכת ממוחשבת. ד. | התיעוד משפר את יעילות העבודה השפעת התיעוד ניכרת בשלשה מלשורים: ראשית, מנתח מערכות אשר מקפיד על תיעוד טוב משפר את עבודתו על ידי תכנון עבודה, בקרה עצמית ובחינת התוצאות. הוא לא יפסח בטעות על שלב או צעד זה או אחר ולא ישמיט פרטים מסוימים, עובדות או מסק- נות אשר למד קודם לכן. שנית, תיעוד טוב מבטיח תקשורת טובה בין מנתח המערכות לתוכניתן. כל פרט רלוונטי יועבר בצורה נאותה מן המנתח אל התוכניתן. ככל שחז תיעוד יהיה טוב יותר כך תמנענה הטעויות הנפוצות עקב פערים בין כווז נת התכנון לתרגום שנותן לה המתכנת בשעת קידוד התוכנית. שלישית, תקשורת בין מנתח המערכות והמשתמש. תיעוד טוב מביא לצמ- צום ספקות וחלוקי דעות אודות כוונות וצרכי המשתמש, מגבלות ואילו- צים, הבעיות העקרוניות במצב הקיים, הדרישות המרכזיות מהמערכת הממוחשבת ועוד. כל אלה ינוסחו ויפורטו במסמכים - כדי שלא יותירו מקום לאי הבנות. כך מקטינים את הסיכוי שלאחר מאמצים מתמשכים וניצול משאבים להקמת מערכת ממוכנת יטען המשתמש שאיגנו שבע רצון מכיון שלא הבינוהו ולא סיפקו לו את שביקש. מצב שכזה מתסכל ביותר גם עבור מנתח המערכות החש שעבודתו נעשתה לריק. ערכו של התיעוד חשיבותו וערכו של התיעוד שונים במקרים שונים מכיון שמערכת אחת אינה דומה לשניה. תיעוד נחוץ לכל מערכת אך מידת חשיבותו שונה. הרשימה הבאה מציעה קריטריונים לביצוע תיעוד מקיף של מערכת. ערך נמוך לקרי- טריונים אלו מוליר להפחתת ערכו של התיעוד במערכת. .ו איסוף נתונים ותיעוד משכ:תאות לישראל בע מ / ,מפחות" בנק א. מקוריות ככל שמשולבים במערכת מרכיבי מקוריים וחדשים יותר כן דרוש תיעוד מקיף יותר. ב. | קריטיות המערכת | כאשר התלות במערכת גדלה מובנת השאיפה לנט- רל את הסיבון בעזרת תיעוד מפורט. ג. | מחיר המערכת עם עליית המשאבים המושקעים במערכת עולה הכדי איות להשקיע בתיעוד כדי להגן על ההשקעה. ד. | מספר הגורמים במערכת | אם מעורבים במערכת גורמים רבים (אני שים, מחלקות), חייבים להקדיש תשומת לב גדולה יותר לתיעוד שהוא הבסיס לתקשורת ביניהם. ה. זמני תגובה קיצור משך התגובה הצפוי במערכת מחייב את תיאום הפעלת המשאבים שידרשו כדי לקצר את התהליך וכדי להתגבר על תקלות אפשריות. התיעוד הינו אחד הז עזרים לתיאום. תכולת התיעוד גם אם קיימת הסכמה במעט מלאה בדבר חשיבותו של התיעוד הרי שקיימות דעות שונות בדבר הרכבו, תוכנו ודרך הצגתו. ככלל ניתן לומר כי התיעוד צריך לשקף את כל עבודתו של מנתח המערכות. מאחר ואנו דורשים כי התיעוד יווצר במקביל לשלבי העבודה נוח והגיוני לבקש שהתיעוד יכלול את כל הצעדים הנכללים בעבודת המנתח (כפי שהובאו בפרק הקודם) ובסדר הנתון שלהם. רצוי לקבוע לתיעוד מבנה הררכי בחלוקה לתחומים, פרקים ומסמכים: תחום תיעוד ניתוח ותכנון תכנות פרקי תיעוד | הגדרת תאור חקר תיבון מפרטי המשימה | המצב הקיים | הישימות | המערכת | המערכת החדשה מסמכי תיעוד עובדות ובעיות דרישות פתרונות | ישימות במערכת הקיימת | מהמערכת החדשה | חליפיים | כלכלית 2 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע תחום התיעוד במקרה שלפנינו יהיה כל התיעוד שיכין מנתח המערכות. פרקי התיעוד נקבעים לפי השלבים בהם נזקקים לאישורו של דרג מוסמך באירגון על מנת להמשיך בעבודה. מסמך תיעוד יהיה המרכיב הקטן ביותר בתיעוד. כאשר מנתח המערפות מסיים פעילות כלשהיא הוא ירכז ויכין גם את המסמך או המסמכים הרלוונטים ויצרפם לתיק התיעוד הכללי במדור המתאים. המושג "מסמך" מובא כאן במובנו הלוגי ולא במובנו הפיסי. יתכן למשל מס- מך שארכו שורות אחדות (למשל, "מטרות המערכת") ולעומתו מסמך אחר הכולל מספר פריטים בנושא אחד (כמו דוגמאות טפסי קבלה למחסן) או מסמך שאורכו רב והוא מפרט נושא שלם (למשל פתרונות חליפיים). המסמכים הולכים ונוצרים, אחד אחרי משנהו, עם התקדמות העבודה. אם נקח את רשימת הצעדים שעל מנתח המערכות לבצע, נקבל גם את רשימת המסמכים שעליו להכין. אולם רשימה זו הינה מירבית, ובמערכות מסויימות יהיו צעדים אלה או אחרים מיותרים וכך גם לא ימצאו ביטוי בתיעוד. העקרון המנחה הינו שהתיעוד צריך להיות פורמלי, מובנה ותמציתי תוך שמירה על בהירות מירבית. לצורך זה יכולים להתאים עזרים שונים בהתאם לצורך ולנטיותיו ולדיעותיו של מנתח המערכות. בין העזרים הללו, אשר בהם נדון בפרק הבא, נמצאים תרשימי הזרימה למיניהם, טבלאות החלטה, תרשימי מטריצות, תרשימי רשת, תרשימי מבנים ארגוניים, לוחות תכנון, שרטוטים היררכיים, טבלאות נתונים ועוד. עם זאת יוותרו תמיד נושאים או פעילויות שאותם נצטרך לתאר בצורה מילולית בלתי פורמלית:תאורי רקע, הגדרת מטרות, סיכום וניתוח בעיות וכן הלאה. יש לשאוף שמלל זה יהיה תמציתי וברור. נהלל התיעוד כדי שאפשר יהיה להפיק מהתיעוד את היתרונות הרבים יש לקבוע נהלים מחייבים אשר יגרמו להאחדת התיעוד בכל היחידות של המשתמשים וביחידת ענ''א. הנהלים צריכים לטפל בצד הטכני של התיעוד ובצד התוכן שלו. ובצד בכל מסמך צריכים לציין מספר סעיפים עיקריים: א. | מטרת המסמך | - כמשמעו, מסמכים נדרשים לכל שלבי ניתוח ותכנון המערכת. תכולת המסמך | - פרוט הנושאים או ענינים שהמסמך צריך לכלול. הנחיות טכניות - מקור המסמך, אחריות למילוי, שימוש, אחרליות = תיעוד, השמדה ועוד. ד. הערות - נהלים הקשורים בהכנת המסמך ובשימוש בו, טפטים, דוגמאות ועוד. איסוף נתונים ותיעוד 33 כל נוהל או תקן עוסקים תמיד במקרה הכללי והמקיף ביותר, בכדי לא להותיר את המשתמש ללא מענה במקרה כלשהו. עם זאת, יתכנו מקרים בהם חלקים מסוימים של התקן אינם רלוונטיים. דוגמאות: א. | במערכת מסוימת אין צורך בחקר ישימות בשל העובדה שההנהלה קבעה את הפתרון מראש (למשל, העתק פתרון במפעל אחר של אותו חברה). במקרה זה לא נדרש חקר ישימות מלא וגם לא תיעוד מלא של הנושא, אלא סיכום ההחלטה וההמלצות הגלוות. ב | במפעל חדש מקימים מערכת מידע ממוחשבת. כאן אין צורך בשלב של לימוד המצב הקיים, ולכן לא ימצאו לו עקבות בתיעוד. אך יתכן שבמקום זאת יוצג מצב של מפעלים אחרים דומים. ג. | במערכת מסולימת יש אילוצים ומגבלות שנקבעו על ידי מערכת אחרת (למשל מבנה קבצים, דווחים) ולכן המסמך יפרט הגדרה סופית ולא יציג אלטרנטלבות. משמעות הדבר כי בנוחל התיעוד יש לראות רשימת תיוג מירבית ועל מנתח המערכות להשתמש בחלקים הרלוונטיים ולוותר על חלקים אחרים. סימון מסמכים מסמכי התיעוד חייבים להיות מסומנים לשם זיהוי. העיון בתיעוד מערכת ממוחשבת אינו נעשה ברצף. המשתמשים השונים יעיינו בו בצורה שונה בהתי אם לענין. לדוגמא, בעת למוד מהלך זרימת הנתונים במערכת יש לעיין בקובץ מסויים ומשם לעבור למבנה טפטי קלט ולחזור אח''כ למהלך זרימת הנתונים. סימון המסמך צריך לאפשר איתורו בקלות, קישור והפנייה בין חלקי התיעוד השונים. הסימון יעשה בעזרת ארבעה מרכיבים: א. | המערכת. לכל מערכת צריך להיות קוד עצמאי שיסווג את כל המסמכים השייכים אליה. קוד זה יכול להיות ספרתי, אלפביתי או שילוב ביניהם. ב | המסמך. סימול זה נועד להביא את שיבוצו של המסמך במקום המתאלם בתוך תיעוד המערכת. כאן מומלץ להשתמש בסימול מספרי. בסימול של שתי ספרות למשל, הראשונה תסמל את פרק התיעוד והשניה את המסמך. לדוגמא, 1.4 יהיה הסימול של המסמך "מטרות המערכת" שהוא המסמך הרביעי בפרק התיעוד הרא שון. ג שם. סימול זה בא להבדיל פריטים מסוימים הנכללים באותו מסמך. למשל: במסמך "קבצים במערכת'' נכלל תיאור של כמה קבצים שונים. תיאור של כל קובץ יכול להעשות בעזרת טופס מוכן מראש. כל טופס יסומל עפ"י זיהוי המערכת והמסמך והאבחנה בין תיאור קובץ אחד למשנהו תהיה לפי סימול שיתן שם פרטי לכל קובץ. כך גם לגבי דו''חות, מסמכים, תהליכים וכו'. "שם" הוא לרוב אלפביתי או שילוב עם ערכים מספריים. 8 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע ד. | מטפר העמוד. לסימון זה נזקקים במקרה שמסמך מסויים משתרע על פני יותר מעמוד אחד. הסימול הוא ספרתי כמקובל במספור עמודים. על פי סימולים אלו ניתן יהיה לזהות כל עמוד ועמוד במערך, לדעת מיקומו הפיזי וליצור קשר והפניה בינו ובין מסמכים הקשורים אליו בשל תוכנם, דוגמא לסימול מסמך על פי ארבעת המרכיבים: הו- הם / 53 / הפ מט' העמוד דו"ח חריגים 1 פלטים מערכת שכר (עמוד) (שם) (מסמך) (מערכת) טפסים במערכת תיעוד מסמכים מסוימים במערכת נעשה באמצעות טפסים מוכנים מראש. אלו הם בדרך כלל מסמכים בעלי אופי טכני שתיעודם נדרש פעמים רבות, למשל: פרוט מבנה דווחים, תאור רשומות, תאור בדיקות קלט ועוד. תיעוד ממוחשב אחת הבעיות המרכזיות במערכל תיעוד הינה אחזקתם ושמירתם בצורה מעודכנת. הפתרון המסתמן כעת בעולם הינו שימוש בתיעוד ממוחשב. תכונותיו הבסיסיות הן יכולתו להכיל נפח גדול של תמליל ונתונים והאפשרות לעדכנם בקלות יחסית. אפשר להפיק במערכת התיעוד הממוחשב דוחות שלימים או חלקיים ולבצע מעקב ובקרה. מערכת תיעוד ממוחשב תכלול לפחות את המרכיבים הבאים: א. | שפה פורמלית. | שתהיה גמישה מספיק כדי לתאר כל מערכת עיבוד נתונים. ב. | מתרגם. שיקבל את פקודות השפה הפורמלית בקלט, ויאחסן אותן בצורה הניתנת לעיבוד במחשב. ג. = בסיס נתונים. | .בו יאוחסן המידע שתורגם מפקודות השפה. ד. | מחולל דו"חות. | שיאפשר לאחזר את המידע שבבסיס הנתונים ולהפיק דו''חות. ה. | אפשרויות עדכון. כלומר יכולת להוסיף ו/או לשנות מידע בבסיס הד נתונים. איסוף נתוגנים ותיעוד 5 יתרונות התיעוד הממוחשב נובעות מתכונותיו הבסיסיות ונוסף להן: - = מניעת כפילות בשל היכולת להעתיק פריט מידע אחד פעמים רבות עבור דווחים שונים. - = השפעה מיידית של פעולת עדכון של פריט מידע על כל הדווחים המשתמד שים בו. - | תצוגה מגוונת ובחתכים שונים של הנתונים בהתאם לצרכים של משר תמשים שונים. התיעוד הממוחשב מציע למשתמשים ‏ בו עזרים רבים שאינם קיימים בתיעוד המקובל, ולמרות זאת השימוש בו אינו נפוץ עדיין. יש להניח שפיתוח מערכות מידע לעיבודי תמליל יתרום גם להרחבת השימוש בתיעוד הממוחשב. למרות היתרונות הרבים יש לזכור שתיעוד זה אינו מהווה שינוי במהות התיעוד אלא שהוא מציע למשתמשים עזרים נוחים ויעילים יותר כדי להשיג את המטרה. אחסון מסמכי התיעוד המסמכים השונים (בתיעוד לא ממוחשב ותדפיסים של תיעוד ממוחשב) מאוחסנים בתיקים או קלסרים. ניתן למצוא גישות שונות לשיטת מיון וחלוקת החומר. יש המעדיפים ריכוז במספר קטן של תיקים בעוד אחרים גורסים לפצל למספר גדול, לפי נושאים. יש להתאים את השיטה לכל מערכת אך רצוי להקפיד על ההנחיות הבאות: א | בכל יחידה/ארגון יש לקבוע שיטה אחידה לתיוק תיעוד המערכות. שיטה אחידה תבטיח סדר, יעילות, מעקב ושליטה טובים לותר. ב | בכל תיק פיסי אין לבלול יותר מאשר תחום תיעוד אחד ולא פחות מפרק תיעוד אחד. טפשית, אתה מקבל תשובה טפשלתיי. יייודע מה ?7 אם אתה שואל אותו שאלה 0 ברו . - ל 0 סססס 0 5 סטסס פרק רביעל עזרים לניתוח ותכנוו 1 תרשימי זרימה 2 שבלאות החלטה 3 תרשימל רשת 4 מטריצות נתונים 5 עזרים אחרים בפרק זה מוצגים עזרים שונים העומדים לרשות מנתח המערכות ותחומי השימוש המיוחדים לכל אחד מהם. ו.4 תר6'א' פר'אפ תרשים הזרימה תרשים הזרימה הינו טכגיקה העוזרת להציג באופן גראפי תהליבי עיבוד נתונים של מערכת או חלקים ממנה. תרשים הזרימה מתבסט על סימנים מוסכי מים אליהם נלווים חוקי שימוש והצגה. אנו מניחים כי לקורא הספר ידע במבוא למחשבים וכי הנושא מוכר לו, לפחות באופן בסיסי. הדגש יושם עליכן על השימושים האפשריים בתרשים במסגרת הניתוח והתכנון והסברי המבוא יצטמצמו למינימום הכרחי. סימנים מוסבמים ישנן דעות וגישות שונות ואין הסכמה כאשר מדובר ב... "סימנים מוסכז מים". חברות שונות וארגונים מקצועיים הציגו סימנים שונים שנועדו לסמל יסודות חיוניים בתרשימי זרימה של מערכות ממוחשבות. בעוד לגבי הסימנים הראשוניים (''פעולה'', "החלטח" וכו') ישנה הסכמה כללית, אין הסכמה לגבי סימנים רבים אחרים. בשנת 1973 פירסם אירגון התקנים הבי''ל תקן בנושא סמלים לתרשימל זרימה. תקן זה שימש גם בסיס לתקן הישראלי שפורסם. מאחר ותקן שכזה מיצג את המכנה המשותף והמוסכם הרחב ביותר, בחרנו בו כבסיס להדגמה. בתקן הג''ל מצויים בין השאר הסימנים המוטכמים כמפורט בטבלה 4-1. סוגי תרשימים תרשימי זרימה הינם כלי נפוץ ביותר במסגרת ניתוח ותכנון מערכות, אולם לעתים שוררת אי בהירות לגבי השימוש בהם, על בסיס הרעיון הכללי של תרשימי הזרימה פותחו סוגי תרשימים אחדים שנועדו למטרות שונות. כדי להגיע למיצוי הטכניקה יש להשתמש בתרשימים המתאימים במקומות הנכונים. מתוך האפשרויות המוצעות בולטים בחשיבותם שלשה סוגים עיקריים: - | תרשימי זרימת מידע. - | תרשימי עיבוד מידע. - תרשלימים לוגיים. בסיס החלוקה עשוי להשתנות בעקבות האפשרויות, הרצויות לעיתים, לשילוב בין הסוגים. בהמשך נציג את הסוגים הבסיסיים על מאפינייהם כדל שאפשר יהיה להשתמש בהם בצורה נכונה, להוסיף עליהם או לשלב ביניהם. |39 1000 תהליך! פעולה החלטה פעולה ידנית מעולת עזר מיזוג קבוצות פריטים שליפח מריטים סרט מגנטי הקליט מגנטיז דיסקה סרט ניר מנוקב מזג חח ם 0<4 0 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע מיון קלט ידני פעולת קלט]פלטי החפנה קשורה] בסיס נתונים (בחקליט) מטמך נרטיס מנוקב חולית חקשורת קצה חרשים 6הםב בה כ מחבר קטעי חרטימי ורימה תרשים 1ו-%: סמלים מוסכמילם לתרשים זרימה עזרים לניתוח ותכנון 101 תרשים זרימת המידע תרשים זה נועד לתאר את זרימת המידע במערכת והוא מתאים למערכות ידניות ולמערכות ממוחשבות. התרשים מקיף בדרך כלל תהליך שלם וכולל את כל הפונקציות הלוקחות בו חלק. בתרשים זה מוצגת תמונת מצב נרחבה המציגה נושאים או פעילויות עיקריות בלבד ללא פרטים. כל נסיון לכלול אותם בתרשים יגרום לכך שהתרשים לא ימלא את יעודו. תרשים זרימת המידע יכלול את המרכיבים הבאים: - = קלטים עיקריים, - | המידע הנאגר בקבצים או בארכיון, - | פעולות הנעשות על המידע, - פלטים מופקים. בתרשים מסוג זה משתמשים בסמלים המציינים עיבוד, תיוק, טפסים, קלט/פלט. רצוי להמנע ככל האפשר משימוש בסימן המוסכם להחלטות, כפי שיוסבר בהמשך. מומלץ להציג תרשים שכזה בצורה פונקציונלית. כלומר, לפי הפונקציות השונות הלוקחות חלק במערכת. למנתח המערכות חשוב לדעת מי הגורמים הלוקחים חלק בתהליך והוא מחפש תשובות על שאלות כגון: - "מי מבצע את פעולת החישובל'' - | "אל מי מגיע עותק מס' 1 של טופס 408" - "מה" התכולה של קובץ הספקים ואיזה קלט מעדכן אותול" - | "אל מי נשלח דו''ח סטיות המלאיל'' תרשים זרימת מידע פונקציונלי מיועד לתת תשובות לשאלות אלו. החלוקה לפונקציות יכולה להעשות במקביל בדף אחד בתרשים או בדפים נפרדים. האפשרות הראשונה היא הנפוצה. דוגמא של תרשים זרימת מידע: התהליך מתאר תהליך של רישום מצב מונה של צריכת מוצר (למשל גז באספקה מרכזית). המפקחים רושמים את מצב המונים ומעבירים את הרישום ליחידת הקלט אשר ממיינת ובודקת את המסמכים ומוסיפה סימולים. היא מעבירה את המסמכים ליחידת המחשב לקליטה. את דוח השגויים היא מקבלת לתיקון. לאחר העיבוד במחשב מועברים החשבונות להנהלת חשבונות לבדיקה ולהפצה ללקוחות. עותק של החשבונות מתוייק. התשלומלם מתבצעים בבנקים ומהם מקבלת הנה'ח דוח על ביצוע התשלומים. הודעות התשלום מועברות ליחידת המחשב לשם קליטה והשואה לחשבונות שהופקו. כאן מופק דו"ח הנשלח להנהלת חשבונות ולהנהלה וממנו אפשר ללמוד על מצב התשלומים ועל עומק החוב. בתרשים זה מוצג התהליך על מרכיביו המרכזיים והוא משאיר כמה פר- טים סתומים. למשל: 12 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע 0 | חס | סחטא ‏ | חא |[ ל || 4 חשבון ללקוח + ספח הורעת תשלום / תרשים 2-;: זרימת מידע - רישום מצב מונה (חשמל/מים/גז) עזרים לניתוח ותכנון 13 - | כיצד מתבצעת הבדיקה של דו"חות הצריכה (תהליך ידני) ומה נכלל בו. - | מהו העיבוד השוטף שנעשה במחשב. כל אחד משני התהליכים הללו מורכב מעשרות או מאות פעילויות אשר הצגתן המפורטת תעשה בעזרת סוגים אחרים של תרשימי זרימה המיועדים למטרה זו. מתן תשובות לשאלות אלו ואחרות בתרשים הזרימח הכללי היה מסרבל אותו ומשבש את מטרתו עד כדי התגשמות האימרה "מרוב עצים אין רואים את היער''. תרשים זרימת מידע יכול לשמש אותנו לתאור זרימת המידע במצב הקיים ובעת תכנון המערכת החדשה. תרשים עיבוד מידע תרשימים אלו נועדו להציג את המרכיבים השונים הלוקחים חלק בתהליך עיבוד הנתונים הממוחשב. אם ננסה לקשור זאת לתרשים הקודם, נמצא למעשה פירוט של הפעו- לות בעמודה "יחידת המחשב'. בתרשים זה יעשה בעיקר שימוש בסמלים המ- ציינים יחידות איחסון, קלטים ופלטים, קווי תקשורת ומצגים. בסימן המציין פעולות רושמים את שמות התוכניות המבצעות את העיבוד של הנתונים. דוגמא לשימוש בתרשים זח: (הקבצים יכולים להיוח בסרטים מגנטייס אד בתקליטים מגנטיים) סרט חנועה ממריין לפיו מפ' פריט, סוג חנועת, חאריך. קובץ פריטים קיים (אב) קובץ סריטים מעודכן (נן תרשים 4-3: תרשים זרימה לקליטת תנועות ועדכון קובץ מלא? 4 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע תרשים זה מאפשר ראייה כוללת של תהליך העיבוד מבלי להכנס לפרטיו. הוא מציג את הקלטים והפלטים העיקריים את בסיסי הנתונים ואת התוכניות. בתרשימים אלו משתמשים בשלב התכנון המפורט. תרשים לוגי בתרשים לוגי מוצג תהליך מסויים לפי פעולות והחלטות המרכיבות אותו. תהליך זה יכול להיות ידני או ממוחשב כי התרשים איננו מתיחס למבצעים אלא למהות הפעולות. אין בו פירוט קבצים, פלטים, וכו' אלא הצגת האלגוריתם שבסיס התהליך ומשתמשים בו בעיקר בסמלים המייצגים פעולות והחלטות. התרשים הינו פירוט של אחת מן התיבות המסמנות פעולות שהופיעו בתרשים הכללי - ת"בת התוכנית. דוגמא לתרשים לוגל: בתרשימים אלה משתמשים בעת פירוט התהליכים במצב הקיים ובשעת התכנון המפורט של המערכת החדשה. התחלה קרא "גיל" חלק "סה"כ" ב: "מונה" הוסף 1 ל''מונה'" הוסף "גיל" לי'סה"ביי תרשים 4-4: תרשים לוגי לפתרון בעיה (תרשלם מלבנ?) 2 6ב]אות הח]6ה מבוא טבלת החלטה הינה טכניקה המאפשרת הצגה של סדר הפעולות שיש לבצע כאשר מתקיימים תנאים מסוימים. בעזרתה ניתן לפשט ניתוח והצגה של חוקים מורכבים והיא מביאה את המשתמש בה לחלק את נהלי עיבוד הנתונים למודולים התלויים וקשורים ביניהם. טכניקת טבלאות ההחלטה קרובה ומקבי- לה לטכניקת תרשימי הזרימה הלוגיים עליה עמדנו בסעיף הקודם. מתי עדיפה כל אחת מהשיטות? תשובה לכך יש לתת בכל מקרה בהתאם לתנאי הבעיה. יש הנוהגים להשתמש בטבלאות החלטה או בתרשימי זרימה כשיטות הצגה חליפיות. ישנם אחרים הנוהגים להשתמש בשתי השיטות גם יחד כאשר שיטה אחת הינה הראשית והאחרת מיועדת להשלים נושאים מסוי- מים הדורשים הרחבה או הסבר נוסף. רשימות צרופים תרשים 4-5: שלד של טבלת החלטה ככלל, אפשר לומר שככל שרב מספר הפרמטרים להתניית פעולה או החל טה מסויימת, יכולה טבלת ההחלטה להציג בצורה טובה יותר את הצרופים הז אפשריים והקשרים שביניהם. קיימת בשוק תוכנה מיוחדת לטיפול בטבלאות החלטה והיא מתאימה לרוב המחשבים. התוכנה יכולה לבצע בניה של טבלאות ולערוך פעולות גיפוי ופישוט. תוכנה זו תאפשר שימוש נרחב יותר בשיטה בכך שהיא מסירה מהמתכן את הצורך ל"תכנת'' את הטבלה. 5 ו הו ה . 6ן יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע מבנה הטבלה טבלת ההחלטה בנויה על שלד של טבלה דורממדית (שורות ועמודות) המחולקת ל-4 חלקים עיקריים ע"י שני קווים בולטים המצטלבים ביניהם. הקו האופקי חוצה בין אזורי התנאים הרשומים בחלק העליון של הטבלה, לבין אזורי הפעולות הרשומות בחלק התחתון. הקו האנכי חוצה בין אזורי הצרופים שבצד הימני של הטבלה לביןאזורי הרשימות שבחלקה השמאלי. באזורי הצרופים יופיעו הנתונים בתוך משבצות ובאזורי הרשימות - בשורות אופקיות. חלוקת הטבלה יוצרת את ארבעת האזורים הבאים: א. | רשימת תנאים: מציגה את כל ההתניות שבאלגוריתם הנתון. מהן התניות כלליות ומהן התניות מיוחדות או מותאמות למקרה. ב. | רשימת פעולות: פורשת את כל הפעולות האפשריות במקרה הנדון. צרופי התנאים: הצרופים השונים בין התנאים (ממקליטים או לא מתקיי- מים) שבהם יש לטפל. ד. | צרופי הפעולות: הרכבי פעולות שיש לבצע בכל צרוף תנאים נתון. בללים למילוי הטבלה לכל אחד מחלקי הטבלה ומרכיביה הנחיות מילוי שעליהן יש להקפיד בעת יצירת הטבלה. א. רשימת התנאים: התנאים ירשמו בקטע השמאלי העליון של הטבלה, בשורות ממוספרות, הסדר שלהם יהיה לוגי עד כמה שניתן, אך אין זה הכרחי. כל תנאי יכלול בתוכו רק התנייה אחת כמו למשל: "סוף קובץ תנועות'' או "שנת לידה לפני 1960'' ולא למשל 2 התניות כמו "מחיר פריט נמוך מ-100 שקלים וצריכה 2500 בשנה". את התנאים יש לנסח בצורה חיו- בית כמו למשל"מספר ילדים גדול מ-6" ולא - "מספר ילדים איננו ס''. ב | רשימת הפעולות: הפעולות תרשמנה בחלק השמאלי הנמוך של הטבלה, בשורות ממוספרות. את הרשימה רצוי לערוך לפי סדר לוגי של הפעו- לות שתתבצענה כדי לקיים את התנאים, אך אין זה הכרחי וגם לא אפשרי בכל המקרים. לעתים אפשר לחזור על כתיבת פעולה אחת מספר פעמים כדי שקבוצת פעולות תהיה רציפה ושלימה. ג. = צרופל תנאים: צרופי התנאים ניתנים בעמודות אנכיות. בכל עמודה נרשם צרוף של תנאים ופעולות שיש לבצע כאשר צרוף זה מתקלים. יכולים להיות צרופי תנאים שונים ולפיכך ישנן מספר עמודות כדי לתאר מצבים שונים. עזרים לניתוח ותכנון 07 רושמים בעמודה "1" או "ס" כדי לציין שתנאי מסויים מתקיים (1) או שאינו מתקיים (0). כך למשל יכול להיות מצב בו מסתיים קובץ התנועות (1) אך קובץ האב לא הסתיים (0), ומצב בו מסתיים קובץ התנועות (1) בעת שקובץ האב כבר הסתיים (1). ישנם צרופים של תנאים מסויימים שהם בלתי מותנים במצבים של תנאים אחרים ואינם קשורים אליהם והם יסומנו '"- " (מקף). ד | צרופי פעולות: צרופי התנאים מכתיבים צרופי פעולות שיש לבצע. צרופי הפעולות ירשמו בעמודות אנכיות המתאימות לצרופי התנאים. יש לסמן "*" עבור כל פעולה שיש לבצע או למלא כאשר קיים תנאי מסויים. לדוגמא, עבור צרוף תנאים של טוף קובץ תנועות כאשר קובץ האב לא הסתיים יש לבצע שתל פעולות: להעתיק את רשומות קובץ האב ואחר-כך כדוגמא להכנת טבלת החלטה נציג את המקרה הבא, המתאר מערכת העוסקת בשכר לימוד: התלמידים משלמים שכר לימוד קבוע שמתחלק ל-12 תשלומים חדשיים שוים. אחת לחודש מופעלת המערכת לצורך עדכון קובץ התלמידים (תשלומים). לכל תלמיד יכולה להיות תנועה אחת או יותר (בשל פיגור). ישנם גם תלמידים שלא ביצעו את התשלום בחודש מסוים. לאלה נפתח הליך פיגורים (אותו לא נפרט כאן).. יי שתטפל במקרה זה תוצג כך: רה ף | 9]ו] ר] 9 סמקפןתטחק רת | - | - | - | - | מפתה תועה=מס הלמה | ו ו ו א ו ויקטוי עדכן רשומת תלמיד | |] | | | =אששמש - ₪ 5-1 בצע שגרת ''שגיאות'' 5 ה | | | אתה 0 --------7 1-0 | | | || העתק יתרת רשומות תלמידים ַת טבלה 1-%: טבלת החלטה - תשלום שכר ללמוד. 08| יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע ניפוי ופלשוט בשעת בניית טבלת החלטה יש לודא שהוצגו כל צרופי התנאים האפי שריים, אפשר לעשות זאת על ידי הצגת מספר הצרופים המירבי. שיטה זו אינה טובה בכך שהיא כוללת מספר רב של צרופים בלתי רלוונטיים לתנאי הבעייה ועל כן הצגתם הינה מיותרת. הניפוי מיועד לכלול רק את הצרופים הדרושים לפתרון הבעייה. את מספר הצרופים המירבי מחשבים ע'י העלאת המספר 2 בחזקת מספר התנאים. אם באלגוריתם של בעיה מסויימת ישנם 3 תנאים, יהיה מספר הצרו- פים האפשריים 8 (25). בדי לרשום את צרופי התנאים בצורה מסודרת נחלק את מספר הצרופים המירבי (כאן = 8) ב-2 ונקבל 4. בשורת התנאי הראשון נכתוב 4 פעמים "0" ואח"כ 4 פעמים ''1''. בשורה הבאה, נחלק את המספר 4 ב-2 ונקבל 2. נרשום 2 פעמים "ס'' ו-2 פעמים "1'', לסרוגין עד סוף השורה. עתה נחלק את המספר ל-2 ונקבל 1 ובשורה השלישית נרשום "ס" ו-'1'" לסרוגין עד לסיום השורה. צרופי התנאים בטבלה יוצגו בצורה הבאה: 8 צרופים "המספר" = - ו '"המספר" = 2 1 טבלה 5-2: הדגמת רישום צרופי תנאים - ו "המספר" = התקבלו 8 צרופים שונים, מסודרים לוגית, החל מהצרוף השמאלי שבו מתמלאים כל שלושת התנאים ועד לצרוף הימני ביותר שבו כל התנאים אינם מתקיימים. הצורך בניפוי ופישוט נובע בשל קיום מקרים בהם אין צורך בהצגת מספר הצרופים המלרבי. ניקח שוב כדוגמא את הטבלה הקודמת שעסקה בעדכון קובץ תלמידים. בטבלה זו היו 5 תנאים, ולכאורה נדרשו 32 (25) צרופים. השתמשנו במספר קטן של תנאים כדי לענות על כל האפשרולות המעשיות מאחר ומחקנו מן הרשימה המלרבית צרופים בלתי רלוונטיים או כפולים. עזרים לניתוח ותכנון 1.9 לדוגמא, במערכת מסוימת העוסקת בחישוב תשלום לשאירים קיימים שלושה תנאים: - המקבל יתום מאב ואם (במקרה זה מגיעה לו תוספת מיוחדת). - | גיל ראש המשפחה מעל 60 (בהנחה שמעל גיל זה איננו עובד ויתקשה לתמוך במקבל התשלום) - | וכן תנאי נוסף שלא נפרט כאן. החלק העליון של הטבלה מציג את רשימת התנאים ואת הצרופים שלהם: טבלה 4-3: טבלת החלטה - תשלום לשאלרים כאשר נעיין בטבלה נוכל להסיק שמ!וצגות בה אפשרויות בלתי מציאו- תיות. לא יתכן למשל שליתום מאב ואם יהיה ראש משפחה בגיל כלשהו. לפיכך יש להוציא מהטבלה את כל הצרופים שבהם מסומן "1" בתנאי 2 ובתנאל 5 (יחד): אלו הם צרופים 4, 8. פעולה זו הינה פעולת ניפוי. כדי להסביר את פעולת הפישוט נעזר בדוגמא של מערכת שנועדה לעדכן ולצבור סכומים המגיעים לטוכני מכירה, פועלת בתדירות שבועית. נתוני הסובי נים מאוחסנים על תקליט מגנטי ומעודכנים בתנועות מכירה המיוחסות לסובי נים, ויתכן שסוכן לא יבצע עסקות בשבוע מסוים. כדי לבצע את פעולת העדכון הנדרשת מסתייעים במספר תנאים. הראשון שבהם מכוון לבדוק האם הגענו לסוף קובץ התנועות. אם התשובה לשאלה זו הינה חיובית, אין חשיבות לשאר התשובות לשאלות (התנאים). ניתן לחסוך ולבטל את כל הצרופים שבהם הפרמטר הראשון חינו "1" (מחצית הצרופים). ובמקום זה לרשום צרוף אחד שבו הפרמטר הראשון יסומן ב "1" וכל שאר הפרמטרים ב '"-". בדוגמא שהבאנו קודם על עדבון שכר לימוד של תלמידים ישנה המחשה נוספת של פעולת פישוט. המוצאת ביטויה בסימון "מקף". באותה דוגמא בצירוף תנאים מס' 5 סומן "מקף" עבור תנאי מס' 5, שהרי לא יתכן שיתקיימו בעת ובעונה אחת גם תנאי 3 וגם תנאי מס' 4. כאשר אחד מהם מתקלים מתבטלת אפשרות קיומו של התנאי האחר. כך מהווה תנאי 5 בטבלה האמורה כינוס של שני מקרים בטבלה המציגה את מירב אפשרויות הצרופים. 6ן יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע הנחיות עבודה נוספות לעיתים קיים הצורך לקשור בין טבלאות. הפעולה תוגדר כהפנייה לטב- לה אחרת, כמו "עבור לטבלה א''. לעיתים יש צורך להשתמש ב- '' 5155 ". הדבר נחוץ במקרים בהם יש לקבוע מה לבצע בשעה שאף אחד מהצרופים איגנו מתקיים. במקרה כזה תופיע הכותרת " 5155 " בטור הימני ביותר, בחלק של צרופי התנאים, אך ללא כל סימון ברשימת התנאים. עמודה זו תסומן רק בצרופי הפעולות. קימים מקרים בהם נדרש מידע נוסף בטבלת ההחלטה כדי לציין צרופי תנאים ופעולות מורכבים יותר, אך לא נציג אפשרויות אלו. הטבלאות ישמשו בעיקר לתיאור תהליכים במערכת החדשה ולעיתים גם לתיאור תהליכים במצב הקלים. החשבוניה 73 תר6'א' ר6ת מבוא תרשימי רשת מסייעים לתכנון, מעקב אחרי התקדמות ועיתוי של שלבי תכנון וביצוע פרוייקטים. ישנם סוגים אחדים של תרשימי רשת אך העקרון המנחה דומה בכולם. התרשים הנפוץ והמקובל הוא | ד5₪ק בעזרת תיאור גרפי של רשת נותן התרשים את תזרים הפעולות הדרוש לביצוע פרויקט/משימה, מסייע באיתור פיגורים אפשריים בהשלמת פרוייקט במועד המתוכנן, מאפשר תמרון במסגרת אילוצי הפרוייקט ומסייע בהערכת המועד הצפוי לגמר הפרוייקט. בטכניקה זו משתמש מנתח המערכות באשר עליו להכין תוכנית עבודה מפורטת הכוללת לוחות זמנים ומשאבים במסגרת אילוצים ומגבלות נתונים. תוכניות עבודה אלו יכולות להיות לביצוע תוכנית הסקר, לתכנון המערכת או לתהליכי הפיתוח. מרכיבי התרשים התרשים מציג את כל הפעולות הנכללות בפרוייקט מסויים מתחילתו ועד סופו, את הקשרים ביניהן והערכות זמנים לביצוען. לצורך בנית תרשים הרשת משתמשים בשני סימנים עיקריים: א. | חץ אשר מייצג פעילות מוגדרת. . גיוס ב"א הכנת מכרז סו 8 מעל החץ רושמים את שם הפעילות ומתחת לו רושמים את פרק הזמן המשוער שידרש כדי לבצע אותה. יחידת הזמן יכולה להיות בימים, חדי שים או שבועות, אך היא צריכה להיות אחת בכל הרשת. אורך החץ אינו משורטט בקנה מדה של משך הזמן שהוא מייצג. לעיתים דרוש לכלול בתרשים קשר בין פעילויות כשאין מקשרת ביניהן פעולה ממשית המייצגת זמן. הקשר נקרא "פעילות דמה" והיא מסומנת ע''י חץ מקווקו, ללא תאור וללא זמן. ב | עיגול מציין מאורע. המאורע הוא נקודת הזמן בה נפגשות פעילויות. כל מאורע שכזה פרושו סיום פעילות או פעילויות מסוימות, ותחילתן של פעילות או פעילויות אחרות. מזאת אנו למדים כי בתחילה ובסיום של כל פעילות יש לרשום עיגול ובתוכו ירשם מספר שמזהה את המאורע. באותה רשת אין לרשום שני מאורעות באותו מספר. 2 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע לדוגמא, פעילות הכנת מכרז תמשך 7 שבועות ותתרחש בין מאורע 4 למאורע 6. בניית הרשת הרשת צריכה להצביע על הקשרים בין פעילויות וגם להציג את הסדר ואת התלות של הפעילויות. נציג לדוגמא רשת המתארת תוכנית איסוף נתונים אשר בסיס הזמן שלה ניתן בשבועות: נעקוב אחר הפעילויות שבדוגמא ונמחיש מספר כללים: עיבוד השאלונים למשל (פעולה 7-8) לא יוכל להתבצע בטרם איסוף השאלונים (פעולה 4-7) ובטרם ראיון הלקוחות (פעולה 6-7) אשר מיועד לאמת ממצאי השאלון. תחילת הכנת הדו"ח תתבצע רק לאחר סיום הפעולות של תצפית הלקו- חות, עיבוד השאלונים והתצפית במחסן. פעילות הדמה 3-6 מציינת שאין להתחיל בפעילויות 6-7 או 6-8 לפנל שתסתיים פעילות 2-3, גם אם הדבר אפשרי. במקרה שלפנינו, ישמש השאלון כמנחה בעת הראיונות והתצפיות. כפי שהוסבר, אורך החץ איננו מצביע על משך הפעילות אשר נקבעת על פי המספר הנרשם ליד החץ. בשעת מספור המאורעות יש לשים לב שכל פעילות תפתח תמיד במאורע שמספרו קטן מזה של המאורע המסיים אותה. כך נוכל גם ברשתות סבוכות, ללמוד בקלות על כיוון הזרימה. הכנת דו''ח ראיון מנכ'"ל תרשים 4-6: תרשים רשת לאיסוף נתונים בנושא א. שתי פעילויות הנעשות במקביל תתחלנה ותסתיימנה באותם מאורעות. כדי לשרטט ולרשום מאורעות מקבילים נעזר בפעילות דמה. בתרשים שלפנינו הוספנו פעילות דמה 7-9 בין המאורעות 7 ו"9 ומשך הזמן שלה אפס. עזרים לניתוח ותכנון 3 כאשר ממספרים מאורעות ברשת מסובכת מומלץ למספרם תוך דילוג על מספרים. בדרך זו תתאפשר הוספת מאורעות מבלי שנצטרך לשנות את כל מספור ארועי הרשת. ככל שההסתברות להוספת מאורעות ברשת גדלה, נחוצים מרווחים גדולים יותר. נוהגים לסמן את המאורעות במספרים שהם כפולות של 0ד כגון, 10, 20 ...150, 160 ועוד. פעילות א' תרשים 4-7 הנתיב הקריטי הנתיב הקריטי הינו המסלול שבין המאורע הראשון ברשת לבין המאורע האחרון ושמשך הזמן המצטבר של הפעילויות הנכללות בו הוא הארוך ביותר. הנתיב הקריטי קובע את משך הזמן הסופי של הפרויקט. אם פעילויות מסוימות שמחוץ לנתיב הקריטי תתעכבנה מעבר למתוכנן אין לכך בהכרח השפעה על משך הפרויקט. לעומת זאת עכוב או הארכת משך פעילות הנמצאת בנתיב הקריטי, מגדילה את משך זמן ביצוע הפרוייקט. בדוגמא שהבאנו בתחילה, הנתיב הקריטי, שבין המאורעות 1 ל-9 יהיה: 1, 2, 5, 4, 7, 8, 9. מישכו - 161/2 שבועות. כל נתיב חליפי יהיה קצר יותר. אם למשל תמשך הפעילות שבין מאורעות 2 ו57 שבוע וחצי, במקום חצי שבוע כמתוכנן, עדיין ניתן יהיה לעמוד בלוח הזמנים הכללי. שרשרת הפעילויות 2 5, 6, 7 תתעכב ממילא במאורע 7 ליותר משבוע אחד עד לסיום השרשרת 2, 3, 4, 7. המעבר למאורע 8 יוכל להתבצע רק עם השלמת פעילות 4-7 ופעי- לות 6-7. רשתות היררכיות כאשר מתכננים רשתות סבוכות המורכבות ממספר פעילויות רב קל יותר לראות את התמונה הכוללת כאשר משתמשים בהגצה היררכית. בתחילה מציגים רשת כללית הפורשת את הפעילויות המרכזיות. לאחר מכן מציגים רשתות, שכל אחת מהן מפרטת פעילות מרכזית שהופיעה ברשת הכללית. כדי ליצור את הז קשר בין הרשתות ניתן להשתמש במספור עשרוני או בשיטות דומות. 5ון יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע המחשת ההצגה ההיררכית תעשה בעזרת התרשים הבא הלקוח מתוך רשת המתארת תהליך מיחשוב של מערכת: תרשים 8 -84 הקטע המציין את פעילות איסוף הנתונים, קליטת כחיאדם ופעילויות מרכזיות אחרות, כולל בתוכו פעילויות אלמנטריות רבות. תרשים נוסף יפרט בצורת רשת את הקטע שבין מאורע 1 ל-2. התרשים שהבאנו בדוגמא יכול לייצג פרוט של הפעולה המוגדרת כ"איסוף נתונים". תוכניות מחשב קיימות יכולות לקלוט נתונים של רשת, לבצע את החישו- בים של הנתיב הקריטי ואת מרווחי הזמן במסלולים אחרים. התדפיסים המופ" קים בתוכניות אלו יכולים לשמש בתחילה לתכנון העבודה, ולאחר מכן - להנחיית עבודה ולמעקב ביצוע. תכנון משימות או פרויקט בשיטת דחשק ומעקב ביצוע הינם אמצעי פשוט ויעיל להשיג יעילות בביצוע, עמידה בלוח- זמנים וחסכון באמצעים. 4 א6ר:13ת [תון'ס מטריצת נתונים המטריצה הינה טבלה דו"מימדית המאפשרת להצביע על קשר בין זוגות של גורמים. בכל אחד מהצירים של הטבלה, האנכי והאופקי, רושמים קבוצה אחרת של גורמים. למשל, הקבוצה האנכית תציין סוגי שגיאות שמתגלות בתהליך העיבוד והקבוצה האופקית תציין את המהלכים/התוכניות שבהם הת" גלו השגיאות ודווחו. טבלה 8-4: דגם מטריצת נתונים סימון * במשבצת של המטריצה מציינת קשר בין שני גורמים. לפיכך ניתן ללמוד שגורם ב1 קשור לגורם א2. לגורם א2 יש קשר גם עם גורם ב5, וכו'. למשל, שגיאות ב1, ב3 בקלט מדווחות בדוח או במהלך א2. יתרונה' של המטריצה ביכולתה להציג תמונת קשרים שלימה ואין היא מוגבלת לשימוש בנושא כלשהו. עם זאת, התמונה המקבלת הינה פשטנית ומצי- גה עובדות פשוטות אשר לעתים מחייבות הסבר או פרוט נוסף. 5 6ון יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע מטריצה פשוטה המטריצה הבסיסית, הפשוטה ביותר מסתפקת בהצבעה על קשר בין שני גורמים בלבד. כדוגמא ישמש קטע ממטריצת נתונים המציגה את הקשר בין נתוני קלט ופלטים במערכת. הנתונים (קלט) "מס' קטלוגי'" ו''כמות" ידרשו בכל שלושת הפלטים. לעונמת זאת לתכנון המלאי לא גדרש מספר לקוח אשר נדרש בתעודת משלוח ולהכנת חשבון. שעור הנחה למשל, נדרש לחשבון אך לא נדרש לתעודת המשלוח, ועוד. תכנון | תעודת | חשבון מלאי | משלוח | כספי ו ה | ות ] > | ב | תאריך | | > | > | > ]| | מחירפריט |[ א | [ | | | א | | שעורהנחה]| | | ] | ] > ]| טבלה 8-5: נתוני קלט ופלטים מטריצה מורחבת למטריצה הפשוטה ניתן להוסיף טורים ועמודות חיצוניים, ובכך לאפשר מידע נוסף. עמודות אלה יכללו מידע מלא או סימולים שמטרתם להוסיף מידע מעבר לקיומם של קשרים. כדוגמא למטריצה כזו נציג קטע המתאר קשרים שבין מסמכי קלט ובין פלטים במערכת מלאל: 2 סיכום מלאי דרישות טבלה 4-6: דגם מטריצה מורחבת עזרים לניתוח ותכנון 7לון בנוסף לסימון המציין את הקשרים, יש כאן שימוש בשני סימונים נוספים: א, סימנים אלפאבתיים המסמנים את תדירות ההופעה של הפעילות או המאורע: כ = יומי, | / = שבועי, ‏ ₪ = חדשי. ב | סימנים ספרתיים המסמנים את סוג המידע המתקבל בעת ביצוע הפעי- לות: 1 = מקור, 2 = צבירה, 3 = רשומה, 4 = דו"ח. סימונים אלו הופכים את המטריצה למקור מידע שלם יותר עבור מנתח המערכות. הקניית משמעות דרך אחרת להרחיב את תכולת המידע במטריצה הינה הקניית משמעות לסימונים בתוכה. במקום להשתמש ב-* בלבד אפשר להשתמש במספר רב לותר של סימנים. קיומו של טימן במשבצת כלשהי יצביע על קשר ויספק מידע נוסף על מהות הקשר. לדוגמא, מטריצה המצביעה על הקשרים שבין מחלקות בארגון ובין פעילויות עיבוד נתונים: תכנון | הנדסת | ייצור ליצור הוראות מפתח: עבודה 1 = יוזם קלט חשבונות 2 = סמכות מאשרת חומרים 5 = אפשרות התיעצות עם 4 = משתמש בפלט חשבונות עבודה טבלה 4-7: הרחבת תחולת המלדע במטריצה ניתן ללמוד ממטריצה זו כי למחלקת התכנון למשל אין קשר עם חשבונות עבודה, אך היא סמכות מאשרת לחשבון חומרים ויוזמת הוראות: העבודה. מקובל גם השימוש באותיות לשם סימול, כמו למשל: | - נתון מטוים נכנס כקלט למערכת. 0 - נתון מסוים יוצא כפלט מן המערכת, ועוד. 8 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע שימושי המטריצה המטריצה יכולה לשמש ככלי יעיל למנתח המערכות בשלבים שונים של עבודתו. מקובל להשתמש בה כדי לציין: א. | קשר שדות/מסמכים. מטריצה זו מהווה דרך טובה ביותר להצגת תכולת טפסים בשעת לימוד המצב הקיים. ב קשר מסמכים/מחלקות. מטריצה זו מסייעת לתיאור של זרימת המידע במערכת במצב הקיים וגם במערכת המתוכננת החדשה. ג. = קשר קלטים/פלטים. זוהי זוית ראיה נוספת בתיאור רכיבי המידע במע- רכת, וגם כאן אפשר לעשות זאת עבור המערכת הקיימת וגם עבור המערכת המתוכננת. ד. | קשר קבצים/רשומות. כאשר מנתחים קבצי מערכת קיימת, או כאשר מציגים קבצים מתוכננים יש להציג מערכת קשרים זו. ה. | קשר קבצים/תוכניות. כאשר מציגים את מהלכי העיבוד אפשרי להראות את תמונת הקשרים בעזרת המטריצה. 5 8פר' >חריסם תרשים מבנה אירגונל תרשים מבנח ארגוני מקובל בתחומי המינהל והניהול והוא משמש כלי טוב גם בידי מנתח המערכות. מציגים בשירטוט את המבנה החיררכי הפורמלי ואת המבנה הבלתי פורמלי של אירגון מסויים או חלק ממנו. מנתח המערכות ישתמש בתרשים זה לצורך הצגת המבנה האירגוני בעת תיאור המצב הקיים ולתיאור האירגון לאחר הכנטת המערכות החדשות, אם חל בו שינוי. ו בתהשים יש להציג את הכפיפויות ואת הרמות היחסיות. פרוש הדבר כי יש להשתדל להציב בתרשים את היחידות הארגוניות בקו אופקי אחד עם כל שאר היחידות המשתייכות לאותה רמה. בתוך כל משבצת בתרשים רושמים את שם היחידה (אגף, מחלקה, תת מחלקה, וכד') ולעתים מציינים גם את מספר העובדים. כאשר מפרטים מאד את המבנה הארגוני או בארגונים קטנים יתכן שהמשבצת תייצג אדם אחד בלבד. דוגמא לתרשים מבנה ארגונל: 9 .0 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע אגף מכירות מכירות סיטוניות מכירות קמעוניות המחיר וחקציב משכורת תרשים 9: מבנה ארגוני - מפעל ?יצור גיוס ומעקב עירבול יציקה יציקות לחץ חשלומי ספקים מן המבנה הארגוני אפשר ללמוד על היחסים בין המחלקות השונות, יחסים של כפיפות או יחסים של שיתוף באותה רמה, יחסים של יעוץ והנחייה כמו בין יחידות מטה ויחידות שדה ועוד. לא כל היחידות מתחלקות לאותו מספר יחידות משנה. הדבר תלוי במיקומה היחסי בהיררכיה של הארגון, מספר האנשים או פעילויות ראשיות שקיימות בה. מידת הפרוט של המבנה הארגוני ניתנת לשיקולו של נונתוז המערכות. באשר עוסקים בסקר של מפעל קטן ובינוני יש לצפות לכך שהתאור יכלול את כל המחלקות העיקריות של הארגון. אך בניתוח מערכת של המחלקה במשרד הפנים העוסקת ברישוי כלי יריה אין צורך לתאר את המבנה הארגוני של כל משרד הפנים, ואפשר להסתפק בתאור הקשר עם המחלקה הממונה בלבד. במערכת פשוטה עם מרכיבים מעטים ניתן להסתפק בתרשים אחד, אך במערכת ארגונית מורכבת מקובל להשתמש בשני תרשימים. האחד מתאר את המבנה ההיררכי של המחלקות והלחידות ללא פרוט שלהן, והשני - יתאר ויפ- רט את המבנה של יחידה אחת או יותר בהתאם לענין. זוהי הגדלת קטע או תיבה אחת מתוך התרשים הכללי. בדוגמא שלפנינו, תרשים ב כולו מפרט את המשבצת המסומנת שבתרשים הכללי. עזרים לניתוח ותכנון 11 חרשים כללי - מפעל א חרשים מפורט - מחלקה ש תרשים 4-10: תרשימי מבנה היררכיים כלליים ומפורטים תרשימי הלפו - | 0ק!₪4 מבין הכלים החדשים אשר נועדו לסייע בידי מנתח המערכות בתעוד תכנון המערכת נפוץ השימוש בתצוגה גרפית של תרשים ההיררכי המשולב עם תרשים קלט - עיבוד - פלט ( 150 ). תרשים "היפו" נבנה בשיטה של תכנות מובנה בגישה של תכנון "מלמעלה למטה". המערכת מוצגת כשילוב של תתי מערכות עם התלות והקשר ההיררכי המאפיין אותן. המטרות העיקריות לשימוש בשלטת "היפו" הן: א. הצגת מבנה המאפשר הבנה קלה של פונקציות המערכת. הדיאגרמות מוצגות בשיטה הנהוגה להצגת מבנים ארגוניים, בהם כל רמה הינה חלק של הרמה שמעליה. הפיצול לרמות לחלקים ולמעשה - לתתימערכות מאפשר שליטה וניהול של אותה תת-מערכת, דבר שלא ניתן לגבי המעז רכת השלימה. לדוגמא במערכת ניהול מלאל ישנן תת-מערכת תמחיר ותתז מערכת ספקים ועוד, וכל אחת מטופלת בנפרד כחלק ממערכת שלימה. ב. | הצגת הפונקציות המתבצעות בכל שלב או בכל תת-מערכת במקום תאור מפורט של הפעולות השונות. ג. | הצגה של הקלט המזין כל פעילות והפלט המתקבל ממנה בכל רמה ורמה בצורה המאפשרת בחינה פשוטה על ידי המשתמש. סוגי התרשלמים תרשימל "היפו" הינם שיטת תיעוד מתפתחת, דינמית ורביגוונית. נוכל להשתמש בתרשימים אלו בכל אחד משלבי מחזור החיים של פיתוח המערכת, החל משלב ההגדרה והתיכון הראשוני דרך שלבי תכנון המערכת וההקמה וכלה בשלבי האחזקה. המשתמשים בתרשימים, תכולת התרשימים ומידת הפרוט שלהם יהיו שונים בכל מקרה, אך העיקרון ישמר: תצוגה היררכית המלווה בתרשימי קלט - עיבוד - פלט. 12 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע להקלת עבודת המשרטט קיים סרגל שרטוט מיוחד הכולל את הסימנים הגרפיים הנהוגים בתרשימים אלו. תרשימי ''היפו'' מוצגים בשלש רמות: א. | תרשים הלררכי (''תוכן עניינים"). בכל תיבה בתרשים מציינים את שם הפונקציה/ הפעולה/תתי-המערכת ואת מספרי הזהוי. מספר זה מאפשר זהוי של רמת הפונקציה. ב תרשימים בללים זוהי סדרת תרשימים המתארים את הפונקציות הראשיות במערכת, ולכן גם הקלט והפלט מוצגים במונחים כלליים. תרשימים אלו יפורקו בהמשך לתרשימים מפורטים ליותר, בהתאם לרישום הסעיפים בתיבת ה"עיבודי' של התרשים. ג. | תרשימים מפורטים תרשים כללי ניתן לפרוק לתרשים מפורט אחד או יותר ובו ניתן פרוט של כל מרכיבי הקלט, העיבוד והפלט. כל סעיף בתיבת ה"עיבוד'' מכוון ל- תוכנית או לקטע תוכנלת עיקרי. לדוגמא מוצג מערך חישוב שכר בצורה היררכית: חישוב התשלום סיו חישוב תשלום ברוטו חישוב תשלום נטר 19 20 חשלומים מיוחדים חישוב תעריף קבועיס לשעה בדיקת תעריפים איחור החעריף בדיקת מיוחרים לחישוב סוג העבודה 1% 3 22 | תרשים ו1ו-4: שלב א - תצוגה ה?ררכית של מערך תוכנה חישוב חשלום צבירת שעות גטר עכודה ה וג ביקורת מספר עובר 2 עזרים לניתוח ותכנון ' 3 תרשימי התיאור הכללי של המערכת יוצגו לכל אחת מהפונקציות. לדוגמא נקח את התיבה 2.0 בתכשיר ההיררכי - חישוב תשלום ברוטו. . עיבוד קלט צבירת שעוח עבודה ג'וב קובץ אב משכורת תרשים 2ו-4: שלב ב - תרשים ק- ע-5 כללל? את התרשים הכלל" אפשר לפרק ולהציג תרשימים מפורטים יותר. וכז דוגמא נבחר את התיבה 2.2 - "חישוב תעריף לשעה". פלט עינבוד מ- 2.0 קלט 1. בדיקח מספר עובר . נדיקח סוג עבודה שנעשחה י. בדיקת תעריפים מיוחדים תעריף לשעה 5. עדכון רשומת ג'וב בתעריף שחושב חורה תרשים 13ו-4: שלב ג - תרשים ק- ע-פ מפורע השמות שמעל התיבות הם שמות קבצים והשמות בתוך התיבות הם שמות רשומות או סגמנטים ברשומות. 8 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע לוח גנט לוח גנט הינו תרשים דו"ממדי אשר נועד לפרוש פעילויות על פני ציר הזמן. בכיוון אחד הוא מציג את הפעילויות ובכיוון השני > את ציר הזמן. וכל פעילות משורטטת באורך יחסי על ציר זה. לדוגמא: 2 א = מש | | הדרכת עובדים 0 //), של | הרצה במקביל ו ₪ (ין || שש | ]= ן | | | ] תרשים 8-14: לוח גנט שבועות מן הלוח ניתן ללמוד על סדר הפעילויות ומשכי זמן שלהן. אך לא ניתן ללמוד מן הלוח אודות קשרים פנימיים ותלות בין פעילויות, אם קיימת כזו. (כמו שאפשר בתרשים רשת). בתרשים גנט משתמשים בעת הכנת תוכנית הסקר ובעת הכנת התוכנית להקמת המערכת המוצעת. כאשר נציג לוחות זמנים לתיכון המערכת או ל- ניסויה גם כן אפשר להשתמש בהצגה היררכית. בלוח כללי יוצגו פעילויות מר- כזיות ובלוחות אחרים ינתז פרוט לכל פעילות. פרק חמישל נושאים בתנכנון מערכת 1 ארגון נתונים בקבצים 2 מבדק וביקורת נתונים 3 בטלחות וסודיות 4 תכנון טפסלם 5 תכנון פלטלם 6 קידוד נתונים בפרק זה מוצגים כמה מנושאל התכנון של המערכת החדשה ומודגשים היבטים של ניהול הנתונים, אבטחת אמינותם והגנתם ותקשורת עם הסביבה באמצעות קלט ופלט. ו.5 ארגון [ת![ים כקב3'ס מבוא אחד המרכיבים המרכזיים בכל מערכת מידע הם מאגרי הנתונים או הקבצים. למאגרי נתונים אלו מוזנים הקלטים השונים, מהם מופקים הדוחות ועליהם מופעלות התוכניות כדי ליצור מידע לשם פלט או לשם עיבוד נוסף. מכיון שהנחנו שלקורא ידע מוקדם בנושא ארגון קבצים, נקדיש דיון זה להצגת גורמי התכנון והשיקולים המנחים את מנתח המערכות בעבודתו. תכנן תקוב' 0 שם מי ת ו תווי זיהול מצע 4 סרט מגנטי: צפיפות ...ב באינטש , מבנה קובץ , ארגון הקובץ מספר רשומות בשנת ם סדרת? ך] אינדקס-סדותי ממוצע 2277 יר הערכח גידול עהצים/ שנלם || | תקללע מג723: 027 המר ויה הוראות גיבוד מפפר 01717 + סוג הגוש: ם קבוע ם משחנה גודל הגוש המירב? | (8%755):טופד שס הרשומה נבדק ע"ל ,שש 7788 וי חתימה....-...---. | נכדק ע" > תרשים ו-5: טופס לתאור מבנה קובץ 17 8 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע שיטות ארגון קבצים בדיון זה הבחנו בין קבצים סדרתיים לבין קבצים בגישה ישירה, הקבצים בגישה ישירה כוללים שתי קבוצות: שיטת ארגון אינדקסיסדרתי המאפשרת גישה סדרתית וישירה ושיטת הארגון המאפשרת גישה ישירה בלבד (באופן מעשי) באמצעות קשר של נוטחה. רוב מערכות התוכנה מאפשרות ארגון אינדקסיסדרתי ועל כן נתיחס אליו בלבד כאשר אנו דנים בגישה ישירח. לכל שיטת ארגון יש יתרונות וחסרונות אשר יש לבחון בהקשר למערכת שמתכננים. בכמה מקרים אין הקבצים חליפיים ולכן לא ניתנים לבחירה חופי שית על ידי מנתח המערכות. עלולים להיות אילוצים כתוצאה ממרכיבי מערכת מחשב קיימת או מוזמנת (לחידות אחסון, זכרון, תוכנה), דרישה לעיבוד ישיר ועוד. רצוי ואפשרי לאחד ולשלב קבצים וליצור מאגרי נתונים מרכזיים במסגרת עיבוד נתונים משולב. מטרתו להעלות את אמינות הנתונים ולחסוך באחזקתם על ידי מניעת קבצים כפולים ועדכונים נפרדים. לעומת זאת יצר שילוב הקבצים בעיה של סודיות ובטיחות המידע של כל חלקי הארגון אשר נשמר כעת במקום אחד. לשילוב קבצים ובניית מאגרי נתונים משותפים יש גם היבטים ארגוניים, הם פורצים מחסומי שליטה מקומיים ומרכזים את כל המידע של הארגון בידיו של גורם אחד מרכזי. המידע המרוכז של כל יחידות הארגון יבול לעמוד לרשות כל אחד (למעשה יש הגבלה של גישה פרט לפונקציות מרכזיות) ועל ידי כך יכול לחשוף אותן מבלי ידיעתן. [פתצ = | ע [פתצ = | שס המערכת שם הקובץ בחאריך שם הרשומה: תווי זיהול: וצ מירבל?: שם השדה ומה עברלת באותיוח לטיניות (בתבנית ) תרשים 5-2: טופס לתאור מבנה רשומה מגבנה רשומה בקובץ ערכים, ערכי טבלה נושאים בתכנון מערכת 19 אמצעי האחסון לקבצים הם הסרטים המגנטיים והתקליטים המגנטיים. הסרטים מאפשרים ארגון נתונים ועיבוד סדרתי בלבד והתקליטים מאפשרים ארגון נתונים ועיבוד בבל שיטה שהלא. שוני אחר בולט הוא הצורך להעתיק בכל מהלך עדכון את הקובץ הנמצא בסרטים בעוד שבתקליט אפשר לעדכן את הרשומה במקום שבו היא רשומה, מבלי לפגוע בשאר חלקי הקובץ. מאפייני קבצים החלטה על שיטת ארגון הקבצים ושיטת עיבוד הנתונים נקבעת על פי מספר מאפיינים. נעמוד בקצרה על הבולטים שבהם: 1 | עיבוד סדרתי או בגישה ישילרה ישנם תהליכי עיבוד אשר מתבצעים ביתר יעילות בקבצים סדרתיים המד מויינים לפי סדר נתון, כמו למשל הדפסת מחירון פריטים או חישובי שכר של עובדים. לעומתם - תהליכי עיבוד אשר יעילים יותר בשיטת עיבוד אחרת, לדוגמא, עדכון של קובץ אוכלוסי המדינה אשר בו רק חלק קטן מאד של האוכלוסיה משתתף במעבר עדכון אחד. ישנן עבודות שעבורן אפשרית רק שיטת הגישה הישירה. אלו הן עבור דות בזמן אמיתי ותקשורת כגון פיקוח תהליכים, הזמנת מקומות טיסה או בניית תוכניות אינטראקטיבית בשתוף זמן. כל יישום שבו נדרש עדכון מיידי ואיחזור של נתונים ומידע מחייב אחזקת הקבצים בגישה ישירה. לעתים קבצים המשמשים לגישה ישירה בעת עיבוד בתקשורת צריכים לאפשר גם עיבוד סדרתי. תכנון הקובץ צריך לקחת זאת בחשבון. 2 יחס פעילות חקובץ באשר קובץ מופעל במהלך כלשהו נוכל למצוא שיש התיחסות רק לחלק אינדקס סידרת? עלות לתנועה לשיר %--% לד הד החד רד = בודדת פעילות הקובץ תרשים 5-3 : עלות לתנועה כפונקציה של ?חס פעילות הקובץ ושל שיטת הארגון. 0 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע מן הרשומות. במהלכים מסויימים ישתתפו יותר רשומות ובמהלכים אחז רים - פחות, אך נמצא שיחס הרשומות הפעילות למספר הרשומות בקובץ קטן מ-1. כאשר היחס גבוה יועדף עיבוד סידרתי. אין עדיפות לסוג מתקן האחסנה אלא למהירות ההעברה הנומינלית של הנתונים. כאשר היחס נמוך, נניח מתחת ל-10% יועדף התקליט המגנטי מכיון שבשיטת הגישה הישירה או האינדקס סידרתית יופעלו רק הרשומות שיש לעבד. זמן הי עיבוד הכולל עשוי להיות קצר יותר. מקרה קיצוני הוא איחזור מידע - בו התשובה נבנית לרוב על פי מספר קטן מאד של רשומות מתוך הקובץ באופן אקראי. גודל הקובץ בתהללכי עיבוד סידרתיים אין מגבלה לגודל הקובץ. נוח וזול יותר להחי זיק קבצים אלו בסרטים מגנטיים, כאשר מרכיבים בזה אחר זה את הסרט התורן. בתהליכי עיבוד אחרים חייב כל הקובץ להיות מותקץ על הכוננים בעת העיבוד וכאן קיימת מגבלה של מספר הכוננים העומדים לרשות המערכת או היישום. הגדלה משמעותית בצפיפות הרישום בתקליטים וכתוצאה מכך בקיבולת שלהם יחד עם הפחתה ניכרת במחירם מאפשרות אחזקת קבצים בקיבולת גדולה יותר. הרחבה האם תכונתו של הקובץ לגדול? - קבצים הסטוריים של תנועות גדלים מדי מהלך עדכון, קבצי מלאי גדלים באופן מתון, קבצים אחרים קבועים בארכם ויש כאלו שגדלים עד למועד מסויים ואז קטנים שוב וחוזר חלילה (במו למשל קובץ דפייחשבון בבנק). מהו קצב גידול הקובץ, האם ידרשו כונני אחסון נוספים, מהי השפעת הגידול על זמן העיבוד? עד מתי תוכל שיטת העיבוד הקימת לטפל בקובץ הגדל ומתי יהיה צורך לבדוק שיטת עלבוד אחרת. מספר תוספות וגריעות מהקובץ ישנם קבצים שגודלם כמעט קבוע ואין תוספות או גריעות רבות של רשומות. למשל, קובץ הסטודנטים באוניברסיטה במעט ולא משתנה באורכו במהלך שנת הלמודים, אולם קובץ הזמנות ממחסן אספקה מרכזי משתנה בתדירות יומית כאשר מתקבלות הזמנות חדשות והקודמות מתבצעות. קובץ המאורגן באופן סדרתי בסרט או בתקליט מכיל בכל עדכון את כל הרשומות ה''חיות'' לפי סדרן. קובץ לעיבוד ישיר או לפי אינדקס צריך לעבור "ארגון מחדש" לשם הכנסת הרשומות החדשות למקומן הנכון והוצאת הרשומות שבוטלו. במהלכי העיבוד מתווספות בדרך כלל הרשו" נושאים בתכנון מערכת ו3ן מות בשטחים פנויים מוכנים מראש בין הרשומות הקיימות או באזור נפרד. מקומן של הרשומות המבוטלות לא מנוצל בדרך כלל וחן רק מסומ- נות כמבוטלות עד למהלך הארגון הבא. חשיבות רבה לתכנון תוספת רשומות בקובץ דינמי באשר תכנון לא נכון יכול להאריך באופן משמעותי את זמני הגישה, ולגרום לחוסר יעילות במערכת. 6. גודל רשומה מהו גודל רשומה רצוי? האם אפשר לקיים משטר של רשומות באורך קבוע או שיש לנהל רשומות באורך משתנה, ובאיזו שיטה? האם שיטת ארגון הקובץ מאפשרת לעבוד ברשומות באורך משתנה? תכנון הרשומות מושפע ממאפייני התוכניות העיקריות בהן יופעל הקו- בץ והוא מושפע גם ממאפייני החומרה והתוכנה של יצרן המחשב. 7 תדירות פנייה לרשומה פניות לרשומה בקובץ יכולות להיות שכיחות או תכופות. במערכות עיבוד נתונים מינהלי קיימת בדרך כלל פנייה תכופה לחלק קטן של הרשומות, בעוד שלאחרות הפנייה נדירה יותר. בבנק למשל, ישנו מספר קטן של חשבונות שבהם נעשות רוב התנועות היומיות וקיימים חשבונות רבים אחרים שרק מדי כמה ימים חלה בהם איזו תנועה שהיא. לעתים מחלקים את הקובץ לחלק פעיל יותר וחלק פעיל פחות או שנוה- גים להחזיק בזכרון את אינדקס הרשומות הפעילות כולו או חלקו, וכך לחסוך זמני גישה או זמני חישוב. אפשר לצמצם את נפח הקבצים בגישה ישירה על ידי הפרדה של הקובץ הפעיל שהוא זמין תמיד בתקליט והקובץ שאינו פעיל שיעובד במחזוריות אחרת ויאוחסן לרוב בסרטים מגנטיים. בחירה זהירה של יחידות האחסון לקבצים חשובה במיוחד בקבצים גדו- לים. שינויים מתמידים במחירי הציוד והופעת אמצעי אחסון וכוננים חדשים משנים בהתמדה את מערכת השיקולים. 8 זמן גישה זמן גישה לרשומה הוא חלק מזמן התגובה הכללי לקבלת שרות. בקובץ סדרתי - זמן הגישה אינו משמעותי באשר מדובר בעיבוד קובץ ולא בער בוד רשומה בודדת. בקבצים בגישה ישירה בתקליטים יש לזבור שזמן ה- גישה הינו צרוף זמני גישה לאינדקסים ולרשומות עד לקבלת התוצאה, ולא זמן גישה לרשומה אחת כפי שאפשר לחשוב בטעות. לעתים מצטרף לכך זמן שהייה בתור. פתרון לעומס זה הינו בחירה נכונה של יחידות האחסון ופיזור הקובץ על פני יחידות אחדות. אם לדוגמא הקובץ צריך לעמוד בעומס שיא של 50 גישות בשניה, וכל גישה נמשכת בממוצע 60 אלפיות שניה (בתקליטים 2 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע עלות לתנועה בודדת ישיר 0 יר אונדקס-סדותי | -- זמן גישה מבוקש תרשים 4 - 5: עלות לתנועה כפונקציה של זמן גישה ושל שיטת הארגון נתונים), יש צורך ב-3 ראשי קריאה/כתיבה לפחות בכוננים שונים לפי החישוב = (1000 : 60) א 50 9 גישה עם תנועה אחת או הקבצת תנועות אפשר לחסוך בזמן העיבוד כאשר מקבצים מספר תנועות ומכינים אותן לעיבוד יחד בציפיה שהן תתיחסנה לרשומה אחת בקובץ. יש כאן חסכון בקריאה ויתכן גם חסכון בקריאה חוזרת של תוכנית עיבוד התנועות. מיון של התנועות לפנל העיבוד הכרחי במקרה זה. בעיבודים הדורשים תגובה מיידית לשאילתות או לפעולות עדכון מעבדים כל תנועה בנפרד כדי לקיים רמת שרות גבוהה. 0. אמינות יחידות האחסון הקבצים מאוחסנים ביחידות אחסנה שונות, בסרטים ובתקליטים מגנטיים. כדי לעבד אותם הם מורכבים על הכוננים, הקשורים ליחידת העיבוד המרכזית (יע"מ) באמצעות יחידות בקרה וערוצים. תקלה יבולה לקרות בכל חוליה בשרשרת זו ובעיקר בכוננים. יש לבחון את השפעת התקלה על יכולת מתן השרות. צריך לדאוג לכוננים נוספים אשר אפשר להפעילם למטרת היישום או לתכנן מראש אפשרות לביצוע העיבוד בצורה מנוונת מעט עם מספר קטן יותר של כוננים. פרושו של עיבוד זה - ביצוע השרו" תים החיוניים ביותר של היישום. במערכות חיוניות העובדות בזמן אמיתי מותקנים כוננים כפולים ובהט גם העתקים כפולים של הקבצים, ולעתים יש גם יע''מים כפולים. נושאים בתכנון מערכת 3 .1 אבטחת הקובץ מפני פגיעה פרט למערכות חיוניות הפעילות ברציפות (וכאלה הולכות ומתרבות) אפ" שר להפסיק את עבודת מערכת המחשב בשעות מסוימות קבועות מראש לשם ביצוע העתקה, שיחזור או גיבוי של קובץ מרכזי. ואם חלק תקלה, המערכת צריכה להתאושש בזמן סביר מוגדר ולהמשיך לתפקד. התאושר שות הינה שיחזור הקובץ למצב תקין לאחר תקלה בחומרה או בתוכנה ועליו לבלול את כל הנתונים שהיו בו. קיימות כמה אפשרויות שיחזור שיש לתכנן מראש, בהתאם לאופי העיבוד של הקובץ: קובץ שאינו מתעדכן או שמספר התנועות המגיעות אליו הוא קטן - אפשר לשחזר מקובץ גיבוי קיים על ידי העתקה. קובץ שמת עדכן ברציפות ישוחזר על ידי העתקת קובץ הגיבוי האחרון והרצת כל תנועות העדכון שחלו מאז ביצוע הגיבוי. לעתים נדרש לשחזר כמה "דורות" לאחור ולתקן את הדרוש תיקון באחד מהם. דור הוא הקובץ שעודכן עם קובץ התנועות. כך נמצא שכל דור כולל שני קבצים לפחות: קובץ האב וקובץ התנועות שעדכן אותו. נוהל קבצי דורות מחייב נוהלי רישום ובקרה קפדניים לאבטחתם ולמניעת פגיעה בהם עד המועד המותר. שיקולים כלליים השיקולים לקביעת ארגון הנתונים בקבצים הינם רבים ולעתים גם נוגדים. בכל זאת ננסה לתמצת מספר לתרונות וחסרונות בכל אחת משלש שיטות הארגון המקובלות: א. ארגון סדרתי לתרונות 1 ניתן להפעיל ביחידות איחסון שונות (סרטים ותקליטים) 2) השיטה הינה פשוטה יחסית על כל ההשלכות התיכנותיות הכרוכות בכך. 3) השיטה נוחה עבור קבצים ששעור הפעילות שלהם גבוה, כלומר כא- שר העיבוד חל על יותר מכ-10 אחוזים של הרשומות בקובץ. החסרונות 1 אירגון קובץ בשיטה זו כרוך בקריאה רבה מיותרת של רשומות ויש לכך השלכות על העלות וזמן התגובה הכרוכים בכך. 2) אין אפשרות לגשת לרשומה מסויימת. 3 השיטה כרוכה בהעתקה של קבצים בעת עדכון. 8 ן יטודות בניתוח ותכנון מערכות מידע ב ארגון לגישה ישירה לתרונות 1 מאפשרת גישה ישירה לרשומות. 2) חוסכת את הצורך במיון מוקדם של תנועות עדכון . 3) העדכון נעשה בקובץ עצמו וכך הוספת רשומה איננה מחייבת כתיבת קובץ מחדש. 64 מאפשרת גם עבודה סדרתית (לא מקובל) 5) זמן הגישה לרשומה כמעט קבוע החסרונות 1) השיטה מחייבת אירגון הקובץ מחדש, מפעם לפעם. 2) שטח הגלישה דורש הקצאת נפח איחסון שאיננו מנוצל תמיד. 3 אפשר להפעיל על תקליטים בלבד. 64 בזבזנית בנפח איחסון. 5) מסובכת יחסית על כל המתחייב בתכנות ובאחזקה השוטפת. ג. | ארגון אינדקסיסדרתל יתרונות 1) מאפשרת גישה מהירה לכל רשומה בקובץ. 2) עדכון רשומות פתיחתן וביטולן איננו כרוך בהעתקת קבצים 6 נחסך הצורך במיון מראש של התנועות שנועדו לעדכון הקובץ. 4) אפשרי עיבוד ישיר ועיבוד סדרתי. חסרונות 1) נפח אחסון מבוזבז עקב הצורך להקצות מקום לאינדקסים ולרשומות שאינן קיימות או מתבטלות (עד לארגון מחדש). 2) השיטה מורכבת מבחלנת התכנות והעיבוד, וצורכת זמן עיבוד. 3) ישימה לתקליטים בלבד. 6 זמן הגישה לרשומה משתנה בין מחזורי ארגון מחדש של הקובץ, ותלוי במספר הרשומות החדשות שנוספו. 2 אבכנק !ב'קורת [תוןים מבוא רוב שימת הלב בעיצוב המערכת החדשה מוקדשת לכך שהיא תהיה יעילה ומותאמת למטרתה. הביטוי המעשי למערכת הן תוכניות המחשב אשר מסכמות את תכנון תהליך עיבוד הנתונים ומפיקות את הפלט הדרוש. לפלט המופק במע- רכת יש משמעות וערך רק אם יובטח הצרוף של תוכנית טובה ונתונים נכונים. תוכנית, ואפילו טובה, יעילה ומתוחכמת ביותר לא תפיק מידע נכון ואמין אם הנתונים שיוזנו אליה וישמשו בתהליך העיבוד יהיו שגויים. בסעיף זה נציג את הדרכים האפשריות להקטין ולצמצם את מספר השגי- אות בנתונים המוזנים למערכת הממוחשבת. אין שיטה מוכרת היכולה להבטיח ניפוי מוחלט של כל השגיאות ולכן השאיפה הינה להקטין את מספרן ועל ידי כך להפחית עד למינימום את נזקיהן. כל שיטת ביקורת כרוכה בעלויות ושומה עלינו לודא כי מחיר הביקורת עומד ביחס סביר לנזק שיגרם מבלעדיה. בשעה שמנתח המערכות מתכנן את המערכת החדשה עליו לטפל במבדק וביקורת נתונים ולשבץ מרכיבי ביקורת מתאימים למקרה, בשלבים שונים בתהד ליך העיבוד. - | בטרם ההזנה למחשב. - | בעת הקליטה והעיבוד במחשב. - | לאחר תום העיבוד. עיקר המאמץ צריך להנתן לבדיקות מן הסוג השני, בדיקות המנצלות את המחשב עצמו בבדיקת הנתונים המוזנים לתוכו. בדיקות בטרם עיבוד בקבוצה זו של בדיקות אפשריות נכללים שני סוגים עיקריים של בדיקות: א. | בדיקות ידניות של נתונים לדוגמא, מערכת עוסקת בתשלומי שכר מרצים. כל אחד מהמרצים ממלא בתום כל חודש טופס המכיל פרטים אישיים ודיווח על נושאי ההרצאה, מועדי ההרצאה, הוצאות נילוות ועוד. בטרם יועבר הטופט לשלב ההקלדה לשם קלט למחשב הוא עובר ביקורת. פקיד הביקורת בוחן אם סומלו בו נכונה סוגי ההוצאות השונות, אם צויינו כל הנתונים האישיים החיוניים להדפסת ההמחאה, אם מספר תעודת הזהוי נרשם במשבצות המתאימות, אם נרשם התעריף הנכון, ועוד. במערכות רבות ישנה הגזמה בסוג זה של בדיקות. הדבר נובע מכך שהאנ- שים במערכת לא השתחררו מהמנטאליות של מערכות ידניות. אם תעשה בחינה של הבדיקות הנעשות יתכן שנמצא שזול ופשוט לעשות חלק מהן במחשב, בעוד אשר ביצוע הבדיקות בידי אדם אין בו כל יתרון. 15 6ן יסודות בניתוח ותכנון מערכות מירע ב בדיקות אימות בדיקות אלה נועדו להבטיח כי הנתונים הגלמיים הוקלדו בצורה נכונה ולגלות שגיאות שמקורן בהקשה לא נכונה. שגיאת הקשה עלולה לקרות כתוצאה מעייפות, רשלנות, חוסר נסיון, או פיענוח לא נכון של כתבייד. האימות מבוסס על הקשה חוזרת של הנתונים. הקשה זו איננה יוצרת אותם מחדש אלא רק בודקת אם יש הבדל בין ההקשה הראשונה (היוצרת) לבין השניח (הבודקת). רק כאשר מגלה המכונה הבדל כזה (פעמים מקורו דוקא בטעות של ההקשה הבודקת) היא נותנת אתרעה בצורת ניצנוץ או זמזום. כעת מוטל על הקלדנית לאמת את האתרעה ולתקן את השגיאה. גם אל בדיקות אלו יש להתיחס בזהירות מפאת עלותן הגבוהה. אימות נתונים פרושו הכפלת עלות ההקלדה בזמן, ציוד וכחיאדם. לפיכך, מאמ תים רק שדות חיוניים שאין כל דרך אחרת לבדוק את נכונות הקלדתם (על ידי מספר ביקורת או סיכום). בדיקות במחשב עיקר שימת הלב צריכה להנתן לבדיקות הנתונים בעזרת תוכניות המחשב. בדיקות אלה ניתן לסווג בדרך כלל על-פי שלשה מאפיינים עיקריים: א. | סוג הבדיקות - בדיקות סבלרות שתקבענה אם נתון מסוים עונה על דרישות סבירות מסויימות. - בדיקות תקינות לבחנו אם הנתון תקין על פי הגדרותיו הבסיל סיות, מבלי לבחון את תוכנו. - בדיקות שלימות נועדו לודא כי כל החומר הנחוץ הגיע ליעדו ועבר את תהליך העיבוד. גם השמטה או אי עיבוד של חלק מהנתונים הינם בגדר שגיאות. בדיקות דיוק מסייעות לקבוע כי נתון בעל ערך מסוים ידוע מראש קיבל בדיוק את אותו ערך. ב. | רמת המלחשוב - בדיקות המתבצעות במלואן על ידי תוכנית המחשב. - בדיקות המתבצעות על ידי השואת תוצאה ידנית לתוצאה המתקבלת במחשב. ג. | נשוא הבדיקה - בדיקות המתבצעות על קבוצת נתונים. - בדיקות המתבצעות לגבי רשומה בודדת. חלוקה זו אינה מציגה את כל מרחב האפשרויות של הבדיקות. קשרים ותלות בין סוגי הבדיקות השונים, האפשרות לגילוי שגיאות מסויימות בשיטות נושאים בתכנון מערכת 7ן בדיקה שונות או גילוי שגיאה מבלי יכולת לאתר את סיבתה מצביעים על מורכבות הנושא. עם זאת, על מנתח המערכות להשתמש בכל השיטות והדרכים שבידיו כדי להקטין את מספר שגיאות הנתונים במערכת. בבדיקות המקובלות ביותר נדון בהמשך. שגיאות נפלטות בשלבים שונים של תהליך העיבוד, במהלך הקליטה, במהלכי העדכון של הקבצים השונים ויתכן גם במהלכים אחרים. יש משמעות לניתוח השגיאה בכך שמציגים את סיבותיה ואת הפעולות שיש לעשות לתיקונה. לעתים פעולות אלו חורגות מתוכניות המחשב והן מתבצעות בידי אדם בשלבים מוקדמים לעיבוד או בעת הכנת הנתונים. אפשר לסכם פעילות זו ע''י הצגת הטבלה הבאה: סימול | | תאור השגיאה | הסיבות האפשריות | פעולה לתיקון | הערות השגיאה לשגיאה השגיאה תרשים 5-5: טופס ניתוח שגיאות והטיפול בהן השואת נתון בדיקה מסוג זה מבוססת על השואת הנתון הנבדק עם נתון אחר באשר ידועים היחסים בין שניהם. אם התוצאה מצביעה על יחס שונה, קובעים כי הנתון שגוי. בשיטה זו קיימות שלש בדיקות בסיסיות: א. | השואת נתון לערך חיצוני קובעים מגבלות חיצוניות לערך שיכול לקבל נתון מסוים. למשל, בשעת חישוב משכורת בודקים אם ערך השדה המכיל את שנות הותק גדול מ-25 ערך חיצוני זה נקבע בהסתמך על ידיעתנו כי בחברה המסוימת אין עוב: דים בעלי ותק רב יותר. כל ערך גבוה ממנו יעיד לכן על שגיאה. שיטה זו 8 יטודות בניתוח ותכנון מערכות מידע מצמצמת את מספרן של השגיאות אך איננה מונעת אותן לגמרי. אם לדוגמא, לעובד בעל 4 שנות ותק ירשמו בטעות 24 שנים השגיאה לא תנופה בשיטה זו. ככל שהערך החיצוני גבוה יותר כך גדל מרווח השגיאות שלא תנופנה בשיטת ההשוואה לערך חיצוני. לכן קובעים לעיתים במודע את הערך החיצוני ברמה נמוכה מהרמה המירבית שהוא יכול לקבל במציאות. בתוצאה מכך כמה מקרים נכונים יזוהו כשגיאות כביכול. מספר מקרים שולי זה יתוקן בעת הטיפול השגרתי בשגיאות. אולם האפשרות האחרת היתה להציב את הערך החיצוני גבוה יותר ובכך להגדיל את מספר השי גיאות האפשריות שיסתננו למערכת. ההכרעה בהצבת גבולות צריכה למנוע עומס לתר ל''תיקון" שגיאות שאינן שגיאות. מהות הבדיקה מספר זיהוי - ספרות בלבד - סיפרת ביקורתן נוסחח א שם משפחה| 12 - אותיות בלבד סוג רשומח - שויון סמל ישוב - ספרות בלבד סכום חיוב תרשים 5-6: דוגמא לטופס ביקורת קלע נושאיס בתכנון מערכת 19 ב. השואת נתון לנתון (שדה) אחר ישנם נתונים שיש ביניהם קשר מוגדר. למשל, שנת לידה של אם ושנת הלידה של בנה יכול להקבע לפי היחס הבא, לדוגמא: (שנת לידת ילד - שנת לידת האם) | > 17 דוגמא אחרת: במערכת לוגיסטית ממוחשבת מסוימת נקבע שאם המשלוח הינו מסוג "1" (אוירי) שדה המשקל צריך להיות פחות מ-500, ואם הז משלוח הינו מסוג "2" (יבשתי) המשקל יכול לקבל ערך עד 25,000. רק משלוח מסוג "5'' (למי) יכול להיות בלתי מוגבל במשקלו. השואת נתון עם מופע קודם שלו ניתן להעזר בנתונים הסטוריים לשם בדיקת הנתונים החדשים. שדה יוברז כשגוי אם ערכו שונה מערך שנקבע לו בתקופה קודמת או אם אינו שומר על יחס או תנאי מוסכם כלפי אותו שדה. לדוגמא, מחיר מוצר שבתנועת הקלט מושווה אל המחיר הנמצא בקובץ קיים. השואת המחיר מיועדת לאימות רישום הפריט. אם המחיר שוח - התנועה מתקבלת. אם המחיר שונה - צריך להיות סימול נוסף כדי לציין "מחיר מיוחד" או "מחיר מעודכן". אם הסימול הנוסף איננו - התנועה תוכרז כשגויה. בצורה דומה אפשר להשוות ערכים אחרים בתנועות הקלט אל נתונים קודמים שנקלטו, לשם אימות או כדי לבדוק קיומם של סימולים נוספים בתנועה. תקינות נתון בעזרת תוכנית מחשב ניתן לבדוק נתונים כדי לעמוד על תקינותם. בין בדיקות אלו ניתן למנות: א, קיומו של נתון לעיתים העובדה ששדה מסוים חסר פרושו שגיאה, ואפילו שגיאה חמורה. למשל, ברשומת תנועת מלאל חייב להיות ערך כלשהו שונה מאפס בשדה כמות. אופיו של נתון בדיקה סטנדרטית יכולה לוודא אם שדה מסויים כולל ספרות בלבד או אותיות בלבד. אפשר לבדוק אם המספר כולל נקודה עשרונית, אשר חייבת להיות אפילו החלק העשרוני שוה לאפס. ערכו של נתון אפשר לבדוק ערך של נתון מספרי ויחסו לערך נתון קבוע, אפשר לבדוק ערך מסויים נמצא בטבלת ערכים נתונה וכד'. במקרים אלו נדרש ערך חיצוני להשוואה (ערך בודד או טבלה) וגורם היחס. 10 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע סיכומי נתונים בגישה זו נעשים סיכומים בשתי נקודות זמן. בפעם הראשונה נעשה הסיכום בטרם העיבוד, ובשנית - בשעת העיבוד במחשב. השגיאות, אם ישנן כאלה, מאותרות על ידי השואת הסיכומים. בקבוצה זו מבצעים לרוב שני סיכומים שכל אחד מהם מכוון לאתר שגיאות מסוג אחר: א. | ספירת רשומות סופרים את מספר הרשומות (התנועות), בשעה שמכינים את הנתונים להקלדה וקליטה. גם המחשב מונה את מספר הרשומות בשעת מהלך הקליטה, ומספר זה צריך להיות שוה למספר הרשומות שנמנו בשעת מסירה להקלדה. בשיטת המנות הקבועות מזינים בכל פעם מנות שוות, נאמר חבילות של 100 המחאות בנק. התוכנית כבר כוללת את המספר הקבוע ואין צורך להזינו עם כל חבילת רשומות מחדש. מעדיפים לעבוד בשיטת המנות המשתנות אשר מאפשרת העברת מנות חומר שונות בהתאם לתנאי העבודה. לכל מנה יש להוסיף רשומה שתציין את כמות התנועות במנה. ב סיכומי תוכן שדות מסכמים וצוברים את הערך המספרי של שדה או שדות שנקבעו מראש לשם גילוי השמטה, או הוספה של תנועות או קליטה שגויה של הנתונים בשדות שנבדקים. בטרם ההזנה נעשה סיכום ידני של ערכי השדות שנבדקים ובתוכנית הקליטה מבצעים שוב, בנוסף לשאר הפעולות, את סיכום אותם שדות. התוצאות צריכות להיות זהות. מקרים של קיזוז השרד גיאה על ידי מספר שגיאות הם נדירים והסתברותם קטנה. לדוגמא, סיכום משמעותי: חבילת המחאות מועברת מסניף בנק ליחידת ענ''א. פקיד בסניף עורך סיכום מצטבר של תוכן השדה "ערך בל" שבהמחאות. קיימת אפשרות לסכם שדות שאין כל משמעות מעשית לסיכום ערכיהם כמו למשל, שדה תעודת-זהות. הסיכום במקרה כזה נקרא "סיכום שוא'' והוא נעשה למטרה שנעשה הסיכום המשמעותי. לתוצאה של "סיכום שוא" של שדה "מספר תעודת-זהות" אין כל משמעות, אך התוצאה שתתד קבל במחשב מחיבור ערכי אותם שדות חייב להיות שווה לסיכום שהוכן לפני הקליטה. המגרעת הגדולה של כל האפשרויות הנכללות בסיכומי נתונים הינה הז עובדה כי גילוי טעות רק מצביע על קבוצת נתונים מבלי יכולת הצבעה מיידית על הרשומה המסוימת בה נפל השיבוש. השיטה כרוכה לכן בתהליך איתור מסו- בך וארוך יחסית. /-- . וו נושאים בתכנון מערכת ,טפחות בנק שר תאו ליטיראל הת מ סיפרת הביקורת שיטח זו שייכת לקטגוריה של סיכומי נתונים. אולם בשל אופיה המיוחד ובשל העובדה שזוהי שיטה נפוצה מאד יש להתייחס אליה בנפרד. השיטה מתבי ססת על כך שלשדה סיפרתי מוסיפים סיפרה נוספת שנקבעת לפי נוסחה מסוי" מת שהופעלה על טפרות המספר המקורי. לאחר חישוב הסיפרה הנוספת - סיפרת הביקורת - מזינים למחשב את השדה הנתון עם סיפרת הביקורת. במחשב נעשית שוב פעולת החישוב לפי אותה הנוסחה. אם השתרבבה טעות בספרות המספר המקורי או בסיפרת הבי- קורת שלו, התוצאה שתחושב תחהיה שונה וכך תאותר הטעות. ישנן שיטות רבות לחישוב סיפרת הביקורת. רובן מתבססות על עיקרון פשוט הניתן ללימוד: מציבים ספרות ("משקלות") לעומת ספרות המספר הי מקורי, כופלים כל צמד ספרות ומסכמים. את התוצאה מחלקים במספר מוסכם (''מודולוס'). השארית של חלוקה זו (או מספר שהוא תוצאת פעולת חישוב נוספת) היא "סיפרת הביקורת". סיפרה זו תצורף למספר ותהיה חלק ממנו. ''סיפרת הביקורת" יכולה להיות גם מספר בן שתי ספרות. דוגמא לחישוב סיפרת ביקורת: הפעולה א הצבאת המספר 57 5 )6 58 ב. | הצב "משקלות" 21 1 1 ג. = בצע הכפלה של כל "סיפרת משקל" 7 6, 6, 586 בכל סיפרה שבמספר ד | חבר את תוצאות המכפלות 5+ +5+16+6 ה | חלק התוצאה ל''מודולוס"" (45:11=4)1 ו | השארית תהיה סיפרת הביקורת 1 ז. | המספר החדש, כולל סיפרת הביקורת 71 555 6 58 מודל זה, או בשינויים קלים, משמש ברוב המקרים. השינויים הנפר צים הינם: א. | בחירת המשקלות (צעד ב' במודל). נוהגים להשתמש במשקלות שונים, כמו למשל: 1 10,212 1 4, 8, 32,16, 1 5 107 27-05 2 3, 4, 05 426 הסיפרה הימנית של המשקל מוצבת מול סיפרת היחידות של המספר. 2ןו יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע ב ביצוע החלבור (צעד ד' במודל). בנוסף לאפשרות שהובאה בדוגמא ישנה שיטה של פרוק תוצאות שמעל 9 לשתי ספרות נפרדות וחיבורן. על פי דרך זו היה החיבור, בדוגמא זו מתבצע כך: 6 +5+1+6+6+6+52 (6 + 1 *-2=16 *8) וכך קיבלנו סכום של 36 במקום 45. ג. | בחירת ה'מודולוס" (חלק מצעד ה' במודל). ניתן להשתמש במספרים רבים אך המקובלים שבהם: 10 ו-11. משתמשים גם במספרים ראשוניים 13, 17, 19, 25 ואחרים. סיפרת הביקורת באה להתמודד עם ארבע השגיאות האפשריות בשעת רישום נתון או קוד: א. | מספר שגוי ששורבב לקוד (למשל רישום "1'' במקום "7"). ב | מיקום משובש של הספרות (למשל "2134" במקום "1254"). ג. | מיקום שגוי כפול (למשל "26915" במקום "21965"). ד | שילוב של שתי טעויות לפחות מתוך הב"ל. כל אחת מאפשרויות השימוש בסיפרת ביקורת עונה בהצלחה על הצורך באיתור סוגי השגיאות השונות. הטבלה הבאה מפרטת זאת: אחוז השגיאות ש?אותרו סיפרה |החלפת| מלקום | מיקום שגויה | סיפרה | כפול חי 121 11 652 72 27 3 1 7 1 משקלות מקובלים האפשריות במשקל "2 16 ,8,4 ,1 כל משקל בל משקל בל משקל כל משקל טבלה 5-1: שלטות לקביעת סיפרת ביקורת נושאים בתכנון מערכת 3ן הטיפול ברשומות שגולות איתור של שגיאה ברשומה אינו פוסל אותה מלכתחילה. סוגים שונים של שגיאות אפשר לאתר ברשומות שונות ובשדות שונים ברשומה ובכל מקרה יש לטפל בנפרד, בהתאם לענין. מתפקידו של מנתח המערכות לבחון בתאום עם המשתמש את משמעות השגיאה ולהחליט על התגובה. תגובה זו שונה בהתאם לאופי המערכת, סוג הנתונים, סוג השגיאה והשלב בתהליך העיבוד שבו התגלתה השגיאה. המידע על השגיאות ניתן בדוח שגויים או כהערות בדוח אחר, אך מקובל להדפיס דוח שגויים נפרד בגלל המבנה והפרוט המיוחדים הנדרשים בו. בדוח השגויים ניתנות כל הרשומות שאותרו כשגויות במהלך הביקורת, בצורת תדפיס מלא של הרשומה או של חלקים ממנה. את הודעת השגיאה מדפיסים בצד הז רשומה, מתחת לשדה השגוי, או שילוב של הדפסות שונות. הודעת השגיאה צריכה להיות ברורה במידה מספקת כדי לאפשר לקורא הדוח לתקן את השגיאה או להנחות אותו לחיפוש הדרך לתיקון. לעתים משמש דוח השגויים לדווח על שגיאה שאותרה ותוקנה על ידי התוכנית בהתאם לקרי- טריונים שנקבעו. לעתים מדווחת השגיאה לידיעה בלבד מכיון שאין כוונה או צורך לתקנה מיד או שאין צורך לתקן כלל (בדרך כלל בעיבודים סטטיסטיים). בעת ההחלטה על דרך הטיפול ברשומה המכילה שגיאה, יש להעריך את השפעת השגיאה על המערכת מן הבחינות הבאות: א. | הפגיעה הצפוייה בתוצאת העיבוד, למשל הוצאת חשבון שגוי כאשר המד חיר אינו נכון. ב. = מידת הנזק שיגרם לקבצים או מאגרי המידע אם יכנס אליהם נתון שגוי, לדוגמא כתובת לא נכונה, או מספר ספק. ג. = השפעת השגיאה על תפקוד שאר התוכניות בתהליך לאחר התוכנית שבה התגלתה השגלאה. 2 את רוב השגיאות מגלים במהלכי הקליטה בהם מופעלים על הנתונים תהליבי ביקורת ובדיקה קפדניים. חלק מהשגיאות לא ניתן לאתר בשלב זה אלא בשלב מאוחר יותר כאשר רשומת התנועה פועלת על קובץ או מאגר נתונים, בדרך כלל במהלכי העדכון. אפשר להצביע על ארבע תגובות מקובלות לטיפול ברשומה שגויה, אך יש לנהוג בכל מערכת ובכל נתון בהתאם לתנאים המאפלינים אותם. א. | פסילת רשומה בגישה קיצונית זו, רשומה בה אותרה שגיאה לא תמשיך לעבור במהלך הקליטה או מהלך אחר. על עובדת השגיאה מדווחים בדוח השגויים לשם תיקון. לאחר התיקון מוחזרת הרשומה לתהליך ועוברת שוב את מסלול הביקורת ככל רשומה חדשה. 8 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע כאשר הרשומה מורכבת משדות מעטים נוהגים לפסול את הרשומה בשי לימותה ולנהוג בדרך שהוזכרה. כאשר הרשומה ארוכה (כמה עשרות תוים) ומורכבת משדות רבים יש לחפש דרכים אחרות לטיפול בשדה השגוי. המטרה הינה, מחד להקל על הזנת התיקון ולא לגרום לשגיאה בשדה אחר בעת הזנה חוזרת, ומאידך - לא לעכב הזנת רשומות בשל שגיאה בשדה כלשהוא, לא עיקרי. מקרה מובהק של פסילת הרשומה בשלימותה הוא גילוי שגיאה בשדה המפתח של הרשומה. מבלי שדה זה אין כל אפשרות לבצע עיבוד כלשהו ברשומה זו. העברת רשומה אפשרות קיצונית מנוגדת הינה זו המאפשרת העברת רשומה על כל הש דות שבה להמשך העיבוד גם אם באחד משדות אלה (או ביותר משדה אחד) התגלתה שגיאה. בשיטה זו תאותר השגיאה ותצויין במפורש בדוח השגויים. על פי דוח זה יוכנו נתונים מתוקנים אשר יוזנו למערכת בכדי לתקן את השגיאות שהוזנו באופן מודע. שיטה זו איננה מקובלת ומכל מקום היא ננקטת רק כאשר מובטח לנו, שעדכון שגוי בחלקו כרוך בנזק קטן יחסית. בדרך זו אפשר לנקוט בעיקר בעבודות סטטיסטיות בהן יש בתוכניות מנגנוני תיקון אשר מופעלים לפי קריטריונים מגודרים לביטול נתון שגוי או הצבת ערך אחר מוסכם במקומו. ברשומות המכילות נתונים מספריים מעטים המקרים בהם מותר להעביר רשומה שגויה. עדכון חלקל דרך זו משלבת את שתי הדרכים הקודמות. בדרך זו דוחים את השדות השגויים ומדווחים עליהם לשם תיקון ואת שאר השדות מעבירים להמשך התהליך. גישה זו מקובלת כאשר ניתן לעכב עדכון של חלקי רשומה מסויימים. כאשר יש קשר הדוק בין שדות הרשומה השונים לא ניתן לנהוג כך. לדוגמא, רשומת דווח על תנועה כספית בחשבון של לקוח בבנק מכילה את מספר החשבון, תאריך, סכום וסוג פעולה. כל חלקי הרשומה קשורים זה לזה ואין משמעות לדווח חלקי. לעומת זאת, בדווח של סטודנט על בחירת מערכת השעות שלו אפשר לותר באופן זמני על אחד השדות ולה- זינו מאוחר יותר. מחיקת שדה שגול לעומת האפשרויות הקודמות המניחות שהרשומה השגויה תטופל והשדה יתוקן קיימת אפשרות נוספת שבה מבטלים את השדה השגוי ומעבירים את הרשומה להמשך העיבוד. בעיבודים סטטיסטיים מקובל להציב במקור השדה שבוטל ערך מוסכם אחר. נושאים בתכנון מערכת 15 המקרים של מחיקת שדה והעברת הרשומה לעיבוד הינם מעטים והם קיימים כאשר השדה החסר לא לשפיע באופן משמעותי על התוצאה (הוא משמש למידע בלבד, השפעתו היחסית קטנה) וכאשר למהירות הפקת התוצאות לש משמעות רבה. כל ארבע הדרכים בשענות על החלטה קבועה הנעשית מראש על ידי מנתח המערכות. ככל שגדלה הבנת המערכות פותחו גישות חדשות לנושא איי תור ותיקון שגיאות - שיטת המשקלות. בגישה זו אין קובעים מראש את הטיפול ברשומה השגויה, אלא מטפלים בה בהתאם ל"ציון" הנקבע על פי צרוף השגיל אות שהתגלו בה. לכל שגיאה יש 'משקל'' המצטבר לציון כללי של השגיאות ברשומה, ציון נמוך מורה שהשגיאה אינה משמעותית ונבחר בהעברת הרשומה, וכאשר הציון גבוה - השגיאה משמעותית והרשומה תפסל או שתועבר בחלקה, בהתאם למקרה. את ההחלטות על הטיפול העקרוני בשגויים צריך לקבל במשותף עם המשתמש במערכת,כאשר רק הוא יבול להעריך נכונה את משמעותן והשפעתן על תהליך העיבוד. על מנתח המערכות לסכם את פרוט השיטה ולהגישה כחלק ממסמך תכנון המערכת. 3 כס6'חות ![ס!3'יות הרקע ככל שמתרחב ומעמיק השימוש במערכות ממוחשבות יש להקדיש תשומת לב רבה יותר לבטיחות המערכות ולסודיות הנתונים השמורים בהן. נושאים אלה חייבים לעמוד לנגד עיניו של המתכנן בעת בנית המערכת הממוחשבת. בטיחות מערכות הינה רמת ההגנה שמוענקת להן ואשר מבטיחה אותן מפני פגיעה מסוג כלשהו בשוגג או במזיד. סודיות הינה מקרה פרטי, תחום מסויים בתוך הבטיחות. רמת הסודיות הינה מידת ההגנה שיש למערכת מפני גישה בלתי מורשית אל הנתונים. לכל מערכת דרישות בטיחות שונות. הבטיחות הדרושה במערכת כטפית או מערכת שכר גבוהה בדרך כלל מבטיחות מערכת מלאי. כל אמצעי הגנה מת- בטא בעלויות נוספות ועל כן מנתח המערכות צריך לבחון את העלות מול התוע- לת. בככל שהנזק האפשרי כתוצאה מפגיעה מסוימת גדול יותר כן מוצדק להציב מנגנוני הגנה מורכבים ועם זאת יקרים יותר. בנקודה זו משיק הנושא לתאו- ריות המורכבות של סיכונים וניהול סיכונים. מניעי פגיעה מנתח המערכות צריך לבחון את מניעי הפגיעה האפשריים במערכת ולברור את רמת ההגנה הנדרשת, את המניעים האפשריים לפגיעה במערכות בעבר. אפשר לכלול בשתי קבוצות עיקריות: א. | הפקת יתרונות האדם או הגורם הפוגע משיג לעצמו יתרון ברור בעקבות מעשהו. הדוגמ- אות יכולות להיות במישורים שונים: תוכניתן משנה את תוכנית היישום הבנקאית בצורה כזו שאל חשבונו נכנסים כספים לא לו; משתמש פוגע בקובץ (המחזיק רשומות חייבי מס) וגורם להשמטת הרשומה "שלו"; מחטנאי מזרים תנועה פיקטיבית למערכת ויכול לחפות על אי סדרים בניהול המלאי, וכן הלאה. ב | פגיעה במערכת כאן המטרה הינה שיתוק מלא או חלקי של המערכת או רכיבים שלה. בתוך קבוצת מניעים זו נכללים: - פגיעה מתוך יריבות (בין צבאות, חברות כלכליות, מפלגות וכו'). - פגיעה מתוך נקמנות (עובד שפוטר, מנהל שלא קודם וכו). - וונדליזם. בהתיחס למניע האחרון הנ"ל, מענין לגלות כי מרכזי מחשבים זוהו ע"י קבוצות מפגינים שונות (סטודנטים, פועלים, קנאי דת) כחלק מהממסד ולכן גם שימשו מטרה לפגיעה. 146 נושאים בתכנון מערכת 7ו יעדי פגיעה כל אחד ממרכיבי המערכת הממוחשבת יכול להוות יעד לפגיעה, יהיו מניעיח אשר יחיו. מנתח המערכות אשר מתכנן את מערך האבטחה חייב לי התייחס אל המרכיבים הבאים: התוכניות במערכת (תוכנת המערכת ותוכנת יישומים), הקבצים ובסיסי הנתונים, החומרה (המחשב המרכזי וציוד קלט/פלט צגים רשת התקשורת, טפסים וקלטים ידניים, פלטים קריאים. לשני המרכיבים האחרונים ניתנת בדרך כלל תשומת לב מועטה ולכן הם מתגלים לעתים כחוליות חלשות בתחום הבטיחות. לכל אחד מיעדים אלו צריך להקנות את המשקל הסגולי המתאים למקרה המסולים בו אנו עוסקים. משקל זה בצרוף רמת ההסתברות של כל סיכון לתוו את תוכנית האבטחה על מרכיביה. ומדפסות ויחידות בקרה) ש ₪ 4 זב = צורות פגיעה צורת הפגיעה במרכיבי המערכת יכולה להיות משלשה סוגים אפשריים: א. הריטה בצורת פגיעה זו נהרסים, נחבלים או מושמדים יעדי הפגיעה. לכאורה זוהי צורת פגיעה קשה, אולם היא משאירה עקבות בולטים, הפגיעה תתגלה על ידי האחראים למערכת בטבירות גבוהה ותוך פרק זמן קצר יחסית. ב. שינוי סמול חבלה בדרך זו יכולה להיות מכוונת לכל אחד מהיעדים בכח לפגיעה אך היא מכוונת בעיקר לתוכניות ועקבותיה בולטות הרבה פחות. לכאורה, כלפי חוץ המערכת ממשיכה לתפקד כמקודם. אם השינוי נעשה בתחכום ומבצעיו לא נתפשו לקיצוניות, יתכן שהפגיעה תאותר רק לאחר זמן רב, אם בכלל. בשל כך יתכן שפגיעה מסוג זה תצבור אפקט כולל גדול ביותר. ג. | שימוש לא מורשה צורת פגיעה זו איננה כרוכה בשינוי כלשהו במערכת, אלא זוחי עבירה על חוק או חריגה מנהלים מקומיים. גם כאן יכול להיות היעד כל אחד מאלה שחוזכרו קודם לכן, אך פגיעה זו אופיינית למערכות תקשורת כמו שימוש בסיסמא שנגנבה. הפגיעה איננה משנה דבר ואת העקבות במקרה זה, צריך לחפש לא רק ביעד אלא גם בדרך אלין, 8 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע כל אחת משלש צורות הפגיעה יכולה לנבוע מכוונת זדון או בשוגג ומידת הנזק אינה גדולה יותר במקרה של פגיעה במזיד. - מישהו יכול להרוס קובץ במתכוון ע''י כך שהכניס לחדר המחשב מגנט רב עוצמה. עובדת נקיון עלולה לגרום לקצר חשמלי במחשב ושריפתו לאחר שהפכה עליו, מבלי כוונה, דלי עם חמרי ניקוי. - | תוכניתן תאב בצע יכול לשנות תוכנית ולשלשל כספים לכיסו. חברו, מבלל מזיד יכול לגרום לשינוי, מזיק לא פחות, בתוכנית בלתי מוגנת תוך שהוא עורך בה שינויים ותיקונים ומריץ חומר חי ללא בדיקות מספיקות. - | מרגל מסחרי יתקשה לטעון כי הגיע בתמימות לנתונים מסויימים ועשה בהם שימוש בלתי מורשה. תוכניתן אשר הכניס שינויים במערכת ההפי עלה מבלי שקיבל כל אישור ומבלי שנבדקה עבודתו יכול לגרום פגיעה במערכת ההגנה על הקבצים. כתוצאה מכך יוכלו משתמשים לגשת לקבי צים שלא הורשו עבורם, קשר בין לעדים וצורות פגיעה את הקשר בין יעדי הפגיעה לבין צורות הפגיעה האפשריות ניתן להציג בטבלה דו"ממדית. הדוגמאות שבטבלה מציגות מקרים שכיחים ומקרים נדירים יותר. מנתח המערכות יכין טבלה דומה המותאמת למערכת אשר הוא עוסק בה. נושאים בתכנון מערכת 99ן -- שינול סמול הריסה תוכניות + שינויים בתוכנית כדל + מחיקת תוכנית שתבצע עיבודים שונים. או חלקים ממנה + ניטרול אלמנטים בתוך התוכנית. + הוטפת מרכיבים בלתי רצויים לתוכנית המקורית שימוש לא מורשה + ידיעה על קיומה של תוכנית מסויימת + לדמוד ביצועים ואפשרויות של תוכנית מסווגת + שינול נתונים ברשומות קיימות + הוספת רשומות + גריעת רשומות + הריסת קבצים או חלקים מהם + העתקת קבצים + העתקת רשומות + קבלת תשובה לשאילתות מסוימות + גישה לקבצים חסויים + הריסה פיזית של + ניצול משאבי מחשב + שינויים ברכיבי חומרה ללא רשות. בדי לשבש את פעולתם מחשב ציוד הקפי + שימוש במשאבי המחשב מסופים, וציוד למטרות פרטיות אחר או חלקים ממנו + השמדה או העלי מה של קלטים + הבנסת שינויים בקלטים מקוריים. + הוספת קלטים פיקטיביים + קריאה או העתקה של טפסי מקור ללא רשות קלטים ידניים פלטים קריאים תקשורת + השמדת/העלמת/ גניבת פלטים + זיוף פלטים (לאחר שנוצרו ע''י המחשב) + קריאה או העתקה של פלטים + התחברות לא מורשית לרשת. + שינוי ניתוב מידע + האזנה לתקשורת לשם קליטת נתונים. טבלה 5-2: יעדי פגיעה וסוגי פגיעה אפשריים + הריסה וניתוק של הרשת או חלקים ממנה הגנה פיזית כל פגיעה במרכיב כלשהו מחייבת מגע עם יעד הפגיעה. מנגנוני ההגנה מכוונים על-כן לבודד את היעד ולמנוע אפשרות גישה אלליו. סוג אחד של מני גנוני הגנה מקיף את האמצעים הפיזיים. בקטגוריה זו קיימות שתי אפשרויות: 0 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע בקרת כניסה אמצעי הגנה פשוט הוא הגבלת הפיקוח על הנכנסים למרכז המחשבים. הבקרה מקשה על המתכוון לפגוע במערכת אך אין היא יכולה למנוע זאת לחלוטין, כאשר כניסה לבנין אינה קשה במיוחד. חשוב על-כן למנוע גישה אל מערכת המחשב וציוד העזר ואל ספריות הקבצים, אפשר לשפר את הפיקוח במתקן עצמו ע''י שימוש בתגי זיהוי אישיים, הפרדת החלקים השונים של המתקן תוך הגבלת תנועה של עובדים ואור- חים בחלקים מסוימים, רישום תנועת אנשים לצרכי שחזור וחקירה, ועוד. בטיחות ממפגעים פיזילם , המפגע הבולט ביותר הינו האש. התגוננות בפניה כוללת ,מחיצות אש (חמרים, עובי וכו'), שמוש בחומרים לאידליקים. תכנון מונע של גורמים קשורים (תעלות מיזוג אויר וכו'), ניטרול והוצאה של גורמי דליקות (חשמל, למשל), מידור חישני חום ועשן, כיבוי אוטומטי (קצף, מים) ועוד. פרט לכך ישנם מפגעים רלוונטיים נוספים כמו; מים (שטפון מצנרת פגועה, גשם ועוד), רעידת אדמה, וכיוצא באלח. הגנה לוגית מנגנוני הגנה מסוג אחר נשענים על המחשב והתוכניות בנסיון לשמור על מרכיבי המערך הממוחשב. גם אם הצליח גורם עוין לחדור פיזית (או בגישה מרחוק) אל המערכת ניתן לחסום את דרכו בסיוע של מספר מנגנוני הגנה: א מנגנוני הרשאה במחשב מופעלת תוכנית המסווגת את הגישה לתוכניות וקבצים על פי זיהוי ועל פי סווג. הזיהוי יכול להתייחס לאדם מסויים (ע"י סיסמא למשל) או במקרים אחרים, למסוף מסויים או לשילוב ביניהם. כל שיטת זיהוי צריכה לקחת בחשבון נסיונות התחזות. הטיווג יכול להתיחס לק- בצים, לרשומות ולעיתים אף לשדות מסויימים. סיווג צריך לחול גם על שאר המרכיבים: משתמשים, מסופים, תוכניות וכו'. רק בעזרת הסיווג יקבל הזיהוי משמעות מלאה. רק כך ניתן יהיה להרשות או לשלול גישה של אדם מסויים ממסוף נתון לביצוע תיקון בתוכנית או לשלוף נתונים שלא הותרו לו. מנגנוני הפרדה התוכנה צריכה להבנות בצורה שלא תאפשר קשר שאינו מורשה. יש לחפ- ריד בין משתמש למשתמש, בין משתמש לתוכניות מערכת ההפעלה (וההיפך), בין קבצי המשתמשים לקבצי מערכת ההפעלה, בין קבצי המשי תמשים השונים ועוד. נושאים בתכנון מערכת ו5ו ג. = מנגנוני התרעה אין די בכך שנמנע ואפילו בהצלחה את הפגיעה האפשרית. ישנה חשיבות גדולה לכך שתובא לידיעתנו העובדה שנעשה נסיון פגיעה וחשובים גם פרטי הנסיון: היעד, כיוון הנסיון, זהות המנסה וכיו"ב. מידע זה יאפשר לשפר את מנגנוני ההגנח. לקביעת מנגנון ההתרעה יש לדעת את זמן התגובה הרצוי. האם מצפים להתרעה בזמן אמיתי או שמסתפקים בקבלת סיכום תקופתי (שעה, יום, חדש) של אותן נסיונות שהתרחשו, אם אותרו שכאלה. ככל שמשך התגו- בה הרצוי מתקצר, גדלה יעילות ההתרעה אך עימה גדל גם המחיר. גיבוי והתאוששות כל מערך בטיחות חייב להניח כי למרות כל המנגנונים תתכן בו פירצה או תקלה. על כן צריך מתכנן המערכות לבחון ולתכנן גיבוי והתאוששות המע- רכת. בגיבוי נכללים אמצעים שיוכלו, על פי התכנון, לעמוד לרשות המערכת אם אכן יפגע אחד מיעדי פגיעה. מחשב חליפי, העתקי תוכניות, ''דורות'"' והעתקי קבצים, ניתובים אלטרנטיביים במערך התקשורת ועוד מהווים אמצעי גיבוי מקובלים. התאוששות פרושה נהלים אשר נועדו להחזיר מערכת פגועה לפעולה תקינה. השאיפה היא לבצע התאוששות כזאת במהירות מירבית, תוך סטיות מזעריות ממהלך רגיל של לוח הזמנים ובעלות קטנה ככל הניתן. מערך ההתד אוששות משלב בתוכו את אמצעי הגיבוי. ככל שמשתכללים אמצעי הבטיחות משתפרים לעומתם אמצעי הפגיעה. ההתאוששות והגיבוי מהווים את קו ההגנה האחרון. נושא זה משתלב בהגנה כנגד פגיעות של הריסה או שינויים סמויים ואין לו תשובה לפגיעות מסוג השימוש הבלתי מורשח. הגורם האנושי גורמים הקרובים לבעיות בטיחות מערכות ונתונים מרבים להדגיש לאח רונה את הגורם האנושי כמרכיב חשוב בבטיחות המערכות. הטענה היא כי בסוז פו של דבר גם המנגנון המתוחכם ביותר לא יועיל אם אנשים בתוך היחידה לא יהיו רגישים לנושא הבטיחות ופעילים לשיפורה או שיהיו בלתי מהימנים. מערכות בטחוניות מטפלות בנושא הבטיחות גם ללא קשר למערכות מז מוחשבות אך בדרך כלל לא הוקדשה שימת לב מספקת לנושא. יתכן שהרגישות הקיימת בעת טיפול בפיקוח על אנשים היא שגרמה לכך, אך עם זאת אסור לותר על הקמת מערך הגנה סביר בהתאם לדרישות המערכת והארגון שבה היא פועלת. דווח, מעקב ופיקוח הם כלי ניהול מקובלים ויש להפעילם גם בתחום זה כדי להגן על משאבי הארגון. 2 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע הגנה בדרך ההמנעות מגמה חדשה יחסית, ההולכת וקונה לעצמה מהלכים, הינה ההמנעות. בגישה זו גורסים כי הדרך הבטוחה ביותר היא המנעות מיצירת מוקדים רגישים של נתונים, באשר לכל הַתחכמות בהגנה תמצא התחכמות יתר בפריצה. מנתח המערכות צריך לשקול בעת איסוף נתונים וצרופם והרשאה לשי- מוש בהם את התועלת לעומת הנזק שיגרם במקרה של פגיעה או גישה בלתי מורשלת. צעדים אחרים יכולים להיות: א. ויתור על אחזקה קבועה של נתונים רגישים שהימצאם עלול לגרום פגיעה. יתכן לשמור הנתונים בכספת (בתקליט, בסרט) ולהרכיבם על הבונן רק בעת העיבוד. ב ניתוק חלקי מערכת או מרכיבים שלה ממערך תקשורת, החושף אותה תמיד לאפשרויות פגיעה נוספות. מקובל להפעיל מחשבים נפרדים לריכוז רשת תקשורת. ג. = הפרדת נתונים לקבצים בלתי קשורים אשר הגישה אליהם תהיה מסווגת. דרכים שונות אחרות להגנת הנתונים על ידי המנעות מיצירת מוקד רגישות אפשר לתכנן בכל מערך ובהתאם לצרכים ולדרישות הבטיחות של המערכת. 4 תכ]ן!ן| 0'096 מתכנן המערכות ותכנון הטפסים טפסים הינם מרכיב חשוב במערכות עיבוד הנתונים. טפסים מסוגים שו- נים ישמשו בתהליכים הידניים המלווים את המערכת הממוחשבת, והם הבסיס בתהליכי יצירת הנתונים הגלמיים ואיסופם (טפסי מקור). רבים מכירים בחשיבות תכנון הטפסים ובמורכבות הנושא, אך קלימים חילוקי דעות בדבר האחריות לתכנון. יש הרואים זאת כתפקידו של מנתח המע- רכות בעוד שאחרים סבורים שזו אחריותו של איש ארגון ושיטות (או"ש), אם תפקיד זה מוגדר בארגון. הכנת טפסים המשולבים בתהליכי עיבוד ממוכנים דורשת מעורבות של איש מקצוע בעיבוד נתונים, כדי להשלים את התכנון של הטופס במסמך לשי- מושם של אנשים. במקרים רבים ובארגונים קטנים על מנתח המערכות להשלים את כל התכנון והעיצוב של הטפסים הנדרשים. בפרק זה נציג את המרכיבים העיקריים בתכנון הטופס. גורמים בתכנון טפסים בעת תכנון הטופס יש להתחשב בארבעה גורמים עיקריים: א. תכולת הטופס התכולה כוללת נתונים מודפסים מראש, כמו כותרות, ונתונים הנרשמים ע''י האדם הממלא את הטופס. בסעיף זה יש לכלול גם את התאור של שדות הטופס השונים, צורת הכתיבה שלהם, שימוש בטבלאות ונתונל עזר ועוד. ב. | עלצוב הטופס את הטופס יש למלא על פי הנחיות הנקבעות בעת העיצוב הפיזי שלו: סידור השדות בשורות או בטורים, גודל ומיקום השדות השונים, רווחים בין שדות ושורות, הסברים בגוף הטופס, צורת חדף (אופקית או אנכית) ועוד. ג. | מבנה הטופס הטופס הוא דף נייר שיש לקבוע את סוגו, צבעו ותכונותיו האחרות (מחוספס או חלק). יש לקבוע אם דרושים העתקים ומהי הכמות, העתקה עם נייר פחם או העתקה בשיטה כימית של נייר הטופס, אריזת הטפסים בשיטה רציפה, בבלוקים או שהם בודדים, חירור בראש הטופס או בצידו (ימני או שמאלי). 13 8 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע הדפסת הטופס ההדפסה לוקחת בחשבון שיקולים של עיצוב והעמדה. בשלב זה יש לענות על שאלות כגון: הדפסה מצד אחד או משני צדדים, סימון הטופס במספר רץ, צפיפות ההדפסה של טכסט, גודל וסוג האותיות, צבע ההדפסה, שיטת הדפסה (מולטיליט, אופסט, בלט). שיטת השדות בטופס הטופטס יכול לכלול שדות מילוי בעלי אופי שונה. האבחנה העיקרית הינה בין שני טוגים עיקריים: א. שדות פתוחים כאן מצפים שממלא הטופס ירשום את הנתון במלואו ובצורה שהוא מכיר. למשל: "רשום את יבשת המוצא". שדות סגורים בשיטה זו על ממלא הטופס לבחור תשובה מתוך מספר אפשרויות נתונות מראש. לדוגמא: '"סמן את יבשת המוצא (אפשרות אחת): אסיה, אפריקה, אירופה, אמריקה הדרומית, צפון אמריקה, אוסטרליה". השיטה של שדות פתוחים טובה ונוחה כאשר קיימות אפשרויות רבות שקשה להגדירן מראש או כאשר רוצים לקבל את הערבים המספריים במדויק כמו למשל: שנת לידה, גובה, שנת עליה, מס' ילדים ועוד. נושאים בתכנוז מערכת 5 לשיטת השדות הפתוחים יש מספר חסרונות: - בתשובות שאינן בערכים מספריים אפשר לקבל מספר רב של תשובות שקשה לעתים לסווג או לאחד לתתיקבוצות, אלא אם הסווג תוכנן מראש. - אי הבנה של המשתמש יבולה לגרום תשובות שגויות, במו למשל תשובה "פולין" תנתן לשאלה "מהי יבשת המוצא". > פרטים (נא לולא באותיות ושט) כ חשי אישי כוחשי משותף | מס"חשבון לחיוב ]פטיטניף] [‏ שמהבנק - | שםהטניף ‏ |ב)תשתאגיר טחוק סאלמן בונשוי ב גרוש שנתלידה |[ | מ | ]| | מצבמשפהת. | ] שם משפחה ושם פרטי בועצמאי םשכיר זמני בשנירקנוע ‏ ם מקצוע / עסוק מקום עבודה וכתובת תפקיר ותק בי ב. ימולא במקרה שהלקוח הוא תאגיד (במקרה זה ימולא חלק א' עיי המשתמש בכרטיט) גא למלא באותיות רפוס. תרשים 5-7 : דוגמת טופס עם שדות שונים בשל סבות אלה ישנה שאיפה להשתמש במידת האפשר בצורת השאלות הסגורות. המחיר הוא בויתור על יכולת אבחנה דקה בין התשובות שלעיתים לא ידענו ליחס לה חשיבות מספקת מבעוד מועד ועל כן תפריט התשובות אינו ממ- צה את כל האפשרויות. במקרים שמתכנן הטופס חושש שלא יוכל למצות את כל האפשרויות, הוא מגיע לפשרה של שדה מילוי סגור עם אופציה פתוחה. 6ן יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע למשל: מהי הסיבה להפסקת הלימודים: | א. חוסר סיפוק ב קשיים כלכליים ג לחץ חברתי ד אחר (פרט) .... יש להמנע מסגירה של כל שדות הטופס אם אין הכרח לעשות זאת. אך כך ניצבים אנו שוב בפני בעיות סיווג ומידור של התשובות. השימוש בשדות מילוי סגורים יכול להעשות בשלש שיטות עיקריות: א. | רישום הבחירה במשבצת. לדוגמא, מעמד: רשום במשבצת את הסיפרה המתאימה 8 1. אם עובד חדשי. 2 אם עובד יומי. 5. אם עובד לפי שעות. ב. | סימון ליד המספר המתאים, לדוגמא: - מעמד: סמן < במשבצת המתאימה. עובד חדשי עובד יומל עובד לפי שעות ג. = סימון האפשרות שנבחרה (ברישום או במחיקה), למשל: - מעמד: הקף בעיגול את המספר המתאים. [ו| עובד חדשי 2 עובד יומי 5 עובד לפי שעות. בשיטה הראשונה יש שגיאות מילוי רבות יותר מאשר בשיטות האחרות וע''כ מעדיפים בדרך כלל אחת משתי השיטות האחרונות. מבנה שדות המילול שדות המילוי בטופס יכולים להיות במבנים שונים, כפי שנציג בהמשך. יש להתאים אותם לאופי המערכת ולאוכלוסיה של ממלאי הטופס. יש להתיחס לנושאים כמו: טופס בשימוש חוזר (קבלת סחורה למחסן) או טופס חד-פעמי (בקשה להוצאת דרכון), ממלא הטופס (פקיד שמלאכתו בכך, או המשתמש), מורכבות הטופס (שאלות פשוטות ישירות או שדרושה הבנה לברירת אפשרויות רבות) ועוד. | השדה למילוי, או המקום שבו מתבקש השואל לרשום את תשובתו, צריך להיות גדול במידה מספקת כדי לקלוט את כל התוים. שטח המילוי יכול להיות חופשי, בתיבה אחת או בתיבה עם משבצות לכל אחד מהתוים של התשו- נושאים בתכנון מערכת 17 בה. לשם כתיבת מספר תעודת זהות למשל, יש להכין מקום לכתיבת 7 ספרות בגודל סביר כדי שתהיינה קריאות. קיימות מטפר אפשרויות לרישום השדות בטופס, מתוכן המקובלות ביותר הן: תיז 2 שנת לידה ,7 | 17-66-22 תבותכ‎ מקום עבודה ב. טורים : מס' קטלוגי שם הפריט כמות במלאי שם החניך מספר החניך 8ן יטודות בניתוח ותכנון מערכות מידע 2 משבצות: ו | מס' קטלוגי מס' ספק ה. משבצות סימון: יבשת לידה : ה אפריקה ח אירופה כותרות השדות כותרת השדה מצביעה על הנתונים שממלא הטופס צריך לרשום. כותרות אלו אפשר לנסח בשלש צורות עיקריות: - | הוראה למשל, ''רשום את שם משפחתך". - שאלה כמו "מהו שם משפחתך?"" - | תאור הנתון בגון '"שם משפחה". בשאלונים בעלי אופי אישי, חדיפעמיים (מבחינת המשתמש) משתמשים בשתי הצורות הראשונות. בטפסים קבועים משתמשים בשיטת תאור הנתון. את הכותרות לשדות הנרשמים בתיבה או במשבצות, אפשר להציג בכמה אפשרויות: נושאים בתכנוז מערכת 19 א. | כותרת מעל השדה: מספר קטלוג? ו ב. | כותרת מתחת לשדה: | מספר הרכב ארץ מוצא ג. כותרת בצד השדה: ד. כותרת בתוך השדה: הנחיות המילול הנחיות המילוי נועדות להסביר לממלא הטופס איך למלא שדות מסויר מים. ההנחיות נדרשות כאשר כותרת השדה אינה מספיקה למטרה זו, אך בעיקר הן מיועדות למקרים של שדות סגורים - כדי להציג את האפשרויות שממלא הטופס צריך לבחור מהן את תשובתו. את ההנחיות אפשר לרשום בכמה צורות: א. | ליד השדה : מין 8 || נקבה - ציין 2 ב | בשולליים (בצידי הדף או בתחתיתו): סמל ארץ מוצא (ראה הערה בתחתית הדף! ]| 0 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע לקליטת פרטי שדה המיון 00-40-08 10 מ להדפסת מדבקות / מכתבים ] לי ו פת רשומות מקובץ אב ם 5 כאשר יקוימו התנאים, הרשומה תכלל בפלט כאשר יקוים התנאי הרשומה לא תכלל בפלט חנאי הנוסף לשורה קורמת / התחלת קבוצת תנאים תיק א'-קטן או שוה ל-ב' א'-גרול או שוה ל-ב' אזא.זה תרשים 5-8 : דוגמת טופס עם הנחיות מילול ג. | מעבר לדף בשיטה זו מופנה ממלא הטופס להנחיות או טבלאות מעברו השני של הדף. מקרה זה שימושי בא שר מדובר בהסבר או טבלה ארוכים יחסית. תכנון הטופס להקלדה כאשר הטופס או חלקים ממנו מיועדים להקלדה, יש לקחת בחשבון מרכיבי תכנון נוספים. סדר הנתונים בטופס צריך להיות אחיד וברצף קריאת הנתונים להקלדה בדי למנוע שגיאות אפשריות על ידי החלפת שדות או השמטה. השלכה אחרת יבולה להיות האטה ניכרת בקצב העבודה של הקלדנית. נושאים בתכנון מערכת 161 תרשים 5-9: כוון קריאה מימין לשמאל תרשים 0ו-5: כוון קריאה אנב? 112 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע בדוגמא הבאה מוצגת דוגמת טופס שבו סדר השדות אינו קבוע. יש להמנע מלתכנן טופס כזה. שם פרט?ל כתובת | ב == | ב.-== | | 0 77 השאה - תרשלם וו-5: סדר נתונים להקלדה אינו קבוע כדי להקל על הקלדנית וכדי לשפר את איכות עבודתה מקובל לסמן את השדות המיועדים להקלדה במספרים של המיקום היחסי שלהם ברשימה. לדוגמא: שם פרטל ורי 155 23 6 10 טפסים מיועדים בתחילה לשימוש בני אדם. כאשר נדרש להעביר נתונים מהטופס למחשב יש להקליד את כולו או חלקים ממנו. כדי להדגיש את חלקי הטופס המיועדים להקלדה אפשר לנקוט באחת מכמה דרכים: ב שמפחות" בנק משר חטיה ריייריור רו ₪ נושאים בתכנון מערכת 13 א. | הדגשת אזורים מיועדים להקלדה. מפ' הזמנה שם המזמין תרשים 5-12 ב. | הצבת משבצות'בחלקים מיועדים להקלדה. ):( - מספר קטלוג? תרשים 5-13 4ן יטודות בניתוח ותכנון מערכות מידע ג. | צביעת רקע של חלקים הנושאים נתונים להקלדה. הוראת ביצוע - קנוית מטייח מלקוח / זוכוי לחשבון בל"י תאריך חובה מטבע חוץ אישור בנק לאומי לישראל בע"מ | מו"ה----------- 1798 דד 7 .8 5-58461) וואטם אאאם א-ש 1.00 וג א 0 נושאים בתכנון מערכת 15 ד. | חלוקת הטופס לאזורים מוגדרים בהם נתונים להקלדה. מדינת ישראל / אגף המכס והבלו דוישה להחזר מס עוך מוסף באמצעות הבנקים עפ"י חוק מס ערך מוסף, תשל"ו--1975 בזלרבד טופס מע"מ 810 (מהדורה ג ) טופס 870 טם העוסק ימולא ע"י הבנק. עוסק מורשה, באם הגשת דו"ח תקופתי (טופס מע"מ |83) למס ערך מוסף ובו דרישה להחזר מס, עליך למלא טופס זה ולהגישו בצירוף הדו"ח התקופתי, לאחד מסניפי הבנקים המצויינים ע"ג הדו"ת. החזר המס יעשה רק באמעעות זיכוי חשבונך בבנק. שם הבנק הסניף מספר החשבון לשימוש שע"מ תאריך חתימת העוסק תרשים 5-15 66ן : יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע אישור קניית שיקים במטבע חוץ שת עסח6תזט2) הקו06] שטק הסוס חשבון יחידת ביצוע מרְכזית תאריך שוג דרכון מס' מדינה הא .א |זטירטין 2 6 מעמד תאריך כניסה טש ו רו שג [טצוזזת לפי שער ]ו 5 0-7 640888866 ₪ ו שרך---= 5 חו זהטסוח א ו" פחות עמלתנו -. 1 0 ה רז 7 ] לו ב בנק לאומי לישראל בערבון מוגבל .1א.8 51 18-58 [ואעם.] 84% סהייב וט | ]ו 1ה656זק 6ח3 הסוזבותזו]ה60 1005 קט6א-50/0 21656 .ח0ו305861ז] 5ות] ת]וא הסוז66התס6 הו פַחוץוקקה == .== --4 370010 א.ש. 11.78 (50%4) סה''כ במטיית 1 א.ש. 11.78 (50%4) תרשלם 5-16: דוגמת טופס בשני העתקים עם השחרת שדות בהעתק נושאים בתכנון מערכת 17 העתקים טפסים רבים ערוכים בהעתקים אשר כל אחד מהם מיועד לנמען אחר. לעתים כל ההעתקים שוים בתכולתם וכל המידע נמטר לכל הנמענים. לעתים, יש להפיק העתקים אשר אינם מכילים את כל הנתונים. דוגמא לכך יכולה להיות פעולה של העברת כסף מחשבון לחשבון בבנק. פעולה זו גורמת חיוב של חשבון אחד וזיכוי של החשבון האחר. עותקי הטופס שייצגו פעולה זו לא יהיו שווים. חלק מהנתונים יוצגו בשני ההעתקים אך בטופט החיוב יודגשו פרטי החיוב (מס' חשבון וטכום) ובטופס הזיכוי יודגשו פרטי הזיכוי. ולמשל העתק טופט הנשלח להקלדה יכיל מספר זיהוי ומספר נתונים טופיים ואין בו פרוט אשר נדרש לאדם המשתמש בטופס בעבודתו. הסבר נוסף בנושא זה ראה בסעיף הדן בהעתקים של מסמבי פלט. היבט הצורה של הטופס מנתח המערכות נוטה בדרך כלל להקדיש תשומת לב רבה יותר לחיבט התכולה שבתכנון הטופס, לנושאים הקשורים בהצגת הנתונים וחוא אינו ער לצד הצורה, הנדסת אנוש ועלות ההפקה של הטופס. בהמשך נעמוד על כמה מנושאים אלו. א גודל הדף את הטופס אפשר לתכנן בגדלי נייר שונים, אך מומלץ לבחור את הגדלים הסטנדרטיים הבינלאומיים. תקנים אלו נשענים על 5 גדלים בסיסיים של גליונות, שמתוכן נגזרים לאחר מכן הדפים: מידות במ"מ מ 9 א 841 | ₪ | 4 א 1000 | 6 |[ טואלפ מתוך אפשרויות אלה מקובלת ביותר האפשרות הראשונה ( ). גיליון זה מתחלק ל-7 מידות בצורה שכל מידה חוצה את יתרת הגליון שהותירו החלוקות הקודמות: 8 יסטודות בניתוח ותכנון מערכות מידע תרשים 5-17: חלוקת גליון נייר למידות תקניות מתוך סדרה זו נפוצים בעיקר הגדלים 4 4 ו-3 4 אשר נקבעו כתקניים באירגונים ובמוסדות רבים. המידות המדויקות של הדפים התקניים הללו מפורטות בטבלה הבאה: 1 א* 594 4 א 420 0 * 297 7 א 210 0 א 148 8 א 105 745 טבלה 5-3: מידות גליונות נייר תקניים נושאים בתכנון מערכת 9 ב. | צבעים בחירת צבעי ההדפסה של אותיות הדפוס ושל הרקע (תיבות, משבצות או הדפס שטח) קובעת למעשה את הבהירות והחדות של הטופס. הטבלה הבאה מציגה את דרגות הבהירות השונות, וממנה מסתבר למשל כי '"שחור על גבי לבן'' איננו דוקא השילוב הבולט ביותר. רמת בהירות צבע הדפוס צבע הרקע 1= עדיף טבלה 5-4: טבלת העדפה לשללוב צבע דפוס וצבע רקע בהקשר לסוגיה זו כדאי לזכור כי אחד מתוך כל 20 בני אדם הינו עיוור צבעים, עובדה המשפיעה כמובן על יכולתו לזהות הבדלים בין צבעים מסוימים. ג. | שיטת הדפסה שיטת ההדפסה קובעת את איכות ההדפסה ואת העלות. קימות שיטות הדפסה שונות וכן גם המחירים. הטבלה הבאה מציגה את השיטות המקובי לות להדפסת טפסים, תוך שהיא מבחינה בין שלשה קריטריונים: 10 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע - איכות ההדפסה, - אורך חיים של הדפוס, - עלות לעותק מודפס. הטור החיצוני מציב דרוג משוקלל לקביעת עדיפויות ההדפסה בכל אחת מהשיטות. בטבלה זו הוצגו שיטות ייצור טפסים בכמות קטנה (רק בפלטת מתכת אופסט ניתן להדפיס כמות בלתי מוגבלת). כאשר כמות הטפטים גדולה ויש לחזור עליהם, עדיפה שיטת הדפסה באופסט בבית דפוט בגליונות גדולים. ר ? קריטרלונים (1 = עד דרוג סופ? דרוג לפי קריטריונים (1 = עדיף) לת כ אורך] מחיר | מחיר למספר עותקים ‏ | עותק?ם | הקרלטריונים ה שיטה אורך|. מחיר למספר עותקים ‏ | 7 ספירט - העברת חום סטנסיל - חריכה אופסט-פלטת מתכת 1 4 אופסט-פלטת נייר 1 העתקה אלקטרוסטטית 5 אופסט-פלטה אלקטרוסטטית 2 סטנסיל מודפס 2 ספירט-מודפס 35 טבלה 5: עבלת העדפה לשיטות הדפסת טפסים 5 תכןון פ]6ים תכולת הפלט תכנון הפלט הינו המשך לתהליך הבחינה אשר מתקיים בשלב הסקר. זרימת הנתונים בארגון מוצאת ביטוי במסמכים הנוצרים או מעובדים בידי פונקציות שונות והם משמשים כקלט לפונקציות אחרות למילוי משימותיהן. פלט אחר מופק בקבצים שניתנים לאיחזור או לעיבוד ולתצוגה במסופים מסוגים שונים. פרט לשיטת ההבעה השונה (הקרנה במצג למשל, במקום הדפס בנייר) אין כל הבדל אחר בין סוגי הפלט וכל מרכיבי התכנון ישימים גם לפלט זה. כל אחד מסוגי הפלט (הדפס או תצוגה) יש לבחון מן ההיבטים הבאים: - | למי ניתן הדוח ולאיזו מטרה, - | מה השלמוש שעושה מקבל הדוח, - | תוכן הדוח, - | תדירות ההפקה, - | הערות מקבלי הדוח על איכות, אמינות, שימושיות ועוד. במהלך מחקר זה מגלים לעתים דוחות בעלי תכולה דומה, אפשרות לשדלוב דוחים הניתנים לגורם אחד או גם אפשרות לבטל דוחים שאינם דרושים בעת תכנון הדוחים החדשים (בין מודפסים ובין מוצגים) יש לראות את המשתמשים הצפויים כדי שהדוחים הנמסרים להם יהיו מכוונים לצרכיהם וישרתו אותם במילוי משימותיהם. הצלחתו של הדוח הינה בשימוש שנעשה בו ואין לו כל ערך איכותי אוביקטיבי. עדכניות הדוח תרשים 5-18: טופס ריכוז דוחות ולו 112 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע בתכנון הדוח יש לטפל במרכיבים הבאים: כותרות מידע והסבר תנתנה בכמות ובפרוט המתאים לדוח. בדוח קבוע הנמסר לאוכלוסיה קבועה יש נטיה לצמצם את כמות המידע בכותרת באשר הדוח מוכר והכותרות משמשות לתזכורת בלבד לתכולה שבשדות ובטורים. בדוח הנמסר לאוכלוסיה מגוונת לא קבועה, או בדוח שתדירותו נמוכה ינתן פרוט רב יותר בכותרות לשם הסבר. בכותרת הדוח יהיו שדות זיהוי (מספר הדוח, שם, מחלקה אחראית, ועוד) תאריך ההפקה ותאריך עדכון הנתונים הכלולים בו (לא חייב להיות זהה) וגם הסווג של הדוח (פנימי, סודי, לנמענים מסויימים). סדר השדות בדוח צריך להיות לוגי מבחינת המשתמש, כמו למשל שדות "שם פרטי" ו"שם משפחה" יהיו רצופים ולא במרחק זה מזה. סדר שדות הדוח יהיה אחיד מימין לשמאל ובמקרים מסויימים משמאל לימין. רצוי שסדר השדות יהיה אחיד בקבוצת דוחות אחת הקשורה בנושא אחד. עריכת הנתונים ובעיקר שדות מספריים, תקח בחשבון את שיטות הרישום הרצויות והנהוגות ביחידות הארגון השונות. בשדות מסויימים יבוצע ביטול אפסים משמאל, יודפסו סימנים וקודים או דברי הסבר, ועוד. רמות הסיכום בדוח תוצגנה בצורה בולטת כדי להקל על איתור המידע הזה ללא צורך בסריקה של כל הדוח. לעתים ינתן רווח נוסף לאחר שורת הסיכום ולעתים יהיה מעבר לדף חדש לאחר שורת הסיכום, מרווח ההדפסה יהיה מותאם למטרת הדוח והשימוש בו. בכלל זה - מרווח בין שורות רגילות, שורות סיכום ושורות מעבר של קבוצת מיון ומרווח בין עמודות ההדפטה. בגלל חשיבות הפלט להצלחת המערכת רצוי להדפיס דוגמאות של דוחים במתכונת המתוכגנת (רצוי במחשב). דוחים אלו יכילו נתוני ניסול או נתונל אמת והם ימסרו לידי המשתמשים הצפויים לשם בחינה, ביקורת, חוות דעת ועצה. שיפור מערך הדווח בשלב זה זול באופן משמעותי מאשר בשלב שבו הוא מופק במערכת, שיתוף המשתמש בבחינת הדוח והערכתו מסייעים לשילוב המערכת כולה בפעילות הארגון. נושאים בתכנון מערכת 13 הפלט הינו המוצר הסופי של תהליכי עיבוד הנתונים והוא המטרה של כל ההשקעה בכסף, זמן ואנשים. למרות שלכאורה נראית הכנת הפלט פשוטה ולעתים אף נוהגים להפקידה בידי מתחילים אין הדבר כך. תוצר מערכת המידע מוצג למשתמש בה. בדוח המחשב או בפלט המצג. איכות המוצר אשר מתבטאת בעיקר בנוחות הקריאה וברלוונטיות המידע הכלול בו - הם אשר יקבעו את יחס המשתמש למערכת. עיצוב הפלט פלט המחשב המוצג במדפסת מופק בפעולה אחת, לעומת טופס ידני שי ממלאים אותו לעתים בשלבים ואף על ידי אנשים שונים. בנוסף יתכן שגם מס" גרת הדוח (המקבילה לטופס הריק המוכן מראש) תודפס במדפסת בעת הדפסת התוכן. כאשר מופק במחשב דוח קבוע בכמות הדפסה גדולה או כאשר הצגת הי תוכן מורכבת ומחייבת צבע רקע שונה מצבע ההדפסה משתמשים בנייר הדפסה מוכן מראש. היתרון הוא בפלט אסטטי וקריא יותר עם אפשרויות רבות יותר לתאור שדות, הסברים ואבחנה בין נתונים שונים. העלות להדפסת הרקע אינה משמעותית כאשר ההדפסה נעשית בעת הכנת הנייר הרציף. העלות מתבטאת בעיקר בצורך להחזיק מלאי נייר נפרד לצרכים השונים. ההדפסה במדפסת אנכית תמיד ולכן מכתיבה גם כיוון הדפסה אחד. שאר הפרטים נתונים בידי מנתח המערכות: גודל הכותרות (המוכנות מראש), מיקום הכותרות, סידור שדות הדוח, רווחים בין שורות וכו". חלוקת התוכן על פני עמוד ההדפסה נקבעת בתוכנית ההדפסה המוזנת למחשב. המנתח נעזר בטופס מיוחד לעיצוב הפלט כפי שראינו בפרק התיעוד. 4 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע כ! זחסוחטססס שוזוד יה ]ה 8 זף סוק 6 זזפווס זחוזק בי כב 5 ככםם 7 תרשים 5-19 : טופס לתכנון דוח ברוב המדפסות הקיימות בשוק, רוחב ההדפסה הוא 132 תוים (כולל רווחים ותוים מודפסים) אורך הדף של 11 אינץ מאפשר הדפסה של 66 שורות ברווחים של 6 שורות באינץ או 88 שורות ברווחים של 8 באינץ. יש להשאיר רווח בראש הדף ובתחתיתו וע''כ שורות ההדפסה נטו קטן יותר. כאשר משתמ- שים במבנה טופס מוכן מראש, כמות השורות להדפסה נקבעת לפי התכנון. נייר המדפסת גודל הנייר של המדפסת נקבע על ידי מאפייני המדפסת. המידה החשובה הינה רוחב הנייר, אורך הדף יכול להשתנות. יש מדפסות שבהן אפשרי רוחב נייר אחד בלבד, כמה רחבים קבועים מראש או רחבים שונים בתחום גתון. נייר המדפסות הינו רציף, כאשר בין הדפים ישנה פרפורציה המאפשרת הפרדה קלה. הנייר בעותק אחד מסופק לרוב בתיבות בנות 4000 דפים. נייר המדפסת חלק, משקלו ועוביו נקבעים בהתאם למאפייני המדפסת ובתחום זה - לפי שימוש הדוח. לדוח המיועד לשימוש חד פעמי או קצר נשתמש בנייר דק וזול יותר, ולעומתו - נשתמש בנייר מעולה לדוח המיועד לשימוש בתקופה ארוכה או כאשר הדוח נחתך למסמכים כמו רשיון נהיגה, אגרת מלווח וכדי. נושאים בתכנון מערכת 5 נייר המדפסת המקובל מודפס בצורת "זברה" כאשר רקע מקווקו מודפס לסרוגין ומאפשר הדפסת 3 שורות על רקע לבן ו-3 שורות על הרקע המקווקו. הדפסה זו הינה בצבע ירוק בהיר, אפור, או כל צבע אחר שיוזמן. אם הדוח מיועד לתיוק בשלימותו או לאחר חיתוך למסמכים בודדים אפשר להזמין חירור במקום המתאים. הזמנה מראש של החירור יעילה ומומלצת. החירור צריך לקחת בחשבון את השוליים של נייר המדפסת שיש להסיר (או להשאיר), את צורת ההדפסה של הדוח או הטופס ואת מספר הטפסים המודי פסים בדף אחד. והעיקר - יש לחשוב על תיוק המסמך ועל כך שהתיוק יאפשר עיון בכתוב אשר לא יהיה מוסתר מתחת למהדק הנייר. העתקים רבים מהדוחים יש להפיק בהעתקים, הפקת העתקים אפשרית בכמה דרכים: א. | הדפסה של הדוח פעמים אחדות על גילר רציף רגיל. בשיטה זו נוהגים כאשר הדוח אינו גדול והעלות, מבחינת זמן מחשב, להדפסת העותק הנוסף אינה גדולה. במדפסות הלייזר החדישות זוהי הדרך היחידה לי הפקת העתקים. ב שימוש בניילר עם העתקים אחדים. את מערכת נייר ההעתקים אפשר למצוא בצורות אחדות: נייר פחם בין עותקי נייר הדוח, ריסוס צבע פחם על הצד התחתון של העותקים העליונים במקום נייר פחם נפרד או ריסוס צבע השחרה על פני הטופס במקומות שרוצים למנוע קריאתם, נייר בעל תכונות כימיות המאפשר העתקה בעת לחץ. מחירו של נייר ההעתקים גבוה ממחיר נייר עותק אחד כפול במספר ההעתקים בשל תוספת נייר הפחם, ריסוס הצבע או התכונות הכימיות. מספר ההעתקים שניתן להפיק במדפסת נקבע על פי המאפיינים שלה. במדפסות המחשב אפשר להדפיס עד 5 העתקים ובמדפסות המסופים - מספר קטן יותר. איכות ההעתקים פוחתת ככל שעולה מספרם. מערכות נייר ההעתקים, ובעיקר הנייר עם ריסוס צבע, מאפשרות מספר שמושים מענינים ויעילים: א. | הפקת העתקי טפסים שאינם מכילים את כל הנתונים. בטפסים אלו נעשה ריסוס צבע בחלקים שונים בכל אחד מההעתקים. כתוצאה מכך, בעת ההדפסה מועברים בהעתקה רק החלקים שרוססו בצבע. התוצאה היא - העתקים של מסמך אחד שחלק מחלקיו זהה וחלק שונה. העותק העליון, למשל יכול להכיל את כל השדות המודפסים. לדוגמא, במערכת ניהול מלאי מפיקים טופס הזמנה ב-5 העתקים. העתק ראשון מודפס במלואו ומכיל את כל הפרטים. שאר העותקים מועברים למחסן. במחסן משתמשים בהעתק מס' 2 הנשאר כאסמכתא והוא מביל 6 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע רק את הנתונים הדרושים למחסנאי, כמו המספר הקטלוגי של הפריט, כמות, יח' מדה. העתק מס' 5 יעובר להנה''ח לחיוב הלקוח. בהעתק זה לא יהיו למשל פרטים הקשורים במיקום הפריט במחסן אך יהיו בו הנתו- נים הכספיים. העתקים 4 ו-5 יועברו עם הסחורה ללקוח. הלקוח יאשר קבלת הסחורה על העתק מס' 5 ויחזירו כאטמכתא, והעתק מס' 4 ישאר אצלו. דוגמא אחרת, דוח העלאת שכר לעובדים מופק בכמה עותקים כאשר העתק אחד מכיל את כל הפרטים שלפיהם חישב המנהל את העלאת השכר, העותק השני יכיל פרטים חלקיים וישמש הודעה לעובד ועותק נוסף יכיל רק את מספר העובד, סכום ותאריך והוא מיועד למחלקת קלט/פלט לשם הקלדה. ב | שמוש מענין נוסף בנייר העתקים הוא בהדפסת מסמכים חסויים, נייר הפחם (בד"כ עבה מהרגיל) מודבק מעל הנייר המודפס. ההדפסה העליו- נה אינה מופיעה על נייר הפחם ולשם קריאת הכתוב יש לחשוף אותו על ידי הפרדת ניר הפחם מהנייר המודפס. מדפיסים בדרך זו תלושי שכר, דפי חשבון בנק ועוד. הדפסת הפלט כאשר מדובר בפלט מחשב האפשרויות בד'"'כ מוגבלות ביותר. האותיות והסימנים האחרים נתונים ואין אפשרות לשנותם. הצבע יהיה בכל המקרים המקובלים: שחור. אם משתמשים בנייר חדפסה מוכן מראש אפשר להדפיס את הרקע או המסגרת בכל צבע רצול. במדפסות הלייזר האפשרויות נרחבות הרבה יותר. ע"י גלופת צילום מיו- חדת ניתן ביחד עם ההדפסה להדפיס גם שירטוטים, סמלים וכו'. אך זאת - בצבע שחור או בגווני השחור והאפור בלבד. , מפחזת" רנק 3 6 ק3!3 [ת!]'סם תכונות חלק מהנתונים במערכת לא יופיעו בצורתם המקורית המלאה אלא לוצגו בשיטות שונות של קודים מספריים. בהיותם קודים מספריים הם ניתנים לסווג ולמיון בדרך קלה יותר מאשר בצורתם המקורית, והם חדימשמעיים בהגדרתם. קיימות שיטות אחדות לקביעת הקודים ולכל אחת יתרונות ומגבלות, אך בכולן צריך לשמור על כמה דרישות בסיסיות: א. הקוד יתאים למערכת מבחינה לוגית. קוד היררכי למשל, נדרש כאשר הנתונים מוצגים במערך כזה ואין לבחור בו כאשר אין יכולת וצורך באבחנה זו. הקוד צריך לאפשר אבחנה חדיערכית של כל פריט. אסור שקוד אחד יצביע על מספר פריטים מבלי יכולת להמשיך ולאבחן ביניהם בדרג היררכי נמוך יותר. . הקוד הנבחר יהיה חסכני בשימוש בסימנים. הקוד צריך לאפשר זיהוי של הפריט על פי מספר המאפיינים שמוגדרים עבורו, ואין צורך לבנות אותו למספר גדול מהנדרש. לדוגמא אם מוגדרים 6 מאפיינים אין צורך בקוד של שתי ספרות. הקוד חייב לאפשר התרחבות וגידול. במקרה הצורך צריך הקוד לקלוט בתוכו גם פריטים וקבוצות שיתווספו בעתיד. כל זאת מבלי לפגוע בהגיון הפנימי של השיטה ובדרישה לחסכון. הקוד יהיה ברור ופשוט לבניה. את הקוד לפריט יקבע עובד בדרג התפעולי במחלקת המשתמש, כמו מחֶסנאים, פקידים וכו'. הקוד צריך להיות פשוט כדי לא להכביד על עבו- דתם בקודים מורכבים. הקוד יתאים לאילוצי מרכיבי המערכת. הקוד צריך להתחשב באילוצים, אם קיימים כתוצאה ממאפליני ציוד, תוכנה, שיטות איחסון ובו'. הקוד הסודר שיטת הסיווג הפשוטה ביותר הינה זו של הקוד הסודר, בה ניתן מיספור סודר לפריטים. לדוגמא, רשימת סוכני מכירות המאורגנת עפ"י שיטה זו: 1 = ברזילי יורם, 2 = כהן זרובבל, 3 = לוי מנשה, וכו'. ו 7 מזרותאות ליעזראל בע 4 18 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע שיטה זו איננה גמישה מכיון שהיא מאפשרת הוספת פריטים רק בסופה ולא לפי סדר אלפביתי למשל או סדר לוגי אחר. בשל חסרון זה לא יעשה בה בד''כ שימוש אם תכולתה מעל כמח עשרות פריטים. קוד שכזה איננו כולל גם כל מידע ממשי על הפריט ואין כל מתאם בינו ובין הפריט שהוא מייצג. הקוד הקבוצתל הקוד הקבוצתי יכול להשיב על הקושי שהתגלה בשימוש בקוד הסודר. סווג הפריטים אפשרי וכן גם הוספת פריטים לפי מיקום לוגי שלהם, הדוגמא הבאה לקוחה מטבלת זהוי פריטים לצורך תמחיר במפעל מסויים: ייצוך ; א א*4 ייצור לחקלאות : **42 ייצור חפצי גינה : 423% ממטרות : 4231 ברזים : 4252 מגופות : 4253 צינורות : 4234 בשיטה זו, הסיפרח האחרונה משמשת למעשה בקוד סודר. ניתן להחליף בל א בדוגמא הנ"ל בסיפרה או באות. השימוש בספרות מתאים כאשר כל קבו- צה המתוארת ע"י אותו סימן יכולה לכלול עד עשר אפשרויות. השימוש בי אותיות מרחיב את האפשרויות ליותר מפי שניים. הקוד הגושל שיטה חליפית לקוד הקבוצתי, הינה הקוד הגושי. בשיטה זו נשתמש בער קר כאשר אין חלוקה סימטרית בין קבוצות הפריטים. היא מאפשרת חטכון וגם גמישות, הקנית משמעות נושאית ויכולת מיון. לדוגמא, מוצרי מפעל מסויים מתחלקים ל-3 קבוצות עיקריות עפ"י חז פירוט הבא: קבוצה א' (מוצרי עץ) - 18 מוצרים שונים קבוצה ב' (מוצרי מתכת) - 20 מוצרים שונים קבוצה ג' (מוצרי פלסטיק) - 16 מוצרים שונים בידינו אפשרות להגדיר את המוצרים בגושים שגודלם שונה. מוצרים בעלי קוד 1 עד 18 יהיו מוצרי עץ. בעלי קוד 18 עד 38, מוצרי מתכת וכו'. בדרך זו הקטנו את מספר הספרות שנדרשו כדי להצביע על המוצר המסויים מ"3 ספרות, עפ"'י השיטה הקבוצתית, ל-2 ספרות. לאחר קביעת הגוש יהיה קשה להכניס בו שינויים. ולכן מומלץ להכניס בכל גוש מרווח מסוים שיאפשר בשלב מאוחר הכללת קודים נוספים. אם נזדקק לדוגמא שהבאנו, הרי לקבוצת מוצרי העץ נותיר 22 מטפרים. אם בבוא העת נייצר מוצר נוסף (או שניים) מעץ ניתן יהיה לתת לו קוד מבלי קשיים. נושאים בתכנון מערכת 99| הקוד המשמעותי בשיטה זו סימני הקוד מיצגים מאפינים של הפריט המסוים או מידע עליו. דוגמא של קוד משמעותי יכולה להיות כדלקמן: 20005 0 5ד גודל באלנצ'"ם צבעונילת מסך טלוחיה (15 * 20) במקרים רבים יכול הקוד המשמעותי לשמש כלי עזר ועל פי תוכנו ניתן פעמים רבות לאתר שגיאות ושיבושים בלתי הגיוניים בעת כתיבתו. בשיטת קידוד זו יש אפשרות הרחבה בלתי מוגבלת למעשה. לעיתים ריבוי האפשרויות בכל מאפיין והצורה החופשית שבה הן נקבעות מקשות על העיבוד. על זאת ניתן כמובן להתגבר ע'"י קביעה מראש של הסימי נים המותרים. למשל: מאפיין א' (סיפרה אחת): חומר 1 - ברזל 2 - עץ 3 - פלסטיק מאפיין ב' (שתי ספרות): מצב עיבוד 01 - גלם 2 - מוכן לצביעה 3 - צבוע 4 - מצופה ובו'. פרט לנוחות המיון והעיבוד, מודגשת הקניית משמעות לקוד וניתן להסיק ממנו רבות לגבי הפריט אותו הוא מייצג. הקוד ההיררכי קוד זה דומה בעקוונותיו לקוד הקבוצתי, אלא שהוא נעזר בנקודה עשרונית בכדי להפריד בין קבוצות עיקריות ובכך נוצרת היררכיה. קוד זה יכול להתרחב ולהפוך מפורט יותר ויותר ע''י הוספת רמות הררכיה. סך כל הספרות שידרשו לקוד צריך להיות מוגדר מראש. הדוגמא הידועה ביותר לשיטת קידוד זו הינה שיטת דיואי המקובלת = בקיטלוג ספרים. 100 . יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע למשל: 3 מדעי החברה 7 חינוך 2 חינוך יסודי 2 כהגןילדים 1 שיטות הוראה 5 שירים ומשחקים 6 ששירל הפעלה קוד נגזר אלפאביתי (סאונדקס) בקוד זה נעשה שימוש מוגבל, בעיקר ביישומים מסחריים וביישומ? דליית מידע. הקוד נשען על סדרת כללים קבועה ומוגדרת מראש להפיכת מלים לקודים מספריים. דוגמא: א. | הורד משם הפריט את כל התנועות (כא שר מדובר בשפה הנכתבת באותיות לטיניות למשל). ב. | מתוך האותיות שנותרו טול את 4 הראשונות. ג. | הצב את האות הראשונה. ד. | את שלשת האותיות הבאות הפוך לספרות עפ"י המפתח הבא: צ,-,ם 2 א,0,5,א ,0,0,1 ד,פ 1 א, ₪ 4 9% ₪ ₪ ₪ אם ניקח לדוגמא את השם אב דה אס( נוכל להפוך אותו לקוד מספרי בדרך הבאח: א. | עם חסרת התנועות יוותרו 4 האותיות: | אדא ב | הפיכת 3 האותיות הניצבות אחרי הראשונה לספרות על פי המפתח הנ"ל, בשיטה זו משיגים קיצור הקוד ומפחיתים שגיאות אפשריות. חסרון השיטה בעובז'ה שיתכנו קודים שאינם חד-ערכיים. שני שמות שונים כמו: א₪5%10 ו | סאן 1ס/זח יקבלו עפ"י שיטה זו קוד זהה: | ₪145 שיטת קידוד זו מקובלת באנגלית. בעברית נעשו מחקרים לקביעת שיטה אחידה ומהדורות שונות שלה הופעלו במשטרה ובמוסדות אחרים לשימושים מוגבלים. פרק שישי החברה לשרות? רפואה - אירוע בתיעוד 1 תיאור המצב הקלים 2 חקר הישימות 3 תכנון המערכת החדשה 4 התקנת והפעלת המערכת האירוע מציג מערכת רפואית ארצית בשם "החברה לשרותי רפואה" לשם הדגמה בלבד, ולכן הנתונים והעובדות אינם משקפים מצב של איזו שהיא מערכת הפועלת כיום בארץ. האירוע מכוון להשלים את החומר התיאורטי על ידי הצגת התיעוד שיש לערוך במהלך העבודה. תיעוד זה אינו כולל את כל המסמכים השונים הנדרשים לתיעוד מערכת ואינו כולל את תיאור כל הרשומות והקבצים, בל טפסי קלט ודוחות ועוד. רשימות עבודה ניתנו בחלקן כדי להציג את שיטת העבודה ולא כדי לפרט את התכנון בשלימותו. ו.6 ת'א!|ר הא3ב הקיס 1 תיּאור כללני מערכת רפואית מספקת שרותים לאוכלוסיה בהיקף ארצי באמצעות מרפי אות, בתיי-חולים, תחנות לאם ולילד! בתי החלמה ושרותי עזר נוספים. עיבוד הנתונים מקיף תחומים מינהלייטיעיסקיים ותחומים רפואיים כאחד. הציר המרכזי בעיבוד הנתונים הם נתוניו של המבוטח, האדם חזכאי לקבל את שרותי המערכת הרפואית. המערכת הקיימת של עיבוד הנתונים אינה יכולה עוד לשרת את הארגון המתפתח, מספר המבוטחים גדל ויש מגוון רב יותר במספר השרותים הניתן להם ומאידך יש הכרח לחפש דרכים ליעילות וחסכון במערכת. מערכת עיבוד נתונים חדשה צריכה לסייע לשליטה על משאבי הארגון, להקצאת המשאבים ולספק מידע רפואי שוטף לכל הצרכנים (ממאגר מרכזי אחד). מערכת זו צריכה גם לשרת את הדרג העליון של הארגון לשם תכנון לטווח בינוני וארוך ולסייע בקביעת מדיניות הארגון. מידע על המערכת והסביבה בה הלא פועלת, הבעיות שלשנן במצב הקיים וכוונות לעתיד דרוש לשם תכנון המערכת. התיאור צריך להלות תמצלת? ומכוון לעניץ הקמת מערכת המידע החדשה. במידת הצורך ?ש להפנות אל מסמכים נוספים הקיימים בארגון ואשר בהם אפשר למצוא תלאור מפר רט יותר. 2 נתונים כמותיים א. כללי 0 מבוטחים 14 בתי חולים 900 מרפאות 5,200 מיטות בבתי חולים (תפוסת מיטות ממוצעת 87%) 50 מכוני רנטגן, מעבדות, פיזיוטרפיה וכו' 200 בתי מרקחת. 20 מרפאות לריפוי שיניים 150 תחנות לאם ולילד 2,000 חולים כרוניים בטיפול ביתי 2,500 מקומות בבתי הבראה והחלמה ב. תנועה 2% גידול במספר המבוטחים בשנה 1000 תנועות עדכון בחדש בנתוני המבוטחלם 2% נגרעים בשנה מרשימת מרשימת המבוטחים 3 8 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע 2000 הודעות אישפוז ושחרור בחדש 200000 פתקי תרופות ממומשים בחדש. 0,000 ביקורים מדווחים במכונים, מרפאות ותחנות לאם ולילד הנתונים הכמותיים מסייעים להבנת המערכת ואפשרותיה וגם להבנת האילוצים והמגבלות. הם תומכים בהצדקה העסקית להקים מערכת בהיקף הנדרש למתן השרות לאוכלוסיית המבוטחים (או לניהול מספר הפריטים שבמלא?, מספר חשבונות בבנק וכד') ומאפשרים תכנון מאוזן. לדוגמא, מערכת לשרות כ-2 מיליון מבוטחים שונה ממערכת לשרותם של 100 אלף אלש. עוצמת המחשב, קיבולת אמצעל האלחסון המגנטיים בושר הדפסה, כמות טפסים שיש להזמין גם הם תלויים בגודל המערכת והיקף הפעילות בה. ולא פחות חשוב - המערך הארגוני האנושי של עיבוד הנתונים נקבע גם הוא לפי היקף המערכת. 43 מטרות המערכת א. מטרות האלרגון * לקיים רמה נאותה של שרותי בריאות ורפואה עבור הזכאים לה * | פיקוח על גילוי והתפתחות מחלות * פיקוח על בתי"החולים ומרפאות האירגון * | פיקוח על שרותי סביבה * | שיפור הטיפול והארכת זמן הטיפול המוגש לחולה ב. מטרות מערכת עיבוד הנתונים * | להוות מרכז מידע לצורך אספקת שרותי בריאות לאוכלוסיה * | לזום שימוש בנוהלי דיווח אחידים ושיטתיים ברישומים הרפואלים * | ליצור כלים מתאימים לניהול יעיל של משאבי האירגון * להוות מוקד לחילופי מידע בין בתייהחולים לגבי בעיות מחקר קליניות אשר נתבססו על מקרים זהים * להוות בסיס לקביעת מדיניות ותיכנון שרותי הבריאות. המטרות ?הוו בפיס ללימוד והערכת המצב בפועל ויאפשרו מדד - להערז כת התועלת שבמלחשוב. הנהלה רפואית מנהל ביח-חולים מינהל בית החולים מרפאות חדר רשומות מחלות מחלקת משק חוץ מיון רפואיות לב וריאות פנים ילדים וכלכלה מחלקות ה מחלקות מחלקות שרותים חברואה ממ הנהלת ורכש חשבונות מינהלה קבלה מחסך ושחוור או ו ותרופות תרשים המבנה הארגוני והתפקודל של המערכת מציג את כל הפונקציות המרכיבות את המערכת והפועלות בה תוך תלות הדדית כדי להשיג את מטרותלה. כל זאת נדרש כדי להבין את ה תרשלמים, תוך מעבר מן התרשים הכלל? אל מערכת וכדי להתאים עבורה את הפתרון. במערכות מורכבות ?וצג המבנה הארגונל בכמה תרשלמים מפורטים ?ותר . בדוגמא שלפנינו מוצג תרשים המבנה של בית החולים שהוא חלק מהמערכת הרפואלת הארצית. 4 מבנה ארגוני - בית חולים החברה לשרותי רפואה אירוע בתיעוד 5 16 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע 5 חלוקת פעילולות היררכית בתי - חולים דרג אסטרטגל - המרכז קביעת מדיניות אשפוז תכנון תקציבי מעקב אחר מחלות ומגיפות מדיניות כח אדם (גיוס, הכשרה...) * ע ש צ דרג טקטי הנהלת בית חולים ביצוע מדיניות אשפוז חלוקת תקציבים חלוקת התפוסה בין המחלקות תוכנית טיפול במחלות ומגיפות ודווח ל ע ש 4 דרג תפעולי - מחלקות ורופאים מעקב אחרי חולים השוואה בין חולים וטיפולים מידע לניהול המחלקה, המרפאה ומכונים ע‎ >* המבנה הארגוני מתאר כפיפוצות וקווי דווח בלבד, טוב על-כן לצרף לו תאור של חלוקת הפעילויות המתבצעות על-ידי הרמות השונות בארגון רשימת פעילויות זו מוסיפה מידע חשוב בכך שהיא מסייעת לתכנון הקלט והפלט של זרימת הנתונים ומציגה חלק מדרישות המידע של הדרגים השונים. 1 החברה לשרותי רפואה אירוע בתיעוד 17 6 זרלמת המלדע - בית חולים ר קבלת תוצאות הזמנת טיפול או בדיקה קבלת תוצאות הזמנת טיפול או בדיקו ג צואסום אש ם66)אוס שא וט צא) )אס וט ש4טס 6 טור ששאשוט ג םוה :א טא חש מח דווח על אספקת שירותים / לאחר לימוד נתוני הרקע, המטרות, המבנה הארגונל וחלוקת הפעללולות ניתן לעבור לטיפול במידע, הפעולה הראשונה הלא תאור זרימת המידע (תכולה וכוון) בין הפונקצידת השונות שאותרו ונרשמו בטופס המבנה הארגוני, לשם הבנת נקודות המפתח וליקולים עלקרלים במצב הקלים. 18 יטודות בניתוח ותכנון מערכות מידע 7 נהלים במערכת נוהל הפנית חולים מהמחוז למרפאות חוץ התחלה החלטת רופא להעביר חולה למרפאות חוץ פניה לרופא לא מקצועל = במחוז בדיקת זכאות הפונה לטיפול זו לא הסדרת תשלום כן מרכיב ראשון במערכת המידע הוא הנוהל המתאר אחת או יותר מהפעכ- לויות של הארגון לביצוע תהליך שלם מתחילתו ועד סופו. אפשר לתאר את הנוהל במשפטים פודרים, בתרשים זרימה לוגי או בכל דרך אחרת. התאור חליב להלות חדדמשמעלי וברור. אפשר גם לצרף הסבר קצר להבהרה החברה לשרותי רפואה אירוע בתיעוד 199 8 פרוט תהליבל עיבוד הזמנת תרופות התהליך רוקח ו/או אחות אחראית בודקים המלאי במחלקה. ממלאים טופס הזמנה מחלקתי הכנת ההזמנה בבית המרקחת רישום של הכמות המנופקת בפועל דחיפת או משיכת ההזמנה למחלקה עיתול ותאום הזמנה שבועית של כי50 פריטים לחזמנה הזמנות יומיות בהיקף של כ-5 פריטים מוספות על גבי טופס ההנפקה השבועל הזמנות לפריטים בודדים במשך היום נעשות לעתים טלפונית. חריגים במקרה של הזמנה חריגה הרוקח יקטין את הכמות המנופקת ויתריע על צריכה מוגזמת תרופות מסויימות (טמים, אנטיביוטיקה או כל תרופה תחת פיקוח) יונפקו רק לפי מרשם ובחתימת רופא מורשה. המרשמים יתוייקו בבית המרקחת. פרוט תהליך העיבוד בצורה זו נוח לעתים ?ותר מאשר הצגה בתרשים, ובמיוחד כאשר ?ש לספק מידע נוסף. בדוגמא זו: היקף ההזמנה, הסברים על פעולות שצריך לבצע עם המרשמים לתרופות מלוחדות ועוד. פרוט כזה יכול גם להיות השלמה לתרשים לוגי של נוהל. 00 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע טפסים במערכת טופס הודעה על שינויים - טופס זה נועד להודעות על שינויים של נתונים הכלולים כבר בקובץ המבוטחים. קיימים מספר דווחים שונים בטופס זה: 1 דווח על חידוש חברות 2 דווח על העברת מבוטח למרפאה אחרת 3 דווח על שינוי של סוג הביטוח 4 דווח על הפסקת חברות (יזומה, פטלרה) טופס הודעה על הוספת משפחה למרפאה - טופס זה מיועד לדווח על קליטת משפחות ומבוטחים חדשים. קיימים מספר דווחים שונים בטופס זה: 1 דווח על הוספת משפחה חדשה. 2 דווח על הוספת מבוטח במשפחה קיימת 5 דווח על העברת משפחה ממרפאה למרפאה. טפסים להזמנת תרופות לבית מרקחת. 41 09| 0 0 הטפסים הם נושאי הקלט במערכת. בעזרתם מגיעים הנתונים ממקום היווצרותם אל מ? שנזקק להם בעבודתו. נוח להציג רש?מה מרוכזת של כל הטפסים בחלוקה לפי נושאים, סוג נתונים, מדווחים וכד' - בהתאם להיקף ואופי המערכת. לאחר הרשימה ?וצגו דוגמאות הטפסים. / שם ל הדוח אוכלוסיית הדוח אלפון השלמות הפסקת חברות מבוטחים לפי רופאים במרפאות סיכום מבוטחים במרפאות המחוז כל זכאי הטיפול במרפאה מבוטחים חדשים במרפאה מצטבר כל חודש, מאז הדפסת אלפון המרפאה. מבוטחי המרפאה שחברותם הופסקה מסיבה יזומה (מעבר למערכת אחרת) או מסיבת פטירה רשימת מבוטחים הנמצאים בטיפול אצל כל רופא במרפאה מספר המבוטחים המעודכן בכל מחוז, במרפאה ואצל כל רופא מטרת הדוח רשימה של כל המבוטחים הזכאים לטיפול במרפאה, עם כל הפרטים האישיים השלמה של אלפון המרפאה עד להדפסת האלפון החדש המעודכן אסמכתא למחיקת מבוטח מן האלפון ולהעברת הכרטיס הרפואי לגנזך אסמכתא לרופא על המבוטחים שבטפולו. אמצעי בידי המרפאה לדווח על חלוקת המבוטחים.ביז הרופאים לצורך תשלום משמש לתכנון הקצאת חולים בין המרפאות ולתכנון צרכי אישפוז רופאים מומחים ושרותים נוספים סדר מיון - מרפאה - שם משפחה - שם פרטי - מרפאה - מספר חברות - מרפאה - קוד רופא - שם משפחה - שם פרטל - מחוז - מרפאה - קוד רופא ריכוז הדווחים במערכת מכוון לכל משתמש כדי שיוכל להזמין את הדוח הדרוש לו בעבודתו או בהתאם לדרישה אקראית. אספקת דוח למבקש תבוצע לפי נהלי אבטחת הנתונים ושמירת הסודיות הנהוגים במערכת. תדירות חודשית חודשית דויחודשי דויחודשי דוח זה ניתן להפיק גם במיון לפי מספר תעודת זהות או מספר מבוטח מבנה הדוח זהה למבנה אלפון המרפאה עותק אחד לרופא ועותק אחד למרפאה 0ן. 1 6 דווחים במערכת החברה לשרותי רפואה אירוע בתיעוד ופו 12 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע 1 קבצים במערכת א. | קובץ חולים במכון לטפול פיזיוטרפי הקובץ מכיל פרטים של חולים שנמצאים בטיפול של המכון או שקיבלו בו טיפול ב-10 השנים האחרונות. הקובץ רשום בכרטיסים המתעדכנים ברישום רדבר, ברטיס לכל חולה. בקובץ שלוש אוכלוסיות חולים: - | חולים חברי הארגון בלבד (כרטיס בצבע לבן). - | חולים נפגעי תאונות עבודה (כרטיס בצבע ירוק) - | חולים נפגעי תאונות דרכים (כרטיס בצבע ורוד) בכל כרטיס כמה חלקים: - | פרטיזיהוי, של החולה ונתונים אחרים. - | זיהול המחלה או הפגיעה. - שיטת הטיפול הפזיוטרפי - | פרטים על הטיפולים שניתנו בעבר והלום. - תרופות שניתנות לחולה. בקובץ - 23,000 כרטיסים ובכל כרטיס כ-160 תוים (משתנה). הקובץ ממויין לפי קוד זיהוי המחלה או הפגיעה ולפי מספר תעודת זהות. ב. קובץ חולים בטיפול שוטף במכון לטפול פיזיוטרפי קובץ זה נגזר מקובץ חולים ראשי ומכיל את כל החולים הנמצאים בטיפול שוטף. קובץ זה ממויין לפי שם משפחה של החולה. בקובץ זה כ-1500 כרטיסים, כרטיס אחד לכל חולה. ג. | קובץ.. תאור הקבצים כמוהו כריכוז המלאי של הנתונים הנשמרים בארגון. כמה מהקבצים הינם לשימוש ידני (כפי שמתואר כאן) ואחרים נמצאים. בקבצים מגנטיים. יש לצרף לתאור זה את פרוט התכולה של כל קובץ. החברה לשרותי רפואה אירוע בתיעוד 3 2 מללון שדות בדווחלם מבוטחים | סיכום אלפון המרפאה מבוטחים בין מרפאות שם משפחה שם פרטל מספר תעודת זהות מספר מבוטח מין תאריך לידה מצב משפחתל קוד רופא סוג ביטוח הגבלות כתובת תאריך רישום תאריך סגירה קוד סגירה תאריך מחוז מרפאה רופא משפחה מילון נתונים מכוון לשפר את השליטה על הנתונים במערכת. ידיעת המופע של נתון בטופס, קובץ או דו"ח כלשהו יכולה לפייע למתכנן ולמתכנת בעת שינוי של תצוגת הנתון כגון שינוי קודים או שינוי גודל השדה, שינוי? הבדיקות הנערכות ועוד. חשיבות מילון הנתונים גדלה ככל שהמערכת הממוכנת גדולה יותר ועוסקים בה אנשים רבים ?ותר. ?כול להיות מילון אחד במערכת או נפרד לפ? קבוצת המופע (קבצים, דוחלם ועוד) קיימת תוכנה לניהול מילון נתונים, 14 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע 53 מבנה הקבצים א. | קובץ מאושפזים הקובץ מורכב מרשומות באורך משתנה. הקטע הקבוע מכיל פרטי זהוי, כתובת ופרטים אישיים אחרים. החלק המשתנה מכיל פרטים על האישפוז האחרון ואישפוזים קודמים של המבוטח. שם קטע הרשומה פרטל זהול קוד ת.ז./ דרכון מספר ת.*ז./ דרכון ספרת בקורת שם משפחה שם פרטל שם האב מין סוג דם ס- תז., 1 - דרכון נוסחת ספרת בקורת פרטי כתובת | סמל ישוב לפי תקן מרשם האוכלוסין שם רחוב מספר בית תאריך שינוי מבנה: שנה/חודש/יום פרטים אישיים | מצב משפחתי תאריך לידה ארץ לידה קוד: ר/נ/א/ג מבנה: שנה/חודש/יום לפי תקן מרשם האוכלוסין מבנה: שנה/חודש/לום תאוייך עליה פרטי האישפוז | תאריך אבחנה מבנה: שנה/חודש/יום קוד. ראה רשימה מצורפת יש לפרט את התכולה של כל קובץ במערכת, ולהציג את המבנה של כל שדה. וההוהו ...שמא 2 חקר ה'שיאות 1 בעיות במצב הקילם א. בעיות במידע - | זיהוי החולה - בעת הזמנת, קבלת דווח או בדיקה במעבדות ומכוני הרנטגן חלות טעויות בזיהוי החולה. - | טעוות ואי דיוקים באבחנות - מאחר ואין בידי הרופא המקצועי מידע על טיפולים קודמים ותרופות שניתנו לחולים, ישנן טעויות באבחנה כתוצאה מהטיה של תוצאות בדיקה שונות, - | כפילות במידע - אין אינטגרציה בין המערכות במרכז, במרפאות ובבתי החולים דבר הגורם לכפילות נתונים וחוסר התאמה. - המידע אינו זמין לגורמים השונים. לדוגמא חולה מאזור הנגב בפצע בגליל. לא ניתן לקבל את ההסטוריה הרפואית שלו מבתי חולים למרפאות אחרות ויש לערוך בדיקות מלאות לצורך ביצוע הטיפול. ב. בעיות בתהליך - | פיגור בהזרמת מידע למחלקות - אבחנות של צילומי רנטגן שבוצעו בבוקר אינן מגיעות לסיור אחה'"צ של הרופאים בבית החולים ולכן לא ניתן להשתמש בהם בזמן לקביעת הטיפול בחולה. בת 0 רשימת בעיות שהתגלו במהלך בחינת המצב הקיים מסייעת לא?תור דרכים לתיקון ומשמשת גם כמדד בחינה של המערכת החדשה המתוכ- ננת. 2 הדרישות מהמערכת החדשה בחינת המצב הקיים, ניתוח הבעיות בזרימת המידע, בנהלים ובתהליכי העיבוד מציג מספר דרישות לשיפור: א. יצירת רשומה רפואית שימושית לכל חולה אשר ניתנת לאיחזור בכל מקום בארץ, עבור כל טיפול רפואי לו נזקק החולח. הרשימה צריכה לכלול פרטים אישיים, נתונים קריטיים (סוג דם, למשל) נתוני אישפוז קודמים (הכוללים אבחנות, טפולים ותרופות), וצריכה לאפשר הוספת נתוני אישפוז חדשים והערות במלל. 5 | 66 ריבוז יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע יצירת בסיס מידע רפואי כללי שישמש כלי עזר לאבחון וטיפול. עליו לספק מידע בנושאים הבאים: - תרופות נוגדות וחליפיות, - השפעת תרופות על בדיקות ואיבחונים, - השפעת תרופות וטיפולים על תהליך ההחלמה, - התרעה על תופעות לוואי אפשריות, - מוסמכים לתת את התרופה. יצירת בסיס מידע ניהולי אשר ישמש לתכנון משאבים והקצאתם וכלי עזר לתכנון התקציב. הדרישות מהמערכת הינו סיכום הניתוח של המצב הקלים, והוא משש בסיס להצעת פתרון לבניית מערכת המלדע הדרושה לארגון. 353 8ה8צגת הפתרונות האפשריים כדי לענות על הדרישות מהמערכת החדשה ולפתור בעיות במערכת הקליר מת ניתן לפעול בכמה דרכי פעולה: א. פתרון ריבוזל . משאבי המחשב יהיו במקום ובשליטה מרכזיים. ביחידות המערכת השו" נות, בבתי החולים, מרפאות ומעבדות תהיה תקשורת אל המחשב המרכזל אשר באמצעותה אפשר יהיה לקבל מידע ולהעביר נתונים אל המערכת המרכזית. במחשב המרכזי יוחזקו קבצים מרכזיים בשיטת בסיס נתונים וקבצים אחרים יוחזקו בשיטת הארגון המתאימה עבורם. העיבודים יעשו במרוכז באופן תקופתי, אולם משתמשל המסופים יוכלו לפנות בתקשורת כדי להעביר חלק מהמידע הנדרש לעיבוד שוטף לשם שמירת עדכניות בסיס הנתונים. רוב הנתונים יועברו בטפסים, יוקלדו במרכז ויקלטו למחזורי העיבוד השונים. היתרונות: - חסכון במשאבים של אמצעל חישוב וכח אדם, החסרונות: - תלות מלאה בקוי התקשורת לקבלת מידע שוטף. החברה לשרותי רפואה אירוע בתיעוד 17 פתרון מבוזר בגישה זו יוצבו מערכות עיבוד קטנות ביחידות המערכת השונות, בבתי חולים, במרפאות, במעבדות. יחידות אלו תוכלנה לבצע עיבוד מקומי חלקי עם המסופים הקשורים אליהן, ולפיכך יהיו בהן קבצים בנפח מספיק עבור שמירת הנתונים הדרושים ואחזקת התנועות השוטפות. מערכות עיבוד אלו תהיינה קשורות אל המחשב המרכזי לשם העיבודים של הארגון הולו, תכנון מרכזי, הקצאת משאבים ועוד. בשיטה זו הופך עיבוד הנתונים לחלק אינטגרלי מפעולת יחידות הארגון השונות, כאשר באחריותן נמצאים גם חלק ממשאבי העיבוד הדרושים לעבודתם השוטפת. יתרונות: - העברת אחריות הקלט אל המשתמשים. - אפשרות עיבוד מקומי ללא תלות בזמינות המחשב המרכזי ורשת התקשורת. חסרונות: - בניית יחידות ענ"א מקומיות. - אפשרות של כפילויות בעיבוד הנתונים ובמשאבים. פתרון משולב בשיטה זו יופעלו מתקנים אזוריים בלבד בשיטת הפתרון המבוזר. אלו הם בתי החולים המרכזיים, המרפאות והמעבדות המרכזיות. שאר יחידות הארגון יפעלו בשיטה הריכוזית. 4 ניתוח והערכת הפתרונות האפשריים מבין הפתרונות האפשריים קיימים שלשה פתרונות לבחינה נוספת, אשר תעשה בעזרת טבלת ההשוואה שלהלן: 08| יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע - מודולריות ] סל | 50 - עומס על משאבים 0 | 80 0 | 80 0 | 50 0 | 50 5 | 50 - שיחזור נתונים - בטיחות נתונים לדרישות שהצבנו קודם לכן כמה אפשרולות לפתרון. כל פתרון יבחן על פ? רשלמת קרלטריונים רלוונטיים למערכת המתוכננת. בדוגמא שלפנינו קבל פתרון ב את הציון המשוקלל המלרבי ויש להניח שנבחר בו. הציון המשוקלל לפתרון הוא סכום המכפלות: (ציון של הפתרון) < (משקל משני) < (משקל ראשל). 31 תכןון האארכת תח03ה 1 תיאור כללי של השיטה המוצעת א עקרונות השיטה ביסוד השיטה המוצעת הונחו העקרונות הבאים: בללי זיהוי מדוייק של החולה בבל השלבים של הטיפול בו. ריכוז המידע על החולה והגשתו לרופא בצורה קריאה ומסודרת בכל מקום שידרש (מרפאה, ביתיחולים). - שמירת המידע לשם איחזור וביצוע מחקרים. 1 2) בית החולים בנוסף לטיפול הסטנדרטי בחולה בכל המערך, קיימים בבית החולים נושאים נוספים: - שילוב משרד הקבלה/שחרור במערכת המידע. - מעקב אחר הזמנות לבדיקה וביצוען בזמן סביר. - הפצה סלקטיבית של מידע הנאגר לגבי חולים. ..... מוקדי הפעילות במערכת מוקדי הפעילות במערכת יצויידו במסופים לצורך הזנת נתונים אל המחשב המרכזל: - מרפאות (לפי רשימה...) - משרדי קבלה ושחרור של בת" החולים (לפי רשימה ...) - מחלקות בתייחולים (לפי רשימה ...) - מעבדות (לפי רשימה...) התהליך במוקדי הפעילות השונים : 1) משרד קבלה בבית חולים בהתקבל חולה למשרד הקבלה יירשמו פרטיו האישיים ע"י פקיד הקבלה. על גבי מסך, יוודאו שלמות הפרטים, ותודפסנה מדבקות עם פרטי החולה בכמות מספקת כדי להצמיד לטפסים השונים.יש לצרף דף עם מדבקות לתיק החולה לצורך הצמדה לדגמי הבדיקות בעת האשפוז. דווח על שחרור חולה יעשה גם כן באמצעות המסוף במשרד הקבלה. 199 200 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע 2) מחלקה בבית חולים האחות במחלקה תכין את טפסי הבדיקות השונות במתכונת הנהוגה כיום, באשר במקום לרשום את שם החולה ומספרו, היא תצמיד לטופס אחת המדבקות המוכנות מראש, הרופא יקח את דגם הבדיקה, ועל המבחנה תודבק .מדבקה נוספת מתיק החולה. הדגמים עם טפסי הזמנת הבדיקה יועברו למעבדה. 65 מעבדה במעבדה לתקבלו טפסים משני מקורות: ממחלקות בית החולים - דגמים עם טפסים ומדבקות. ממוסדות חוץ - דגמים עם טפסים בלבד. לגבי הדגמים המגיעים מהמחלקות ושהם רוב החומר, תבצע . .6 התיאור של השיטה צריך להיות תמציתי ולא לחזור על דברים שנאמרו ואשר אינם מוטיפים להבנת הפתרון והמערכת המוצעים. יש לנסות את כל מוקדי הפעללות, תחומ? אחריות ותפקידים. 0-22 דרישות ציוד ותוכנה הפתרון שנבחר בו הוא מערכת עיבוד בתקשורת. המחשב המרכזי ישרת את בתי החולים, המרפאות ומוסדות אחרים ברחבי הארץ. להלן סיכום דרישות כלליות של ציוד ותוכנח. א דרישות הציוד המחשב המרכזי במערכת צריך לאפשר שליטה על רשת עיבוד מבו- זרת עם יכולת חיבור התקשורת המקומית והמרוחקת. המחשב צריך לספק זמן תגובה סביר כאשר המסופים פועלים בקצב תנועות לפי תקופות העבודה הרגילה ותקופות העומס (ראה טבלה מצורפת לדרישות זמן התגובה הרצוי כפונקציה של מספר התנועות). המחשב צריך לאפשר הגדלת הקיבולת במסופים, בקבצים ובעומס התנועה. המחשב צריך לאפשר חיבור מיכשור רפואי באופן ישיר או באמצעות יחידת בקרה. החברה לשרותי רפואה אירוע בתיעוד 201 - המערכת הינה קריטית וחיא צריכה להיות בעלת אמינות גבוהה וזמן תיקון קצר. יש לקבוע את יחידותהגיבוי ההכרחיות לאבטחת פעילות רצופה. לאחר הפסקה צריכה להיות התאוששות מהירח. - המסופים שישרתו את המשתמשים המרוחקים צריכים להיות פשוטים להפעלה, עם אפשרות גיבוי או החלפה של יחידות ע"י אדם לא מקצועי. ב. דרישות התוכנה - התוכנה צריכה להיות בעלת פונקציות לניהול מאגרי נתונים ותק- שורת ושליטה על בטיחות וסודיות. רצוי שתהיינה פונקציות לפיתוח יישומים המשולבים בתוכנה הבסיר- סית לניהול מאגרי הנתונים והתקשורת. התוכנה צריכה לכלול פונקציות לביצוע גיבוי מהיר בעת תקלה והתאוששות כאשר המערכת חוזרת לפעילות תקינה. - התכנות יעשה בשפת תכנות עילית במהלך העבודה בתקשורת יבוצעו עיבודים באצווה. הדרישות הכלליות מהציוד והתוכנה במערכת צריכים להלות מלווים בנתונים, כמו למשל: - קיבולת הקבצים וגידול צפול, מספר כניסות למחשב, ?חידות בקרה ומסופים. עומס תנועות בממוצע ובשעות או תקופות ש?א, זמן תגובה דרוש בממוצע וזמן התגובה המותר בעת שלא, זמן מקסימלי להתאוששות, ועוד. עמדת מפעיל מערכת התקשורת [ס] מחשב מסו מרכזי ₪ וסוומצה [] מטוף מדפסת יחידת בקרה לתקשורת יח' בקרה יח' בקרה יחי בקרה למסופים למסופים למסופים בית-חולִים ‏ * .2 בית-חולים צ מרפאות ‏ 4 ,8 .א 8 מצגים 4 מצגים ו מצג 3 מדפסות 2 מדפסות ו מדפסת את חאור הפריסה הפחית של מערך התקשורת צריך ללוות ברשימה מפורטת של המחלקות, הציוד שיותקן בהן וקוי חיבור הציוד אל יחידות הבקרה ואל המחשב המרכזי. 0-22 תרשים מערך התקשורת 22 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע הרופא המטפל קת | | | בקשת בו זוה" דוגמא של אחד התהליכים במערכת המתוכננת. יש לפרט את התהד ליכים שמשלבים פעולת אדם ומכונה | א | או מגעים עם פונקצלות אחרות. / משרד קבלה בדיקת המסמכים פרטים אישיים כרטיס מודיעין כרטיס קבלה כרטיס חולה דרישת טופס הפנייה (אם לא התקכל)| / כ קבלה רגילה טופס * ומסמכים מהרופא המטפלל והמרפאה חולי-יום טופס מהרופא המטפל וגליון טיפוליס |24 החברה לשרותי רפואה אירוע בתיעוד תהליבי עבודה - קבלת חולה בבית-חולים 233 208 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע 5 מהלכים קליטה ועדכון של קובץ מבוטחים איסוף רשומות ביח' קלט/פלט מיון לעידכון לפל: 1. זיהו? 2. קוד אירוע מיון ועריכת דוח שגויים כל מהלך במחשב יוצג בנפרד ו?ציג את הפעולות העלקריות, הקבצים המשתתפים, הקלטים והפלטים הע?קרלים. החברה לשרותי רפואה אירוע בתיעוד 6 קבצים במערכת א. תאור כללי מבוטחים. תמצית נתונים למבוטח. מכיל נתונים אישיים|קובץ זה הינו " אישיים, נתונים קריטיים (סוג דם למשל) |בסיס נתונים ונתונים על אישפוז. מרכזי מפתח המיון: מספר זהות, ניתן לקשור יחד בני משפחה אחת. ריכוז נתונים על בתי החולים. נתונים אלו כוללים מרחב ואזור סמכות, מספר מחלקות וקיבולת אפשרית במספר מיטות, מספר רופאיט בתקן ובמצבה, כפיפות בעת חרום, ועוד. מפתח המיון: מרחב, מספר בית-החולים. בתי חולים רופאים מידע על כל הרופאים, כולל פרטים אישיים, מספר רשיון, סוג התמחות, מקום עבודה וכפיפות בעת חרום. המפתח: מספר הרופא. רשימת הקבצים תלווה בתאור מפורט של רשומות הקובץ. ב. | הערכת קלבולת הקבצים - מס' ו מבוטחים מס' מבוטח בסיס | בסיס נתונים ‏ מס' רופא בסיס נתונים רופאים הזמנת אישפוז מס' מבוטח מלאי תרופות מס' קטלוגי בסיס נתונים מס' מבוטת סרט תנועה/מבוטחים 2,000 תנועה/תרופות מס' קטלוגי | 200,000 סרט קובץ מעבדה הערכת הקלבולת ואורכי הרשומות דרושלם לחלשובים של שיטות עיבוד, של זמני עיבוד ושל נפח אמצע? אחסון. 205 בין הסגמנטים השונים. השונות המרכיבות אותו. בדוגמא מוצג בסיס נתונים ולכן ניתן גם הקשר כל אחד מהקבצים אשר במערכת הממוכנת יוצג בנפרד עם פרוט הרשומות הערה: יש להוסיף סימון המיקום רטומה לוגית - מבכה כללי פעילות. הרשומה | סגמנט 3 היחסי של השדה ברשומה. סגמנט 8 חאריך קוד 1 שחוור ר | פגמנט 0,0 .1 קוד שחרוו מפ' רופא קוד מופאה - פרוט מבנה קובץ מבוטחים 206 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע החברה לשרותי רפואה אירוע בתיעוד 207 7 י**וחות המחשב ותפוצה א. ריכוז מס' נפתח הדות שם הדות סדר מלוך הדפסת תפוצה מבוטחים מבוטחים מרפאות, מבוטח| רבעישנתי | 2,000,000| מרכז מרפאות.... עדכון/מבוטחים| מרפאות, מבוטח| דו"שבועל מרכז, מרפאות... קבלה בבית" ‏ | בית חולים, חולים ..... מחלקה,מבוטח יומן בדיקות מעבדה .... ממצאי מחלות | מחלה,בית-חולים שבועי מדבקות סטטיסטיקה ב. | תאור סכימתי של מבנה דוחות דוח 20: קבלה בבית חולים בית החולים : .. 0 = נכון ליום: 4 מחלקה: . מס' מבוטח שם מס' ת.ז. פרטים כלליים 208 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע דוח 32: תוצאות בדילקות מצטברות לתיק החולה בלתהחלם ו בכךך ל 2 ללקל 55 ו שם מעבדה 7 מספר אשפוז ...4 שם החנלה 5 מ הייו לי וה סוג בדיקה |שם בדיקה | יחידות |תאריך תאריך | תאריך תאריך |תאריך תוצאה| תוצאה | תוצאה |תוצאה |תוצאה החברה לשרותי רפואה אירוע בתיעוד 209 8 שפסי קלט ופלט א טופס צלום רנטגן החברה לשרותי רפואה טופס צילום רנטגן מס' 1234 ל 277 מח' מזמינה .. שם משפחה .טיוו סוג צילום וי שםפרט יר 0 שם האב .. פרטי צילום טכניים (למילוי ע"י הטכנאי) מספר צילומים סוג סרט כמות סרטים שעת כניסה שעתיציאה מס, חדר שם הטכנאי מימצא רנטגני (למילוי ע"ייהרופא) שם הרופא שם המזכירה טופס זה אפשר למלא בשללמות ביד או, במקרה של תכנון בלצוע הצילום, לקבל אותו כתדפיס מהמחשב או ממדפסת המסוף כאשר רק פרטלי הזהו? מודפסים מראש. פרט? המימצא ?מולאו בכל מקרה לאחר הצללום. 20 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע 9 רידוגמאות מסכים תהליך קבלת חולה למחלקה קבלה שם משפחה שם פרטל .... מספר ת.ז 0/7 שדה שגו? - הקש מחדש כאשר הפלט מתקבל במצגים, יש לתת תאור מפורט, עד כמה שניתן ודרוש של תצוגת המסך ושל הנתונים שיש להקיש. לשם תכנות, נדרש גם תאור מיקום הנתונים על המסך. טפחות" בנל בשכ תאות לישראל בע" 4 תתק[ת |תפא]ת פאארכת 41 שלב בלצוע השיטה החדשה - פעילויות %> ע ש + צ + צ > > % + להלן הפעילויות העיקריות המתבצעות בעת יישום השיטה: הזמנת הציוד. תכנון והכנת חדר המחשב וחדרי העזר. הדרכה למנהלי לחידות, תוכניתנים, מפעילי המסופים וכו'. הגדרה מפורטת של מרכיבי התוכנה והכנת תיקי תוכניות. תכנות המעברים השונים. הקמה וניסוי של מערך המסופים. השלמת תוכניות, ניסוי המערכת. הכנת נוהלי הפעלה, בחן ומבדק פנימי. התקנת הציוד. שילוב המערכת בארגון לתקופת הרצה. תפעול שוטף תוך בקרה. זוה? דוגמא לפרוט הפעילויות של שלבי הביצוע של השלטה החדשה. הפעילויות מתבססות על התכנון המפורט ועל לוח הזמנים הנדרש והאפ- שרי להקמת המערכת. כל שלב ופעילות צריכים להיות מפורטים כד? שניתן ?היה להפכם לתוכנית עבודה ומשימות לעובדים. יש ללוות את התאור הזה בתרשים גנט או תרשים רשת כדי לפרט את לוח הזמנים והתלות של הפעילויות השונות. 2 תיאור של הפעללויות בתהליך ההקמה א הזמנת הציוד - בשלב זה תבוצע הזמנת הציוד ע"י חתימת חוזה עם הספק ויתקבל מועד מתוכנן לאספקתו. תכנון והכנת אולם המחשב - פעילות זו תבוצע בסיוע צמוד של מהנדס ההתקנות של הספק לפי המפרטים שימסור. הדרכה לדרגים השונים - פעילות זו תתבצע באופן שוטף החל מהזמנת הציוד ועד לפעולתה התקינה של המערכת. ההדרכה תנתן בחלקה הגדול במרכז ההדרכה של ספק הציוד וחלקה במחלקת ההדרכה של החברה עצמו בהתאם לנושא. דוגמאות לנושאי ההדרכה; - | מנהלים בכירים - מבוא כללי למחשב, מבוא לתקשורת, סמינרים בנושאי רפואה, מערכות אינפורמציה. - מנהלי יחידות - מבוא כללי למחשב, מבוא לתקשורת, מערכות אינפורמציה. 22 יסטודות בניתוח ותכנון מערכות מידע - תוכניתנים - שפות תכנות, ארגון קבצים, מערך תקשורת, מיערכות אינפורמציה. - מפעילים - עקרונות ההפעלה, תרגול מעשי במחשב. מלבד קורסים אלו תנתן הדרכה ספציפית למנהלי המרפאות, מנהלי מחלי קות, אחיות, טכנאי מעבדה ואנשי מינהל, בשיטת ימי עיון מרוכזים שבהם תוצג השיטה החדשה. יודגשו יתרונותיה לממלאי התפקידים השו" נים, ולופקו לקחים מהשגותיהם. פעילות זו תשולב גם בסיורים במתקנים שונים להתרשמות כללית ממהלך עבודה בסיוע מחשב. הגדרה מפורטת של מרכיבי התוכנה והכנת תלקי תכנות פעילות זו מהווה את שלב ניתוח המערכת ותכנון מפורט של היישומים חלק גדול מפעילות זו כבר נעשה תוך כדי הכנת הניתוח. יחיה צורך ל- השלים את התכנון ולהכין דוקומנטציה מפורטת למהלכי התכנות. הקמה וניסוי של מערך המסופים (סימולציה או ניסוי מעשי) פעילות זו כרוכה בניסוי של פעולת המסופים באפליקציה הנדונה. כאן תיושם תוכנית התקשורת, ויבדקו האספקטים המעשיים של פעילות המסופים - זמן תגובה, ארגון הקבצים לגישה אקראלת, התאמת הטפסים וכיו"ב. הכנת נוהלי הפעלה, בחן ומבדק פנימי פעילות זו חייבת לתאר ע"י דוקומנטציה מפורטת את הנוהלים השונים לגבי הפעלת המערכת, סידורי בטחון, ניתוב החומר, תחומי אחריות, נוחלי טיפול בחריגים וכו". החברה לשרותי רפואה אירוע בתיעוד 213 43 לוח פעללולות ליישום המערכת חדשים: 1 2 3 4 5-- א. הזמנת ציוד + ב תכנון והכנת חדר המחשב , ג. = הדרכה לבעלי תפקידים יוו ה ד. | הגדרת תוכנה והכנת תיקים שש ה. | תכנות המערכים בעדיפות א' ו. | הקמה וניסוי מערך המסופים ב ז | השלמת תוכניות, שילוב וניסוי 777-134 ח. הכנת נוהלי הפעלה = ט. התקנת המחשב ו י. | שילוב המערכות בארגון ה יא. | תפעול שוטף תוך בקרה הי הומן מוצג בשבועות ונטגן | ) שהיתת-מערכותת, מבועחים ) המשתלנות בתהליך אחד. הכנת מקום וקוו* פגים הדרכת עובדים. דרישות (2 ) צוות הקמה (9) החחלה שלב ההסבה מורכב ממספר רב של פעללויות. לתכנון ביצוע הפעללויות האלה אפשר להשתמש באחד מכלי התכנון המקובלים - בתרשים הרשת. בשיטה זו גיתן לתאר פעילולות אחרות בתהליך פיתוח המערכת כמו התקנת מסופים בבתי החולים, הדרכת המשתמשים, פיתוח מערכל תוכנה ועוד. הקו המודגש הוא הנתיב הקריטל- 4 תכנון הסבה - מכוני רנטגן 23 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע נלפ5פ חים א תקנים לשראלליים לעלבוד נתונים אוטומטי ב. | מילון אנגלי-עברי למונחים בניתוח ותכנון מערכות ג. | ביבליוגרפיה > תק[יס '6ר6!יים [ה'ה31 [תו[ים 6!6וא6י מכון התקנים הישראלי שוקד על הפעלת ועדות תקינה לשם הכנת תקנים בנושאים השונים שבתחום ענ"א, ביניהם הגדרות מונחים, תיעוד, טפסים, קלט ופלט ועוד. תקנים אחדים פורסמו ואחרים עומדים לפני גמר ופרסום. ועדות התקינה נעזרות בעבודתן גם בתקנים אשר פורסמו על ידי ארגון התקנים הבינלאומי. (50!) 1 תקנים שפורסמו א. | סמלים לתרשימי זרימה (ת'"י" 951) ב טפסים רציפים להדפסה מהירה במחשבים (ת"י 847) ג. | קידוד בן 7 סיביות של מערכת תווים להעברת מידע במערכות = לעיבוד נתונים (ת"י 960). ד. | תיכון טפסים: טפסים למילוי ביד (ת"י 1015). ה. קידוד בן 8 סיביות של מערכת תווים להעברת מידע במערכות לעיבוד נתונים (ת"י 1086). ו | מערך מיקלדות של ציוד היקפי של מחשבים אלקטרוניים לשימוש דוזלשוני המבוסס על קידוד בן 8 סיביות (ת''י 1087). ז. = ייצוג מערכת תווים המקודדת בקוד בן 8 סיביות על כרטיס מנוקב בן 12 שורות (ת''י 1088). ח. ‏ ייצוג מערכת תווים המקודדת בקוד בן 7 סיביות על כרטיס מנוקב בן 12 שורות (ת"י 1089). ט. | הגדרת מונחים: מונחים בסיסיים (ת''י 1080/1). יל | יחידות נתונים במרשם של קבצי אוכלוסין: 5 מען (ת"י 971/1) * תאריך (ת"י 971/2) 5 פרטי זיהוי (ת"י 971/5) . נתונים אישיים (ת"י 971/4). 27 2|8 2 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע תקנים בשלבי הכנה א. הגדרת מונחים 1 הגדרות מונחים: ייצוג נתונים. 2) הגדרות מונחים: אריתמטיק ה-לוגיקה. 3 הגדרות מונחים: אירגון נתונים. 6 הגדרות מונחים: ציוד. 5) הגדרות מונחים: הכנת נתונים, תיעוד 1 תיעוד לניתוח ותכנון מערכות ממוחשבות. 2 תיעוד לתכנות מערכות ממוחשבות. תיעוד להפעלת מערכות ממוחשבות. 6 מדריך למשתמש. עזרי תכנון 1 | סמלים לתרשימי זרימה - כללי חיבור. 2) טבלאות אמת והחלטח. קלט ופלט 1 איכות קלט ופלט. 2) איפיון מועדי קלט פלט. טפסים 1 צבע נייר עובי נייר, שיטות כריכה ותגמור של טפסים. 2) מיקום כתיבת המען בנייר ובטפסים. 5 עיבוד מידע טפסים. 6 טפסים למילוי במכונת כתיבה. 5) טפסים דו-לשוניים. בטיחות מתקנים ונתונים 1 הבטחת נתונים. 2) הבטחה פיזית של יחידות מחשב. תצוגות תוים 6 מערכת תווים מקודדת בת 8 סיביות 2) הצגה גרפית של תווי בקרה על בסיס 7 סיביות נייר והדפסה 1 נייר הנועד לשימוש בזיהוי אופטי של סיביות 2 שפסים רציפים של נייר לשמוש אופטי הנחיות הדפסה לזיהוי אופטי של סיביות. קודים 1 קודים להצגת מטבעות 2) קודים להצגת שמות ארצות אמצעי אחסנה 1 סרטים מגנטיים למחשבים. כ. אי!!ן א[גָ]'-אָבָרִי 'או[חיס הניתומ ותכוון אצרכות במילון המונחים הקצר המצורף השתדלנו להגיש לקורא את המונחים העיקריים שהוא נזקק להם בניתוח ותכנון מערכות. הקבלת המונחים באנגלית ובעברית תסייע לקורא בעיון בספרות העזר העניפה שרובה נכתב אנגלית. המילון מבוסס על מילון המונחים של איל"א ועל התקנים של הגדרות - המונחים אשר נמצאים בהכנה. במקרים אחדים ניתן תרגום והסבר לפי ההקשר בספר זה. מען (כתובת נתונים באחסנת תקליט, תקליטון) ענ"א (עיבוד נתונים אוטומטל) אלגורלתם הקצאה אלפביתי (אותיות וסלמנלם) ניתוח (של מערכת) לישום (אפליקציה) זמינות גלבול עיבוד באצווה סלבית תו רוות טופס ריק גוש נתונים (ברישום מגנטל) תרשלם מלבנל מלמטה למעלה (שיטת תכנון) . בית (תו המלוצג ע"? 8 סלביות) 29 5 נא ספה (6א28008551 גא א א 6 5 אל צ 1 0 6 | ד ונ אאא [סת אאא ו אס 1068 פנ- 300 מדצפ 220 נייר העתקה תו מערכת תוים (תוים האפשרלים במכונה) בילקורת סלפרת ביקורת מיבדק (בנקודת זמן או אלרוע) תכנון קודלם תקשורת תואם מהדלר מחשב מחבר הסבה לע''מ (לחידת עלבוד מרכזית של המחשב) נתלב קרלטל נתונלם בסלס נתונלם אילסוף נתונלם תקשורת נתונלם המרת נתונים מיללון נתונלם עלבוד נתונלם טבלת החלטה תיכון (תכנון) אחסון בגלשה לשירה כונן דלסקה (תקללט מגנטל) מצג (מסוף עם מסך הקרנה) תיעוד יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע הפקת א680 1 7 ד ו 7 08 צאזסתק 056% א8510ת 6025 אסא 5 60 6 שו יף) 010 עדא 0) 0720 (17אע 6א6551סהע2 0 ו 5 מדאם א הדא א16110אט 60 הדא א510 םא 00 דאס ץצ 10 הדא 6 הד א61510 א10סמת 8 00255 ד0תהזס מוזתת א5זע צזאט 15 א נספהים ענ"א (עלבוד נתונים אלקטרונל) טעות (סטלה מן הנכון) קוד ביקורת ליקוט עובדות גורם שגלאה, טעות חקר ללשילמות שדה קובץ ארגון קבצלם -‏ ... לשלר/אקראל - | ...סידרתל תרשלם זרימה סמל לתרשלם זרלמה תסדיר תכנון טפסלם קובץ דורות הדפס (דף הנללר המודפס) חומרה (צלוד המחשב) סלכום שווא קוד היררכל הלפו (תרשלם הלררכ? עם תרשלם קלט-ע?בוד-פלט) . הלררכל קובץ הלסטורל 22[ 6 ) ספת (0א002551ק גדא את 6א1א6ה הסתתם 6 אע דסגת 0 ות צפטד5 צ5181017מת פתמזת מעזת 020 מתזת . . . א0פא218007/4 | - - - 1 אסע ג סע תס אס אתסע 8 א10 1 מא ץק ספתגאת תתה זופתות ד זופת הת תפז 5 010 1ה) סקזת (01ת00855-007אק- דטקא1 צוסת הזת 8 1510100 222 קלט/ פלט מדרילך (אלנדקס) מלדע מערכת מלדע שאילתא עיבוד נתונלם משולב מערכת משולבת ראלון קע"פ (קלט-עלבוד-פלט. שיטת תכנון) פריט עבודה (המוזנת למחשב) מפתח/מקש במלקלדת שדה מפתח (ברשומה) תולת (של קובץ) עט אור לוגל לולאה מערכת מלדע נלהולל יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע שטפדטס/דטקא1 - 1/0 אמפאך אתא אצ א10דהאתסעאך צתזטסא 6 גדא פד תסמדאז אםך5צ5 פפדהתסמזאך אמםזטתפזאז (0קד00- 00855אק- דטקא1) 0קך אפדך 208 צמא פזפזץ צתא ו אפץ 1037 16 10 אסזי תא זאמאתסהאגא) 5זא (איד5 5 מדריך ,1טאן קובץ אב מזזע תפדפאון מטרלצה אזתד הודעה (בתקשורת) ו טעות, שגיאה (בלד? אדם) זו מודם (מתקן להעברת נתונים בין ציוד אפסו מחשב ומסופלם אל קוי הטלפון) נספחים רשת מספרל תצפית פרוד (צלוד שפועל מופרד מהמחשב) קשור (ציוד שפועל קשור למחשב) 23 אפסאדטא 6 א סז פאז- מאזע- אס או"ש (ארגון ושלטות) (1055טא 8 א124110א004) .א.0 מערכת הפעלה חקר ביצועלם תרשלם אירגונל פלט מצד (פרמטר) בילצוע ציוד הלקפל פרטלות נוהל מעבד (*ע''מ) תוכנית תוכנלתן תכנות שאלון זמן אמלתל רשומה התאוששות אמילנות עיבוד מרחוק דצ 6אזדתמקס 11085 תמקס א10 02 צטק טס תתדת וק מסא/אתסתתמק זאמוק001 התמחקדתמק צ6השדתק מק (020) 20088508 סק תק 06 ב מאזד שמת תת ית צדךז זפ זט 6 ת דאס 228 ארגון מחדש (של קובץ) זמן תגובה הזנת עבודות מרחוק שיגרה מהלך (בלצוע עבודה במחשב) דג למה בטלחות/בטחון קוד סודר גישה סלדרתית סימולציה, הדמלה תוכנה חבילת תוכנה מלון, למללן תקן מצע אלחסון החלטה מובנית סכום ביקורת סילכום מערכת פיתוח מערכת טבלה עיבוד רחק (בתקשורת) מסוף תוכנית בדי?קה שתוף זמנלם מלמעלה למטה (שיטת תכנון) קובץ תנועות תפוקה "קט בינב 4% יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע את מאזד מפאסקפסת (צדאם 208 םדסאסת) פנת פאזדטסת אטת 6 צ 0 8 מא 500 5 .5 א 0 םת 0 פתהפא ד אוזס א 51005 615108 פמתטד0טד5 אטפ 8 א א ךפצס דאמקס :מק אפד5+צ5 מזפך 6 ד [אזאתפך 0% דמ סאזתתם מאדך אאסכ- פס 1 5א540110אתד טאוד , דטקהסטסתחד נספחים 225 לחלדה דזאט החלטה בלתל מובנלת א01510ת סמפתטיסטתדפאט משתמש, צרכן הסט תוכנית שרות אותססתץ עד זט ביקורת תוקף (ביקורת לוגלת של הקלט) צידדסד,זהש לאמת צתזתטץ מ?ללה פתסא ביקורת אלזון לאפס 8 2280 4 בִיכזִיוְגָרְכִיתּ הרשימה הביבליוגרפית כוללת מגוון של ספרות כללית בנושאים שנדונו בספר זֶה. בנוסף לכך קיימת ספרות רבה בתחומים שונים המתפרסמת על ידי יצרני המחשבים. חלקה - ספרות המציגה שיטות עבודה כלליות המומלצות על ידי היצרן, וחלקה - הצגת תוכנה ספציפית. המשתמש המעונין יוכל לבחור את החומר המתאים ביותר לצרכיו מתוך המבחר האפשרי: - | תאור מערכות יישומים בנושאים שונים ותאור הפתרון במיחשוב. - | תאור מערכות ציוד. - תיאור תוכנת מערכות (מערכות הפעלה, מערכות הפעלה לתקשורת, מערכות תוכנה למאגרי נתונים ועוד). - | תיאור תוכנת יישומים (פתרון רשתות דִ58ק , פתרון טבלאות החלטה). - | תיאור שיטות ניתוח ותכנון ( ₪170 , דפ! ועוד). מערכות מידע ניהולי 1 הדס, מלכאל מערכות מידע. המכון לפריון העבודה והייצור, 1975. 2 מתיוס, דון מערכות מידע ניהולי. סדן והמכון לפריון העבודה והייצור, 1973. 3 גוימן זאב, בורוביץ ישראל מחשבים ומערכות מידע, גומא, 1976. גאח ,וא דאטואט ו .4 .8, ,]1106-131ה6ז] .5+6075י5 ה110וז0+ח] +ה6וח6קההגוא אחסן,הסאעם .5 361106 חב 60 7 :550615 הסו)גוחזס+ה! סאסאצג א ,אאאם 601 .6 3 ,2107605005 1ח6וח6ק בחהו) | :5!וא נספחים א0 0 ,פוצהפ .4 ,ו1]- או3ז16)5) ,556705/ו5 הסוזבוחזס+ה] +ה6ות6פבחבו/ וס | , מ דא = .55565 ה0וזג1חז0+ח] 1ה38606ה3]) 60+ח6זכ)-+ח6רח 86 גחבו 6160-7131, 2. 05 ,צן ₪1 א 0, חג!!וא10) .556015 ה0וזגוחזס+ח1 +06 הג 1671260 טק 0) דא , א6וסאטא 5,|-06 6 .השק גה 12 הז סו וסן 5וח5/5%6 הסו6גוזס+חו 5 , םסאואץ חואח] .4701ח0) קַהוההג]? +ה6וה6פבהגו) ז0+ 57556005 תסווגתזס)חן 10. .1 א ואד .6 ,ץ01) .5500005 [0070) 6חג הסווגוהזס+ה] 1ה6הה6קגה גוא ניתוח ותכנון מערכות 1 | מצפי, סמי, עריכה: עמיהוד, יצחק הקלט למחשב. הוד-עמי, 1978. 2. עמיהוד, יצחק המחשב האלקטרוני ועיבוד הנתונים, הוד-עמי, 1975 (מחודש). )-|- 3 227 10. 11. 12. הנחיות לנוהלי מבדק וביקורת במערכות מידע ממוכנות. המועצה העליונה להכוונת ענ''א להליכי מינהל. ירושלים, 1975. אאוסן-.א50ו85 .1 .055ז/] ץ67511ע1ח() ח6ככ0) 05ח5/5%6 4. יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע א 51 נחג. 1 ,הד 6 ,7655 0201610 .22565 200 5ו3!/5ח// ,16165וז/ ,5/5005 55סחופט 2 ,65ת5ו!טט? שוסב] 6 זסקזגון (.ס5) ושוא ,000658 .4 ,1005חח66 7 5155ץ|4ח// 05ח5516 (.סם) כ.1אאספ פ5דאשצ, א גוא 5 ומואהפ 0 ,אחוח5ו]סט]- ה3וח+1] .5ו5ץ]3ח// 05ח57516 חו קהוחובז ד 3516 (.סם).= .= , צחשואם 9 .חוטקח6? .אַחואחוח ד 5וח516ץ5 66 וס ,6או ]חם/שת 5 ,זוז .515 עְ1הת4/ 556705 זסזט קוח 00 ח! 86701505 סח וס , או.1051 4 ,5/5605 ז6)טקוח 0כ) 01 קַחו561601 300 ח8ו265 , 5ו5!גח/ 6וא ,שו אא 7 ,1.6100 ..קַחואחוה ד 05ח5506 6 ,םם ו ץ6ו1/ . 5 זסעו6ו3ז-] 515ץ|גח/ 05ח5+6ץ5 צאאפו ,10645 .5ח6ל5/5 הס!31 ה זס1ח] +0 הסוזב+ח6ה6|קוה] 6ח2 חקו05כ , 55/ְבחג/ 6חד 6 ,111 ובסו 5[ ,אוד וא 2 ,1ג106-71ה6ז? . תסו55!רח5חגז ד +23 זס1 55 עְ1גח4/ 5516005 סטג 6 ,אג !אא 3 ,תוצוזן ,3!585ח// 05ח5546 5. 10. 11. 12. 13. 14. 15. גבספחים 229 אחסן ,4065 .16 9 ,- .סט חבה!!ו1א16) ,515ץ1הח/ 575015 ח! 5100165 02356 צ6 ,551 .17 5 265 חב 5155ץ1הּחג/ 5510005 655חזפטם סאסואצג ₪ ,סואמ .18 6 ,5 .חקו209] 6חג 515ץ[בח/ 05ח516ץ5 16661146 תיעוד מערכות )-(‏ נהלי תיעוד ליחידות.ענ''א במשרדי הממשלה ובמוסדות ציבור המכון לפריון העבודה והייצור ומשרד האוצר אגף התקציבים ירושלים, פברואר 1980. 1 | קורפל, יונתן תיעוד לניתוח ותכנון מערכות ממוחשבות. המכון לפריון העבודה והייצור. ואו ווש, הםקחהה ‏ .2 3, ,106-711 ה6זק . ה3110+ח6והט200 8ח]06655זץ גוג החדוםא ,אספאס! .3 4 ,80086 617066111 .503003705 ח0וז1?ח6והטסס 2, חסבטזסט/ .[הטח3!) ה0וז3)חסוהט6סכ .[ ,אצטס אאצ ‏ .4 תרשימי זרימה 31 עמיהוד, יצחק תכנון ותכנות יישומי מחשבים. הוד-עמי, 1975. או וצח א, וחסם ‏ .2 .1 ,-4580/ 56509708] 5016006 .65שש1חח60 ד 15זגתס עוסו-] 220 יסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע ספא ,אוק 6 .3 .1, ה36ז6ט/ .3115ח6אוסן-] 5 .א אסא 08 ה5זא65 צ45508ד.6.2 .4 -0901] 300 10[65] 107 5וחחוז20| חב 66זך [63ו8ַ1.0 ,5דובּחסאוסו-] 7 .פחסו1 טבלאות החלטה 31 מתיא, פנחס טבלאות אמת והחלטה. המכון לפריון העבודה והייצור, 1975. .0 05 א 5 אג וס א 6 .2 .1970 .730!65 ח601510 אגאחשו , וםואהפ6א ‏ .3 0 ,4:6/ו500 13016 ח0סו5ו66ש וא , סאג והזאסט ‏ .4 4 .550/ 056370₪:] 5016006 .130105 ח601810] ארגון קבצים ונתונים 1 | אריאל, צבי ארגון קבצים: מערכות 370. י.ב.מ., 1972. אא גוא א0ס5.ום .2 5 .550// 0563708:] 5016066 .05זט061ז51 גוג .דג ,2|5דא5 .3 5 ,7055 4030160010/ .701100 6 60 ד .500610705 הזג ) נספהים ו23 תרשימי רשת 1 | אדיבי ר', משולם ג' ראשי פרקים לשיטת המרכז הישראלי לניהול, 1969. .1 גוא0וווש ,ס.א פוא8וה6א₪א .2 7 ,ץ6!/ .5506005 1חסרח6קַבחג!) 83560 אזסעוז6אז .א צם5אפדזאם .3 .חג]!ו136/ .קַחו[600ח56 חב קַהוהח3! זס+ 5ו5ץ[בחג/ אזס 6 .6.8 5קן. ווח ,.2.2 הפססוא ‏ .4 .4 ,016החו6 . ך.₪.5.? 0חג .0.7.1 הזו +הסוח6פַבתג|) 666[סזק .א.= צצם.ן,.ם.[ דפם ‏ .5 9 ,1166-71ח6ז .1 6/ 57 0+ 650106 +ח6וח6קבהגוא א בטיחות צאחהה,אהא2זהא .1 .3 567165 5016006 ז6+טקו00 .56007117 2343 זספטוקות 60 .[,אוזאאוא .2 -166ה76 .5556085 זס) טק 0 ה[ עסגצוז? הג זט סג , 5601 .73 ,]וגו 1]אא|ם,.ם ה5א ]א .3 חס 0 .5070010165 ה0060010 הג 5606 זס טק 60 7 .סח] ,5055 , ה50הוח6)טו1 6 א0ס5א הס[ ,6 אפ א 00 .5 65פומפ.וססש .4 .3 ,חג!]ן161) .קַה27060551 +23 זס 05זג0ח513 5600711 4 .6001) ?5600717 זספטקו 0 זס) אסא 6זסחצ .5 - | האםניתוח מערכות הינו אומנות או מדע ל - האם יש לסמוך רק על "הברקה" אישית או לשלבה בתהליכים ונוחלי עבודה מוגדרים, ברי שליטה ובקרה? - | מהם השיקולים בתכנון מרכיבי מערכת ? לסודות בניתוח ותכנון מערכות מידע מציג בפני הקורא והלומד תמונה שלימה של תהליך ניתוח ותכנון מערכת, ומשלב תיאוריה עם הנחיות עבודה והמלצות לכווני פעולה. הספר ערוך לפי תוכניות הלמודים המומלצות והמופעלות בקורסים נבחרים להכשרת מנתחי מערכות ובקורסים אחרים בהם לומדים את הנושא. הספר למנתח המערכות, למתכנן, למתכנת ולתלמיד. המחברים: יצחק עמלהוד יליד 1937, מסטר (.86)) בהנדסת תעשיה וניהול מטעם הטכניון בחיפה, הינו מנהל הנדסת מערכות ארצי בחברת ל.ב.מ. ישראל; עוסק בתכנון ובפיתוח של יישומי מערכות מחשבים ותוכנה, בהכשרה ובהכוונה מקצועית בתחום ענ"א; מרצה בכיר בקורסים נבחרים במוסדות אוניבר- סיטאיים ובמכון לפריון העבודה והייצור. | מחבר ספרים בעיבוד נתונים. ספרים נוספים בהוצאתנו לונתן קורפל יליד 1946, מ.א. במינהל ציבורי מטעם אוניברסיטת תליאביב, הינו מנהל מחלקת ההדרכה במרכז לענ"א ולמערכות מידע ניהולי במכון לפריון העבודה והייצור; מרצה בכיר בקורסים לניתוח מער- כות בביה"ס הגבוה לטכנולוגיה, במכון לפריון העבודה ובמוסדות אחרים; מרכז ועדות בנושאי תוכניות לימוד, קידום מקצועי בתחום ענ"א ותיעוד. 1 המחשב האלקטרוני ועיבוד הנתונים, מאת י' עמיהוד. תכנון ותכנות ילשומל מחשבלם, מאת ל' עמיהוד. 2 3 הקלט למחשב, מאת ס' מצפל.